So organisierst du ein Folklorefestival
Ein Folklorefestival braucht früh eine feste Reihenfolge: Erst stehen Datum, Ort und Genehmigungen fest, danach folgen auftretende Gruppen, Marktstände und das Programm. Plane Technik, Catering und Helfer nicht erst für die letzte Woche, weil Änderungen dann schnell teuer oder unmöglich werden. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Besucher bereits Anreise-, Park- und Programminformationen finden. Am Veranstaltungstag entscheidet ein genauer Aufbauplan, ob Zelte, Stände, Tonanlage und Sitzplätze rechtzeitig bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Festivaldatum und -ort festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Tretende Gruppen auswählen
2 Personen
- 4
Auftritte endgültig bestätigen
- 5
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 6
Technische Anforderungen sammeln
- 7
Marktstände und Vorführungen buchen
2 Personen
- 8
Catering-Vereinbarungen treffen
2 Personen
- 9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Publikumsinformationen veröffentlichen
- 15
Routen- und Parkinformationen erstellen
- 16
Drucksachen bestellen
- 17
Schilder und Programmkarten drucken
2 Personen
- 18
Lieferungen bestätigen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Gelände inspizieren
2 Personen
- 23
Marktstände aufstellen
4 Personen
- 24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Zelte aufbauen
4 Personen
- 26
Bühnenboden prüfen
2 Personen
- 27
Tontechnik anschließen
3 Personen
- 28
Mikrofone testen
2 Personen
- 29
Beleuchtung installieren
2 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 31
Flaggen und Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Infostand einrichten
2 Personen
- 33
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
- 34
Catering vorbereiten
4 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 36
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 37
Abfallstationen einrichten
2 Personen
- 38
Toiletten kontrollieren
- 39
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 40
Künstler empfangen
2 Personen
- 41
Auftritte einchecken
3 Personen
- 42
Infostand besetzen
2 Personen
- 43
Besucher begrüßen
3 Personen
- 44
Programm verteilen
2 Personen
- 45
Eröffnungsrede halten
- 46
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
- 47
Folkloredarbietungen begleiten
3 Personen
- 48
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
- 49
Tanzworkshops begleiten
3 Personen
- 50
Marktplatz besetzen
2 Personen
- 51
Snacks servieren
4 Personen
- 52
Warme Mahlzeit ausgeben
4 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 55
Buffet sauber halten
2 Personen
- 56
Mülleimer leeren
2 Personen
- 57
Toiletten zwischendurch reinigen
- 58
Auftritte ankündigen
- 59
Abendauftritte betreuen
3 Personen
- 60
Publikumsfragen beantworten
- 61
Finalen Auftritt abschließen
3 Personen
- 62
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 63
Kasse abschließen
2 Personen
- 64
Catering abbauen
4 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 67
Lichtanlage ausschalten
2 Personen
- 68
Dekoration entfernen
3 Personen
- 69
Marktstände und Zelte abbauen
4 Personen
- 70
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 71
Gelände müllfrei machen
4 Personen
- 72
Location reinigen
3 Personen
- 73
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 75
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 76
Abfall entsorgen
2 Personen
- 77
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 10
- BiertischeAnz. 12
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 12
- BuffetischeAnz. 6
- UmkleidekabinenAnz. 2
Ausstattung
- Soundanlage
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 10
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- Nationale FlaggenAnz. 10
- Bunte TücherAnz. 12
- TischdeckenAnz. 16
- BlumenarrangementsAnz. 8
- KreidetafelnAnz. 8
- Fotowand
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 150
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- WeingläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 80
- BestecksetsAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 12
- ScherenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 12
- WasserkannenAnz. 12
- InduktionskochplattenAnz. 2
- KochtöpfeAnz. 4
- HandtücherAnz. 20
Sportmaterial
- Basteltische für KinderAnz. 3
- BastelstühleAnz. 18
- SpringseileAnz. 8
- Hölzerne SpielmaterialienAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- AbfallcontainerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- ReinigungsspraysAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort zuerst fest und prüfe Genehmigungen, bevor du Gruppen, Marktstände oder Catering verbindlich buchst. Für Anmeldungen und Rückfragen solltest du mindestens eine feste Kontaktadresse veröffentlichen.
- Bestätige Auftritte schriftlich und sammle die technischen Anforderungen jeder Gruppe spätestens vier Wochen vorher. So weißt du rechtzeitig, ob Mischpult, Funkmikrofone, Lautsprecher, Stromkabel oder zusätzliche Kabelmatten benötigt werden.
- Plane das Gelände nach dem Programm: Marktstände, Vorführungen, Bühne, Buffet, Sitzplätze und Umkleidekabinen brauchen getrennte Bereiche. Markiere außerdem Wege für Lieferungen, Kabel und Besucher, bevor Zelte und Tische aufgebaut werden.
- Teile Freiwillige in Schichten ein, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen. Rechne für Aufbau, Einlass, Betreuung der Gruppen, Nachfüllen, Abbau und einen Reserveposten jeweils mit klaren Zuständigkeiten und Übergabezeiten.
- Veröffentliche Programm, Park- und Routeninformationen spätestens zwei Wochen vor dem Festival und bestelle Drucksachen früh genug. Prüfe am Vortag alle Lieferungen, hole frische Produkte erst kurz vor dem Einsatz ab und kontrolliere am Morgen Gelände, Beleuchtung und Tonanlage.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Folklorefestival organisieren?
- Beginne mindestens sechs Monate vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Gruppen, Marktstände und Catering sollten idealerweise drei bis vier Monate vor dem Termin angefragt und spätestens vier Wochen vorher bestätigt sein.
- Wann muss das Programm für ein Folklorefestival feststehen?
- Der Ablaufplan sollte spätestens vier Wochen vor dem Festival feststehen, damit Gruppen, Technik, Helfer und Drucksachen darauf abgestimmt werden können. Besucherinformationen mit Zeiten und Orten sollten zwei Wochen vorher online sein.
- Wie viele Helfer braucht ein Folklorefestival?
- Plane pro gleichzeitig geöffnetem Bereich mindestens zwei verantwortliche Helfer ein, zusätzlich je eine Person für Koordination, Technik und Nachschub. Für Aufbau und Abbau brauchst du meist eine eigene Schicht mit mindestens vier Personen.
- Was muss am Veranstaltungstag zuerst aufgebaut werden?
- Öffne das Gelände zuerst zur Kontrolle und kläre Strom, Fluchtwege und Lieferzugang. Danach kommen Zelte und Marktstände, anschließend Tische und Stühle, Technik, Beleuchtung, Dekoration und zuletzt Buffet- sowie Ausgabebereiche.
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