Zo organiseer je een folklorefestival

Begin een folklorefestival niet met de aankleding, maar met datum, locatie en vergunningen. Leg daarna de optredende groepen, marktkramen, demonstraties en catering vast voordat je het programma publiceert. Verzamel technische wensen en dieetwensen vroeg, zodat geluid, stroom en eten op elkaar aansluiten. In de laatste weken draait het om vrijwilligers, route-informatie, drukwerk en bevestigde leveringen. Op de dag zelf werk je van terreininspectie naar opbouw, techniekcontrole en ontvangst van deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Optredende groepen selecteren
2 personen
4
Optredens definitief bevestigen
5
Programma en tijdschema maken
2 personen
6
Technische wensen verzamelen
7
Marktkramen en demonstraties boeken
2 personen
8
Cateringafspraken maken
2 personen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Publieksinformatie publiceren
15
Route en parkeerinformatie maken
16
Drukwerk bestellen
17
Borden en programmakaarten drukken
2 personen
18
Leveringen bevestigen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Verse producten ophalen
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Terrein inspecteren
2 personen
23
Marktkramen plaatsen
4 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Tenten opbouwen
4 personen
26
Podiumvloer controleren
2 personen
27
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
28
Microfoons testen
2 personen
29
Verlichting installeren
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Vlaggen en bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Infobalie inrichten
2 personen
33
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
34
Catering voorbereiden
4 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
37
Afvalpunten inrichten
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

40
Artiesten ontvangen
2 personen
41
Optredens soundchecken
3 personen
42
Infobalie bemannen
2 personen
43
Bezoekers verwelkomen
3 personen
44
Programma uitdelen
2 personen
45
Openingswoord verzorgen
46
Eerste optreden begeleiden
3 personen
47
Folkloredemonstraties begeleiden
3 personen
48
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
49
Dansworkshops begeleiden
3 personen
50
Marktplein bemannen
2 personen
51
Hapjes serveren
4 personen
52
Warme maaltijd uitserveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Koffie en thee bijvullen
2 personen
55
Buffet schoonhouden
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten tussentijds schoonmaken
58
Optredens aankondigen
59
Avondoptredens begeleiden
3 personen
60
Publieksvragen beantwoorden
61
Laatste optreden afronden
3 personen
62
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

63
Kassa afsluiten
2 personen
64
Catering afbouwen
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
67
Lichtinstallatie uitschakelen
2 personen
68
Versiering verwijderen
3 personen
69
Marktkramen en tenten afbouwen
4 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
71
Terrein afvalvrij maken
4 personen
72
Locatie schoonmaken
3 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Overgebleven eten opslaan
2 personen
76
Afval afvoeren
2 personen
77
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 10
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Kleedhokjesaantal 2

Apparatuur

Geluidsset
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Nationale vlaggenaantal 10
Kleurrijke doekenaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 8
Fotowand

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Waterkannenaantal 12
Inductiekookplatenaantal 2
Kookpannenaantal 4
Handdoekenaantal 20

Sportmateriaal

Kinderknutseltafelsaantal 3
Knutselstoelenaantal 18
Springtouwenaantal 8
Houten spelmaterialenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Schoonmaakspraysaantal 4
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg optredens, marktkramen en demonstraties pas vast nadat datum en locatie zijn bevestigd. Vraag elke groep direct naar speeltijd, opbouwtijd, stroombehoefte en microfoons; die gegevens bepalen je tijdschema en technische indeling.
Maak het programma met opbouw- en wisseltijd, niet alleen met optredens. Plan per optreden minimaal 15 minuten voor wisselen en controleer of het geluidsset, mengpaneel en de draadloze microfoons op tijd klaarstaan.
Regel vrijwilligers per taak en tijdsblok. Zet minstens één coördinator bij de entree, één bij het podium en één voor catering en marktkramen; zonder vaste aanspreekpunten blijven leveringen en publieksvragen liggen.
Publiceer route-, parkeer- en programmagegevens zodra de aanmeldingen zijn verwerkt. Bestel borden en programmakaarten uiterlijk twee weken voor het festival, zodat een gewijzigde route of tijdschema nog kan worden aangepast.
Plan de opbouw achteruit vanaf het eerste optreden. Reserveer tijd voor tenten, marktkramen, tafels en stoelen, kabelmatten, verlichting en een volledige geluidscheck; controleer daarnaast of verse producten en andere leveringen een afgesproken aankomsttijd hebben.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een folklorefestival organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van optredende groepen. Start uiterlijk 8 weken vooraf met vrijwilligers, catering, marktkramen en publieksinformatie.
Wanneer moet je de optredende groepen voor een folklorefestival vastleggen?: Leg de groepen bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf definitief vast. Vraag technische wensen en benodigde opbouwtijd direct op, zodat je programma en geluidsplan niet in de laatste weken veranderen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een folklorefestival?: Reken voor een kleinschalig festival op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 30 bezoekers, naast een coördinator. Plan extra mensen tijdens opbouw, publieksontvangst en afbouw; die momenten vragen vaak meer inzet dan het programma zelf.
Wanneer moet je de catering en dieetwensen regelen?: Maak cateringafspraken uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf en verzamel dieetwensen zodra bezoekers zich aanmelden. Geef de cateraar het definitieve aantal en de bijzondere wensen uiterlijk 7 dagen voor het festival door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.