Zo organiseer je een folklorefestival

Begin met de datum, het programma en de indeling van het terrein voordat je materiaal of catering vastlegt. Bevestig daarna muzikanten en dansgroepen schriftelijk, controleer vergunningen en meldingen en bepaal hoe bezoekers parkeren en zich over het terrein bewegen. Werk vervolgens aan aanmeldingen, dieetwensen en de vrijwilligersindeling. In de laatste week controleer je leveringen, het weer en alle programmaborden; op de dag zelf draait alles om een strakke opbouw en duidelijke overdracht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
3
Muzikanten en dansgroepen bevestigen
2 personen
4
Reserveringen voor materiaal maken
5
Vergunningen en meldingen controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Optredens en tijden bevestigen
2 personen
11
Cateringbestellingen plaatsen
2 personen
12
Route en parkeerstroom bepalen
2 personen
13
Publieksinformatie publiceren
14
Weersverwachting controleren
15
Voorraad en leveringen controleren
2 personen
16
Naamkaartjes en polsbandjes maken
2 personen
17
Programmaborden afdrukken
18
Decoratie en bewegwijzering verzamelen
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Verse producten controleren
2 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Groenten en fruit snijden
3 personen
24
Sausen en dressings maken
2 personen
25
Servies en glaswerk sorteren
2 personen
26
Vrijwilligersinstructies uitdelen
2 personen
27
Terrein vrijmaken
4 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Podiumvloer plaatsen
4 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Stroomkabels veilig afdekken
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Infostand inrichten
2 personen
37
Buffet en bar inrichten
4 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
40
Hapjes op schalen leggen
3 personen
41
Programmaborden plaatsen
2 personen
42
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
43
Toiletten controleren
44
Afvalpunten klaarzetten
2 personen

Event

45
Artiesten ontvangen
2 personen
46
Gasten ontvangen
3 personen
47
Programma toelichten
48
Welkomstdranken serveren
3 personen
49
Eerste optreden begeleiden
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Optredens aankondigen
54
Dansworkshop begeleiden
2 personen
55
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
56
Buffet aanvullen
3 personen
57
Warme gerechten serveren
4 personen
58
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
59
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
60
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
61
Afvalbakken legen
2 personen
62
Avondoptredens begeleiden
2 personen
63
Lichtniveau controleren
64
Laatste ronde dranken verzorgen
2 personen
65
Afscheid en uitloop begeleiden
3 personen

Nazorg

66
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
67
Eten veilig verpakken
3 personen
68
Bar en buffet afbreken
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
71
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
72
Decoratie verwijderen
3 personen
73
Terrein schoonmaken
4 personen
74
Tenten en podium afbreken
5 personen
75
Materialen inventariseren
2 personen
76
Geleend materiaal retourneren
2 personen
77
Koelboxen reinigen
2 personen
78
Geluidsmateriaal retourneren
2 personen
79
Gevonden voorwerpen verzamelen
80
Leveranciersfacturen controleren
81
Borg en emballage terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Podiumdelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 140
Dessertbordenaantal 120
Soepkommenaantal 80
Drinkglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 140
Serveerschalenaantal 18

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Landenvlaggenaantal 10
Stoffen tafellopersaantal 12
Kleurrijke servettenhoudersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Papieren lampionnenaantal 20
Houten naambordenaantal 8
Programmabordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Apparatuur

Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Mobiele opladersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6
Batterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg optredens niet alleen vast met een naam, maar ook met aankomsttijd, soundcheck en speeltijd. Plan per optreden minimaal 15 minuten wisseltijd, zodat een uitloop niet meteen het hele programma verschuift.
Reserveer tenten, podiumdelen, geluidsset, microfoons en luidsprekers zodra de terreinindeling staat. Controleer uiterlijk 7 dagen vooraf hoeveel tafels, stoelen en buffettafels werkelijk geleverd worden en waar ze moeten staan.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk 5 dagen voor het festival door aan de catering. Houd vegetarische, allergene en reguliere gerechten herkenbaar gescheiden bij het buffet.
Maak één vrijwilligersrooster met blokken van 2 tot 3 uur voor opbouw, ontvangst, catering, publieksbegeleiding en afbouw. Wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan; losse afspraken bij de ingang of het podium raken snel zoek.
Controleer de route, parkeerstroom, bewegwijzering en programmaborden op locatie vóór de eerste bezoeker komt. Zet pijlborden op beslispunten en hang het programma op minstens 2 zichtbare plekken, zodat bezoekers niet telkens om uitleg hoeven te vragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een folklorefestival organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Bevestig muzikanten, dansgroepen en materiaal uiterlijk 3 maanden voor het festival; catering en vrijwilligers kunnen daarna definitief worden ingevuld.
Welke vergunningen heb je nodig voor een folklorefestival?: Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, geluid, horeca en verkeersmaatregelen. Controleer uiterlijk 12 weken vooraf bij de gemeente welke vergunningen en meldingen gelden, zodat ontbrekende stukken nog op tijd kunnen worden aangevuld.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een folklorefestival?: Reken voor een kleinschalig festival op minimaal 1 vrijwilliger per taakgebied: opbouw, ontvangst, catering, podium en afbouw. Plan daarnaast per 25 tot 30 bezoekers ongeveer 1 publieksbegeleider als het terrein meerdere zones of routes heeft.
Wanneer controleer je de catering voor een folklorefestival?: Controleer de bestelling 7 dagen vooraf en bevestig het definitieve aantal gasten, dieetwensen en levertijd uiterlijk 5 dagen vooraf. Controleer op de festivaldag de verse producten bij levering en vul koelboxen pas vlak voor gebruik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.