Organiser un festival folklorique, étape par étape

Un festival folklorique se prépare d’abord comme un projet de site, puis comme un programme culturel. Commence par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et confirmer les groupes avant de réserver les stands, le traiteur et le matériel technique. Prévois ensuite les bénévoles, les inscriptions, les informations de circulation et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à confirmer les livraisons et les horaires ; le jour J, l’inspection du site doit précéder toute installation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du festival
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Sélectionner les groupes qui se produisent
2 personnes
4
Confirmer définitivement les prestations
5
Établir le programme et le planning
2 personnes
6
Recueillir les besoins techniques
7
Réserver des stands de marché et des démonstrations
2 personnes
8
Organiser les prestations de traiteur
2 personnes
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Publier les informations au public
15
Créer le trajet et les infos de parking
16
Commander les imprimés
17
Imprimer les panneaux et les cartes du programme
2 personnes
18
Confirmer les livraisons
19
Faire les courses
3 personnes
20
Récupérer les produits frais
2 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Inspecter le site
2 personnes
23
Installer les stands du marché
4 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Monter les tentes
4 personnes
26
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
27
Raccorder le matériel audio
3 personnes
28
Tester les microphones
2 personnes
29
Installer l'éclairage
2 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Installer les drapeaux et la signalisation
2 personnes
32
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
33
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
34
Préparer le service traiteur
4 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

40
Accueillir les artistes
2 personnes
41
Faire la balance des concerts
3 personnes
42
Tenir le stand d’information
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Distribuer le programme
2 personnes
45
Faire le discours d’ouverture
46
Encadrer la première prestation
3 personnes
47
Encadrer les démonstrations folkloriques
3 personnes
48
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
49
Animer les ateliers de danse
3 personnes
50
Tenir le marché
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
52
Servir le repas chaud
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
55
Maintenir le buffet propre
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Nettoyer les toilettes entre-temps
58
Annoncer les spectacles
59
Encadrer les spectacles du soir
3 personnes
60
Répondre aux questions du public
61
Clore la dernière prestation
3 personnes
62
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

63
Clôturer la caisse
2 personnes
64
Démonter le catering
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
67
Éteindre l'installation d'éclairage
2 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Démonter les stands de marché et les tentes
4 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
71
Débarrasser le site des déchets
4 personnes
72
Nettoyer le lieu
3 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Stocker les restes
2 personnes
76
Évacuer les déchets
2 personnes
77
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 10
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 6
Cabines d'essayageqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux nationauxqté 10
Tissus colorésqté 12
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 8
Mur photo

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Ciseauxqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12
Plaques à inductionqté 2
Casserolesqté 4
Serviettesqté 20

Matériel de sport

Tables de bricolage pour enfantsqté 3
Chaises de bricolageqté 18
Cordes à sauterqté 8
Matériel de jeux en boisqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Sprays nettoyantsqté 4
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu au moins 6 à 9 mois à l’avance. Vérifie les autorisations avant de confirmer les groupes, les stands et le traiteur : une contrainte de capacité ou d’horaires peut modifier tout le programme.
Demande à chaque groupe ses besoins techniques au plus tard 6 semaines avant le festival. Note le nombre de microphones, les prises nécessaires, les rallonges et le passage des câbles pour éviter une installation improvisée.
Construis le planning avec des horaires d’arrivée distincts pour les groupes, les stands et le traiteur. Garde au moins 30 minutes entre deux prestations et désigne une personne responsable du changement de plateau.
Prévois les bénévoles par créneau plutôt qu’une seule liste générale. Pour un festival d’une journée, compte au minimum une équipe dédiée à l’accueil, une au parking, une aux stands et une au suivi de la scène, avec des relèves toutes les 3 à 4 heures.
Fais l’inventaire des livraisons et des produits frais 48 heures avant l’ouverture. Le jour J, ouvre le lieu suffisamment tôt pour inspecter les tentes, les tables, les chaises, les câbles, l’éclairage et les panneaux avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival folklorique ?: Prévois généralement 6 à 9 mois pour un festival avec plusieurs groupes, stands et prestations de restauration. Les autorisations et les artistes doivent être sécurisés en premier ; le planning détaillé peut être finalisé environ 6 semaines avant la date.
Quand faut-il confirmer les groupes d’un festival folklorique ?: Confirme définitivement les prestations idéalement 3 à 4 mois avant l’événement. Demande leurs besoins techniques au plus tard 6 semaines avant, puis reconfirme les horaires, l’arrivée et le matériel une dernière fois 7 jours avant.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival folklorique ?: Pour une journée de taille moyenne, prévois au moins 8 à 12 bénévoles par créneau, selon le nombre de stands et de visiteurs attendus. Organise des relèves toutes les 3 à 4 heures afin de maintenir l’accueil, le parking et la scène couverts.
Quand installer les tentes et les stands du marché ?: Installe les tentes et les structures principales la veille si le lieu le permet ; sinon, commence au moins 4 heures avant l’ouverture. Réserve ensuite 60 à 90 minutes pour les tables, les chaises, les stands, la sonorisation, l’éclairage et le contrôle des câbles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.