Fokveedag organiseren: checklist en planning

Een fokveedag vraagt meer voorbereiding dan alleen dieren en deelnemers uitnodigen. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, dierenregistratie, keuringstijden, voorzieningen en bezoekersstroom. Begin met datum, terrein en keurmeesters en werk daarna toe naar inschrijvingen, materiaal en de briefing. In de laatste week draait het vooral om bevestigen, controleren en klaarzetten. Met deze checklist houd je 63 taken en 120 benodigde spullen in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Dierenarts en keurmeesters vastleggen
2 personen
Reserveringen voor materiaal maken
2 personen
Programma en keuringstijden opstellen
2 personen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier verspreiden
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers en dieren registreren
2 personen
Nummering van dieren vastleggen
2 personen
Prijsbekers en linten bestellen
Bezoekersinformatie maken
2 personen
Route- en parkeerborden maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voor vrijwilligers maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Dieren- en transportgegevens bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Dierenverblijven reinigen
4 personen
Dierenverblijven voorbereiden
4 personen
Keuringstafel klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Koude dranken klaarzetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Terrein afzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Dierenkooien en hekken plaatsen
5 personen
Piste en keuringsring markeren
3 personen
Dieren aanvoeren en plaatsen
6 personen
Dieren controleren bij aankomst
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Borden en bewegwijzering plaatsen
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Geluidsset en microfoon testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Dierenpresentaties begeleiden
4 personen
Keuringsrondes begeleiden
4 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieren en bezoekers monitoren
3 personen
Afval en tafels bijhouden
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Dieren terugbrengen
6 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Hekken en afzettingen verwijderen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
Dierenmateriaal reinigen
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Terrein nalopen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen en bedankingen versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Dranghekkenaantal 30
Dierenhekkenaantal 24
Dierenkooienaantal 20
Waterbakkenaantal 20
Voerbakkenaantal 20
Hooiruivenaantal 10
Biertafelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 4
Kassa
Pinautomaat
Klembordenaantal 8
Rekenmachinesaantal 3
Lamineerapparaat
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 6
Lichtslangenaantal 4
Megafoon
Walkietalkiesaantal 6
Elektronische weegschaal
Stroomhaspelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Foliehoudersaantal 2
Thermometeraantal 2
Jerrycans drinkwateraantal 6
Handwasbakkenaantal 4
Zeepdispensersaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Nederlandse vlaggenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Programmapostersaantal 20
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 15
Vlaggenlijnenaantal 10
Nederlandse vlaggenaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Informatiebordenaantal 14
Routebordenaantal 18
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Blikkenaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Poetsdoekenaantal 30
Handdesinfectieaantal 6
Desinfectiesprayaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4
Afvalknijpersaantal 4
Mestschoppenaantal 4
Waterwissersaantal 4
Hogedrukreiniger
Wasbare schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Dierenbenodigdheden

Hooiaantal 12
Strobalenaantal 20
Dierenvoerbakkenaantal 24
Drinkemmersaantal 24
Halterlijnenaantal 20
Veiligheidshandschoenenaantal 12
Kruiwagensaantal 4
Mestvorkenaantal 4
Hooivorkenaantal 4
Reinigingsborstelsaantal 12
Dierennummersaantal 100
Keuringslintenaantal 100
Veterinaire thermometeraantal 2
Dierenverbanddozenaantal 2
Transportdekensaantal 10
Rubberen laarzenaantal 12

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Papierwaren

Programmaflyersaantal 600
Inschrijfformulierenaantal 150
Uitslagenformulierenaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Naamstickersaantal 200
Polsbandjesaantal 600
Enveloppenaantal 150

Prijzen

Prijsbekersaantal 30
Rosettenaantal 50
Oorkondesaantal 50

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Nitrilhandschoenenaantal 6
Waarschuwingslintaantal 4
Zaklampbatterijenaantal 24

Gereedschap

Hameraantal 4
Schroevendraaiersaantal 4
Steeksleutelsaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 8
Haringenaantal 60
Spanbandenaantal 12

Tips

Leg datum, locatie, dierenarts en keurmeesters vroeg vast. Plan het programma daarna achteruit vanaf de geplande prijsuitreiking, zodat keuringstijden en opbouw logisch op elkaar aansluiten.
Verzamel dieren- en transportgegevens uiterlijk één week vooraf. Controleer dan ook de nummering van alle dieren; een fout op een kaartje of lijst kost tijdens de registratie veel tijd.
Maak voor vrijwilligers een briefing van maximaal één A4. Zet daarop de meldpost, parkeerroute, dierenverblijven, keuringstafel, pauzes en één telefoonnummer voor problemen.
Controleer drie dagen vooraf het terrein en alle gehuurde materialen. Let niet alleen op tafels en stoelen, maar ook op dierenhekken, water- en voerbakken, verlengkabels, stekkerdozen en geluidsapparatuur.
Zet koude dranken en koffie pas vlak voor de ontvangst klaar, maar richt buffettafels, afvalbakken en herbruikbare bekers al eerder in. Houd dieetwensen apart bij de boodschappen en wijs één persoon aan voor aanvulling tijdens de dag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fokveedag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, dierenarts en keurmeesters. Gebruik de laatste 2 weken voor inschrijvingen, materiaal, vrijwilligers en bevestigingen.
Wanneer moet ik deelnemers voor een fokveedag uitnodigen?: Stuur de uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en geef een sluitingsdatum voor inschrijvingen van circa 2 weken voor de fokveedag. Bevestig daarna deelnemers, dieren, transportgegevens en nummering.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fokveedag?: Plan minimaal 1 coördinator en daarnaast aparte mensen voor registratie, parkeerbegeleiding, dierenverblijven, catering en keuringen. Voor elke gelijktijdige taak is ten minste 1 aanspreekpunt nodig; maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer controleer ik het materiaal voor een fokveedag?: Doe een eerste controle 7 dagen vooraf en een tweede controle 1 tot 2 dagen voor de opbouw. Test dan ook microfoon, luidsprekers, koffiezetapparaten, waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.