Zo organiseer je een foodfestival zonder last-minute gedoe

Begin een foodfestival niet met boodschappen doen, maar met datum, locatie, vergunningen en het aantal bezoekers. Werk daarna het menu uit en leg per gerecht vast wie levert, wat het kost en welke apparatuur nodig is. Verzamel dieetwensen ruim vóór je de inschrijvingen sluit en maak allergeneninformatie zichtbaar op de menukaarten. In de laatste week draait alles om houdbare voorraad, koeling, servies en een duidelijke indeling van tafels, tenten en looproutes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Reserveringen maken
3
Vergunningen controleren
4
Menu samenstellen
2 personen
5
Leveranciers vastleggen
2 personen
6
Budget per gerecht bepalen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Bezoekersinformatie versturen
11
Menukaarten ontwerpen
12
Allergeneninformatie uitwerken
2 personen
13
Inschrijvingen afsluiten
14
Voorraadlijst controleren
2 personen
15
Houdbare boodschappen kopen
2 personen
16
Koeltransport regelen
17
Labels en bewegwijzering maken
2 personen
18
Tafelschikking uitwerken
2 personen
19
Apparatuur testen
2 personen
20
Servies tellen
21
Decoratie voorbereiden
2 personen
22
Voorraad droog opslaan
2 personen
23
Verse boodschappen doen
3 personen
24
Koelproducten controleren
2 personen
25
Groenten wassen
3 personen
26
Groenten snijden
4 personen
27
Sauzen bereiden
3 personen
28
Desserts portioneren
3 personen
29
Marinades maken
2 personen
30
Allergenen apart verpakken
2 personen
31
Koelboxen vullen
2 personen
32
Locatie schoonmaken
3 personen
33
Tenten opzetten
4 personen
34
Tafels opstellen
4 personen
35
Stoelen plaatsen
3 personen
36
Kookstations inrichten
4 personen
37
Koelingen vullen
3 personen
38
Servies klaarzetten
3 personen
39
Buffetten opbouwen
4 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Koffiepunt inrichten
2 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Decoratie ophangen
3 personen
44
Menukaarten plaatsen
2 personen
45
Gerechten afmaken
6 personen
46
Temperaturen controleren
2 personen
47
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

48
Bezoekers ontvangen
3 personen
49
Gerechten serveren
8 personen
50
Kookstations bemannen
8 personen
51
Dranken uitgeven
3 personen
52
Koffie en thee schenken
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffetten aanvullen
4 personen
55
Tafels afruimen
3 personen
56
Afval scheiden
2 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Kookoppervlakken reinigen
2 personen
59
Allergenenlabels controleren
60
Laatste bestelling opnemen
2 personen
61
Laatste dranken serveren
2 personen
62
Eindafrekening controleren
2 personen

Nazorg

63
Eten veilig koelen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Apparatuur uitschakelen
3 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Afval afvoeren
3 personen
68
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
69
Voorraad sorteren
2 personen
70
Overgebleven eten verdelen
2 personen
71
Materialen drogen en opbergen
3 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 6
Tafelkleedensetsaantal 12
Afzetpalenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 220
Dessertbordjesaantal 180
Besteksetsaantal 220
Drinkglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100

Keuken

Koks messenaantal 8
Snijplankenaantal 12
Mengkommenaantal 12
Kookpannenaantal 8
Koekenpannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 18
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Vergietenaantal 6
Bakplatenaantal 8
Aluminium schalenaantal 30
Vershoudbakkenaantal 30

Apparatuur

Inductiekookplatenaantal 6
Gasbrandersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Kookthermometersaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Gasflessenaantal 4

Decoratie

Menubordenaantal 8
Bewegwijzerbordenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelbordjesaantal 20
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afwasteilsetsaantal 3
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Emmersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het menu voordat je leveranciers benadert. Noteer per gerecht het gewenste aantal porties, de bereidingstijd, de benodigde kook- of warmhoudapparatuur en een budget per gerecht.
Sluit aanmeldingen niet pas op de dag zelf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je porties, allergeneninformatie en eventuele aparte bereidingen nog kunt aanpassen.
Regel koeling als een apart onderdeel van de planning. Controleer koeltransport, koelboxen en koelkasten minstens 24 uur vooraf en zet verse producten pas zo laat mogelijk klaar.
Tel servies en glaswerk per gebruiksmoment. Reken bijvoorbeeld op minimaal één bord, bestekset en drinkglas per bezoeker per ronde, plus een reserve van ongeveer 10 procent.
Maak de opbouw meetbaar met een plattegrond. Zet buffettafels, kookpunten, afzetpalen en bewegwijzering vooraf vast en test inductiekookplaten, gasbranders en warmhoudbakken uiterlijk de dag ervoor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een foodfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, reserveringen en vergunningen. Leg leveranciers en het menu ongeveer 6 weken vooraf vast; gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, voorraad en logistiek.
Hoeveel eten moet ik inkopen voor een foodfestival?: Bereken eerst het verwachte aantal bezoekers en het aantal porties per gerecht. Houd voor bereidingen en uitgifte ongeveer 10 procent extra aan, zodat kleine fouten, morsen en onverwachte eters niet meteen tot tekorten leiden.
Wanneer moet ik dieetwensen en allergieën uitvragen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het festival. Werk daarna per gerecht de allergeneninformatie uit en controleer of aparte snijplanken, messen en serveertangen nodig zijn.
Wanneer doe je de boodschappen voor een foodfestival?: Koop houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en controleer de voorraadlijst uiterlijk 48 uur voor de start. Haal verse boodschappen bij voorkeur op de dag ervoor of dezelfde ochtend, afhankelijk van de beschikbare koeling en het koeltransport.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.