Zo organiseer je een fokveedag zonder losse eindjes

Een fokveedag organiseren begint niet bij de keuring, maar bij de datum, locatie en toestemming voor bezoekers, dieren en transport. Leg daarna dierenarts en keurmeesters vast, maak het programma en verwerk de inschrijvingen voordat je nummering en verblijven voorbereidt. De grootste knelpunten ontstaan meestal bij ontbrekende diergegevens, onduidelijke keuringstijden en materiaal dat pas op de dag zelf wordt gecontroleerd. Werk daarom terug vanaf de evenementdag en plan een aparte controle voor dieren, terrein en vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
3
Dierenarts en keurmeesters vastleggen
2 personen
4
Reserveringen voor materiaal maken
2 personen
5
Programma en keuringstijden opstellen
2 personen
6
Deelnemers uitnodigen
2 personen
7
Inschrijfformulier verspreiden
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemers en dieren registreren
2 personen
11
Nummering van dieren vastleggen
2 personen
12
Prijsbekers en linten bestellen
13
Bezoekersinformatie maken
2 personen
14
Route- en parkeerborden maken
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Briefing voor vrijwilligers maken
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Dieren- en transportgegevens bevestigen
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen controleren
3 personen
21
Dierenverblijven reinigen
4 personen
22
Dierenverblijven voorbereiden
4 personen
23
Keuringstafel klaarzetten
2 personen
24
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
25
Koude dranken klaarzetten
2 personen
26
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Terrein afzetten
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Dierenkooien en hekken plaatsen
5 personen
32
Piste en keuringsring markeren
3 personen
33
Dieren aanvoeren en plaatsen
6 personen
34
Dieren controleren bij aankomst
2 personen
35
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
36
Borden en bewegwijzering plaatsen
3 personen
37
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
38
Geluidsset en microfoon testen
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

40
Registratiebalie bemannen
2 personen
41
Bezoekers ontvangen
3 personen
42
Dierenpresentaties begeleiden
4 personen
43
Keuringsrondes begeleiden
4 personen
44
Uitslagen registreren
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Dieren en bezoekers monitoren
3 personen
49
Afval en tafels bijhouden
2 personen
50
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
51
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

52
Dieren terugbrengen
6 personen
53
Catering opruimen
3 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Terrein schoonmaken
5 personen
56
Hekken en afzettingen verwijderen
4 personen
57
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
58
Dierenmateriaal reinigen
4 personen
59
Afval afvoeren
2 personen
60
Terrein nalopen
2 personen
61
Materialen inventariseren
2 personen
62
Geleende spullen retourneren
2 personen
63
Uitslagen en bedankingen versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Dranghekkenaantal 30
Dierenhekkenaantal 24
Dierenkooienaantal 20
Waterbakkenaantal 20
Voerbakkenaantal 20
Hooiruivenaantal 10
Biertafelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 4
Kassa
Pinautomaat
Klembordenaantal 8
Rekenmachinesaantal 3
Lamineerapparaat
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 6
Lichtslangenaantal 4
Megafoon
Walkietalkiesaantal 6
Elektronische weegschaal
Stroomhaspelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Foliehoudersaantal 2
Thermometeraantal 2
Jerrycans drinkwateraantal 6
Handwasbakkenaantal 4
Zeepdispensersaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Nederlandse vlaggenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Programmapostersaantal 20
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 15
Vlaggenlijnenaantal 10
Nederlandse vlaggenaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Informatiebordenaantal 14
Routebordenaantal 18
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Blikkenaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Poetsdoekenaantal 30
Handdesinfectieaantal 6
Desinfectiesprayaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4
Afvalknijpersaantal 4
Mestschoppenaantal 4
Waterwissersaantal 4
Hogedrukreiniger
Wasbare schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Dierenbenodigdheden

Hooiaantal 12
Strobalenaantal 20
Dierenvoerbakkenaantal 24
Drinkemmersaantal 24
Halterlijnenaantal 20
Veiligheidshandschoenenaantal 12
Kruiwagensaantal 4
Mestvorkenaantal 4
Hooivorkenaantal 4
Reinigingsborstelsaantal 12
Dierennummersaantal 100
Keuringslintenaantal 100
Veterinaire thermometeraantal 2
Dierenverbanddozenaantal 2
Transportdekensaantal 10
Rubberen laarzenaantal 12

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Papierwaren

Programmaflyersaantal 600
Inschrijfformulierenaantal 150
Uitslagenformulierenaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Naamstickersaantal 200
Polsbandjesaantal 600
Enveloppenaantal 150

Prijzen

Prijsbekersaantal 30
Rosettenaantal 50
Oorkondesaantal 50

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Nitrilhandschoenenaantal 6
Waarschuwingslintaantal 4
Zaklampbatterijenaantal 24

Gereedschap

Hameraantal 4
Schroevendraaiersaantal 4
Steeksleutelsaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 8
Haringenaantal 60
Spanbandenaantal 12

Tips

Leg de keuringstijden pas definitief vast nadat je de inschrijvingen hebt verwerkt. Zo voorkom je dat deelnemers met meerdere dieren tegelijk worden ingepland en kun je de nummering logisch koppelen aan het programma.
Bevestig transport- en diergegevens uiterlijk 3 dagen vooraf. Controleer daarbij per deelnemer welke dieren komen, wanneer ze aankomen en of er extra ruimte bij de dierenverblijven nodig is.
Plan de terreinopbouw minimaal 2 uur vóór de eerste aankomst. Zet dierenhekken, kooien, waterbakken, voerbakken en hooiruiven klaar voordat dieren worden gelost; controleer ook of de verblijven schoon zijn.
Geef vrijwilligers één korte briefing van 20 tot 30 minuten voor de start. Bespreek daarin de route, parkeerplaatsen, registratie, keuringstafel, prijsuitreiking en wie bij vragen over dieren of deelnemers beslist.
Maak 24 uur vooraf een weerbesluit en controleer tenten, dranghekken en stroomvoorziening opnieuw. Leg verlengkabels en stekkerdozen droog en veilig aan en zet koude dranken pas klaar nadat de koeling op temperatuur is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fokveedag organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen, dierenarts en keurmeesters. Start de inschrijving uiterlijk 6 weken voor de fokveedag, zodat je tijd houdt voor registratie en het programma.
Wanneer moet ik deelnemers en dieren registreren voor een fokveedag?: Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de definitieve registratie ongeveer 10 dagen vooraf. Bevestig transportgegevens en dierenaantallen daarna opnieuw, uiterlijk 3 dagen voor het evenement.
Hoeveel tijd heb je nodig om een fokveedag op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor de terreinopbouw en plan extra tijd als dierenverblijven, tenten en geluidsapparatuur nog moeten worden geplaatst. Laat vrijwilligers 20 tot 30 minuten vóór de opening aanwezig zijn voor de briefing.
Wat moet je de dag voor een fokveedag controleren?: Controleer 24 uur vooraf het weer, de materialen, de stroomaansluitingen, de route- en parkeerborden en de deelnemerslijst. Kijk ook of prijsbekers en linten, nummering en de planning voor de prijsuitreiking compleet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.