Zo organiseer je een foodfestival zonder chaos

Begin niet met recepten, maar met de locatie, vergunningen en het aantal bezoekers dat je verwacht. Daarna leg je de indeling van de foodstands, leveranciers, betalingen en vrijwilligers vast. Verzamel dieetwensen vroeg en maak één allergenenlijst die alle stands gebruiken. In de laatste week draait alles om leveringen, koeling, voorraad en apparatuur testen. Op de dag zelf werkt een gemarkeerde route alleen als tafels, tenten en uitgiftepunten vooraf logisch zijn opgesteld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie vastleggen
2
Vergunningen aanvragen
3
Foodleveranciers benaderen
2 personen
4
Foodstands indelen
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Allergenenlijst opstellen
2 personen
10
Menukaarten ontwerpen
11
Prijslijst vaststellen
2 personen
12
Betalingsmethode regelen
13
Leveringen bevestigen
14
Vrijwilligers inplannen
2 personen
15
Route naar stands markeren
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Houdbare boodschappen doen
3 personen
18
Verse boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Voorraad per stand verdelen
3 personen
21
Apparatuur testen
2 personen
22
Locatie schoonmaken
3 personen
23
Tenten opbouwen
4 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
3 personen
26
Stroom aansluiten
2 personen
27
Kabels veilig afdekken
2 personen
28
Koelingen plaatsen
3 personen
29
Handwaspunten inrichten
2 personen
30
Afvalpunten plaatsen
2 personen
31
Menuborden ophangen
2 personen
32
Decoratie ophangen
3 personen
33
Verlichting installeren
3 personen
34
Servies klaarzetten
3 personen
35
Ingrediënten wassen
3 personen
36
Groenten snijden
4 personen
37
Sauzen portioneren
3 personen
38
Salades voorbereiden
3 personen
39
Desserts voorbereiden
3 personen
40
Werkbladen desinfecteren
2 personen
41
Kassa's en betaalpunten testen
2 personen
42
Voorraad per stand klaarzetten
4 personen
43
Crewbriefing houden
4 personen

Event

44
Bezoekers ontvangen
3 personen
45
Bestellingen opnemen
6 personen
46
Burgers bereiden
4 personen
47
Wraps bereiden
3 personen
48
Friet bakken
3 personen
49
Salades uitserveren
2 personen
50
Desserts uitserveren
2 personen
51
Dranken schenken
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Servies inzamelen
3 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Tafels schoonhouden
2 personen
56
Voorraad aanvullen
3 personen
57
Allergeneninformatie beantwoorden
2 personen
58
Toiletten controleren
59
Eindbestellingen afwerken
4 personen
60
Verkoop afsluiten
2 personen

Nazorg

61
Restanten veilig verpakken
4 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Servies afwassen
4 personen
64
Afval verzamelen
4 personen
65
Tafels en stoelen reinigen
3 personen
66
Locatie vegen en dweilen
4 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Tenten afbreken
4 personen
69
Meubilair terugplaatsen
4 personen
70
Herbruikbare materialen tellen
2 personen
71
Materialen schoon en droog opbergen
3 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Overgebleven eten verdelen
2 personen
74
Eindschoonmaak uitvoeren
3 personen
75
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 18
Serveertrolleysaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 220
Kommetjesaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 220
Vorkenaantal 220
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 24
Tangenaantal 18
Serveerplateausaantal 24

Apparatuur

Gasbarbecuesaantal 3
Friteusesaantal 2
Inductiekookplatenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Staafmixersaantal 2
Keukenweegschalenaantal 2
Digitale thermometersaantal 4
Betaalterminalsaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 12
Koks- en broodmessenaantal 12
Mengkommenaantal 12
Voorraadbakkenaantal 30
Maatbekersaantal 6
Pannenaantal 8
Bakplatenaantal 6
Aluminium serveerschalenaantal 20
Keukenkrukkenaantal 12
Koelzakkenaantal 20

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 10
Kabelgotenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Menubordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afwasteiltjesaantal 6
Emmersaantal 8
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Sponzenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie en vergunningen als eerste vast, bij voorkeur minimaal 8 weken voor het festival. Controleer direct waar tenten, gasbarbecues, friteuses, koelkasten en afvalpunten mogen staan.
Maak per foodstand een eigen overzicht met leverancier, menukaart, prijs, benodigde apparatuur en voorraad. Plan leveringen per tijdstip; alle leveranciers tegelijk laten komen zorgt voor opstoppingen bij de opbouw.
Verzamel dieetwensen en allergieën uiterlijk 2 weken vooraf. Zet de informatie niet alleen op menukaarten, maar geef iedere stand dezelfde allergenenlijst en wijs één persoon aan voor vragen van bezoekers.
Test apparatuur minstens 3 dagen voor het festival. Controleer gasbarbecues, friteuses, inductiekookplaten, koffiezetapparaten, koelingen en digitale thermometers; een ontbrekende stekker of gasfles ontdek je dan nog op tijd.
Koel dranken en kwetsbare ingrediënten niet pas op de ochtend zelf. Verdeel voorraad per stand, houd een reserve koelbox met ijs achter de hand en laat vrijwilligers tijdens de dag vaste momenten controleren of eten en drinken op temperatuur blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een foodfestival organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen en foodleveranciers. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen, dieetwensen, menukaarten, betalingen en het bevestigen van leveringen.
Hoe deel je foodstands in op een foodfestival?: Zet stands met lange bereidingstijden of veel warmte aan de rand en houd minstens één duidelijke looproute vrij. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf, zodat je stroom, koeling, tafels en tenten per stand kunt plannen.
Wanneer verzamel je allergieën en dieetwensen voor een foodfestival?: Vraag dit direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie ongeveer 2 weken voor het festival. Geef de definitieve allergenenlijst uiterlijk 3 dagen vooraf aan alle leveranciers en vrijwilligers die bezoekers helpen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een foodfestival?: Plan minimaal één vrijwilliger per twee tot drie foodstands voor vragen, voorraad en opruimen, plus één coördinator voor de hele locatie. Maak het rooster uiterlijk 1 week vooraf en geef iedereen een taak, starttijd en telefoonnummer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.