Ein Folklorefestival Schritt für Schritt organisieren

Ein Folklorefestival steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Datum, Programm und Gelände fest, dann bestätigst du Gruppen, Technik, Genehmigungen und Verpflegung. Plane Auftritte, Anreise und Helferschichten so, dass am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss. Besonders oft werden Meldungen, Strom für die Tontechnik, Beschilderung und Ernährungswünsche zu spät geklärt. Der fertige Plan bündelt 81 Aufgaben und 57 benötigte Dinge – von Partyzelten und Bühnenelementen bis zu Funkmikrofonen, Geschirr und Wegweisern.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
3
Musiker und Tanzgruppen bestätigen
2 Personen
4
Materialreservierungen vornehmen
5
Genehmigungen und Meldungen prüfen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Auftritte und Zeiten bestätigen
2 Personen
11
Cateringbestellungen aufgeben
2 Personen
12
Route und Parkverkehr festlegen
2 Personen
13
Publikumsinformationen veröffentlichen
14
Wettervorhersage prüfen
15
Vorräte und Lieferungen überprüfen
2 Personen
16
Namensschilder und Armbänder machen
2 Personen
17
Programmtafeln drucken
18
Dekoration und Beschilderung zusammenstellen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Frische Produkte prüfen
2 Personen
21
Kühlboxen füllen
2 Personen
22
Snacks vorbereiten
4 Personen
23
Obst und Gemüse schneiden
3 Personen
24
Saucen und Dressings zubereiten
2 Personen
25
Geschirr und Glaswaren sortieren
2 Personen
26
Freiwilligenanweisungen verteilen
2 Personen
27
Gelände freimachen
4 Personen
28
Partyzelte aufbauen
4 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
30
Bühnenboden aufbauen
4 Personen
31
Tontechnik anschließen
2 Personen
32
Mikrofone testen
2 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
34
Stromkabel sicher abdecken
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Infostand einrichten
2 Personen
37
Buffet und Bar einrichten
4 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
40
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
41
Programmschilder aufstellen
2 Personen
42
Beschilderung anbringen
2 Personen
43
Toiletten kontrollieren
44
Abfallstellen bereitstellen
2 Personen

Event

45
Künstler empfangen
2 Personen
46
Gäste empfangen
3 Personen
47
Programm vorstellen
48
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
49
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Auftritte ankündigen
54
Tanzworkshop betreuen
2 Personen
55
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
56
Buffet auffüllen
3 Personen
57
Warme Speisen servieren
4 Personen
58
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
59
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
60
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
61
Mülleimer leeren
2 Personen
62
Abendauftritte betreuen
2 Personen
63
Lichtniveau prüfen
64
Die letzte Runde Getränke bereitstellen
2 Personen
65
Verabschiedung und Auslass begleiten
3 Personen

Nachbereitung

66
Tonanlage ausschalten
2 Personen
67
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
68
Bar und Buffet abbauen
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
71
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
72
Dekoration entfernen
3 Personen
73
Gelände reinigen
4 Personen
74
Zelte und Bühne abbauen
5 Personen
75
Materialien inventarisieren
2 Personen
76
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
77
Kühlboxen reinigen
2 Personen
78
Tontechnik zurückgeben
2 Personen
79
Fundsachen sammeln
80
Lieferantenrechnungen prüfen
81
Pfand und Verpackungen zurückbringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
BühnenelementeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

TellerAnz. 140
DesserttellerAnz. 120
SuppenschalenAnz. 80
TrinkgläserAnz. 160
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
BestecksetsAnz. 140
ServierschalenAnz. 18

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
LänderflaggenAnz. 10
Stoff-TischläuferAnz. 12
Bunte ServiettenhalterAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
PapierlampionsAnz. 20
Hölzerne NamensschilderAnz. 8
ProgrammschilderAnz. 6
WegweiserAnz. 12
KreidetafelnAnz. 4

Ausstattung

Soundanlage
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Mobile LadegeräteAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
PutzlappenAnz. 20
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Datum, Programm und Geländeaufteilung fest. Bestätige Musiker und Tanzgruppen anschließend schriftlich und halte Auftrittszeiten, Aufbau- und Soundcheck-Zeit in einem gemeinsamen Ablaufplan fest.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen frühzeitig, idealerweise mehrere Wochen vor dem Festival. Kläre außerdem Route, Parkverkehr und Zufahrten, bevor du die Besucherinformationen veröffentlichst.
Plane die Technik nicht nur für die Bühne: Soundanlage, Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Mikrofonständer müssen vorab reserviert und am Veranstaltungstag getestet werden. Rechne für Aufbau und Soundcheck mindestens 2 Stunden ein.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Festival. Bestelle Catering danach und prüfe frische Produkte, Kühlboxen, Snacks, Obst, Gemüse, Saucen und Geschirr getrennt voneinander.
Teile Freiwillige nach Aufgaben und Zeitfenstern ein, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen. Bereite Namensschilder, Armbänder, Programmtafeln und Wegweiser spätestens am Vortag vor; dann bleibt morgens Zeit für Zelte, Tische und Bühnenelemente.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Folklorefestival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gelände, Programm und Genehmigungen. Musiker, Tanzgruppen, Technik und Catering sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin angefragt oder bestätigt sein.
Wie viele Helfer braucht ein Folklorefestival?: Plane pro Schicht mindestens eine verantwortliche Person für Einlass, Bühne, Catering, Technik und Gelände ein. Bei mehreren Auftritten oder getrennten Bereichen brauchst du zusätzlich je Bereich 2 bis 3 Helfer, damit Pausen und Ablösungen möglich sind.
Wann sollte man Catering und Ernährungswünsche festlegen?: Erfasse Ernährungswünsche bis spätestens 7 Tage vor dem Festival und gib die Cateringbestellung danach auf. Frische Produkte, Kühlboxen und vorbereitete Snacks sollten am Veranstaltungstag in einem festen Zeitfenster geprüft und bereitgestellt werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Folklorefestivals?: Plane für Zelte, Tische, Stühle, Beschilderung, Dekoration und Bühne mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Für Soundanlage, Mikrofone und Mischpult kommen mindestens 2 Stunden für Anschluss und Soundcheck hinzu.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.