Zo organiseer je een foodtruckfestival

Begin met het terrein en de datum, en werk daarna in vaste volgorde naar leveranciers, bezoekers en uitvoering. Een foodtruckfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen trucks reserveren: je moet ook vergunningen, stroom, koeling, afval en routing regelen. Vraag dieetwensen en stroombehoefte vroeg op, zodat je plattegrond niet op het laatste moment hoeft te veranderen. Plan in de laatste week een controle van materialen, boodschappen, koelkasten en de weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en terrein vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
2 personen
3
Foodtrucks benaderen
2 personen
4
Foodtrucks reserveren
2 personen
5
Stroombehoefte opvragen
6
Plattegrond van terrein maken
2 personen
7
Stroompunten indelen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Bezoekersinformatie versturen
2 personen
12
Leveranciersgegevens verzamelen
13
Afvalinzameling regelen
14
Koelvoorziening reserveren
15
Meubilair reserveren
16
Verkeersborden voorbereiden
2 personen
17
Locatiebord ontwerpen
18
Menuborden verzamelen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Briefing voorbereiden
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen controleren
2 personen
24
Boodschappen sorteren
2 personen
25
Koelkasten vullen
2 personen
26
Terrein controleren
2 personen
27
Foodtrucks ontvangen
3 personen
28
Foodtrucks positioneren
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Stroomkabels aansluiten
2 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Afvalbakken plaatsen
2 personen
34
Afvalscheiding markeren
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Handwaspunten plaatsen
2 personen
38
Menuborden plaatsen
2 personen
39
Wegwijzers plaatsen
2 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
42
Vrijwilligers briefen
2 personen

Event

43
Bezoekers ontvangen
3 personen
44
Foodtrucks openen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Dranken serveren
3 personen
47
Hapjes uitgeven
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Koffiepunt bijvullen
50
Tafels schoonhouden
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Sanitaire punten controleren
53
Voorraden controleren
54
Dieetvragen beantwoorden
2 personen
55
Verlichting controleren
56
Foodtrucks sluiting melden
57
Laatste bestelling aankondigen
58
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Foodtrucks laten vertrekken
3 personen
60
Restanten veilig opbergen
2 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Kabels en verlichting verwijderen
3 personen
65
Terrein vegen
3 personen
66
Terrein schoonmaken
3 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Materialen schoonmaken
2 personen
69
Materialen retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 4

Apparatuur

Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 4
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Betaalterminalsaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Bouwlampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare wijnglazenaantal 100
Herbruikbare koffiekopjesaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 200
Herbruikbaar bestekaantal 250

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 24
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Flessenopenersaantal 6
Maatbekersaantal 2
Serveerlepelsaantal 6
Thermoboxenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Handwasdispensersaantal 4
Papierverspreidersaantal 4
Handdoekrollenhoudersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Menubordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Locatiebordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 12
Statafelhoezenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de stroomindeling vast zodra je de foodtrucks hebt gesproken. Vraag per truck het benodigde vermogen en de lengte van kabels op; plaats stroompunten op de plattegrond voordat je tafels en tenten indeelt.
Regel vergunningen en terreinreservering ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Bezoekersinformatie is pas compleet als je ook route, parkeren, openingstijden, dieetopties en eventuele verkeersborden kunt vermelden.
Reserveer koeling niet pas voor de festivaldag. Tel vooraf hoeveel koelkasten en koelboxen nodig zijn, maak een plek voor opslagbakken en vul de koelkasten pas nadat boodschappen en materialen zijn gecontroleerd.
Plan de briefing van vrijwilligers op een vast tijdstip vóór de opening. Spreek minimaal af wie bezoekers ontvangt, wie afvalbakken controleert, wie leveranciers begeleidt en wie het aanspreekpunt is bij stroom- of weersproblemen.
Controleer de weersverwachting en de verlichting uiterlijk de dag ervoor. Partytenten, lichtsnoeren en bouwlampen moeten vóór opening staan; test tegelijk kabelhaspels, stekkerdozen, mobiele telefoons en koeling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een foodtruckfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, terrein, vergunningen en foodtrucks. Plan de bezoekersinformatie en vrijwilligersindeling uiterlijk 2 tot 3 weken voor het festival.
Hoeveel foodtrucks heb je nodig voor een foodtruckfestival?: Dat hangt af van het aantal bezoekers en de menukeuze. Reken als startpunt op ongeveer 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers en controleer daarna of je voldoende variatie hebt voor hoofdgerechten, vegetarische opties, snacks en drankjes.
Wanneer moet je de stroom voor foodtrucks regelen?: Vraag de stroombehoefte direct bij de reservering op en leg de verdeling minimaal 2 tot 4 weken vooraf vast. Controleer op de dag zelf alle kabelhaspels, verlengkabels en stekkerdozen voordat de trucks openen.
Wat moet je de week voor een foodtruckfestival regelen?: Verwerk aanmeldingen en dieetwensen, verstuur bezoekersinformatie, bevestig leveranciers, deel vrijwilligers in en controleer materialen. Doe boodschappen en sorteer ze uiterlijk de dag ervoor, zodat koelkasten tijdig gevuld kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.