Zo organiseer je een flyboarden-event

Begin niet met hapjes of uitnodigingen, maar met de flyboardsessie en de waterlocatie. Het aantal deelnemers bepaalt de planning, de benodigde begeleiding en de tijd die je nodig hebt voor uitleg en omkleden. Verzamel vooraf toestemmingen, gezondheidsbeperkingen en noodcontacten, zodat de instructeur op de dag zelf niet hoeft te wachten. Plan daarnaast vervoer, een duidelijke ontvangst en een alternatief programma voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Flyboardsessie reserveren
6
Waterlocatie bevestigen
7
Instructeur bevestigen
8
Vervoer naar locatie regelen
2 personen
9
Deelnemersgegevens controleren
10
Toestemmingsformulieren verzamelen
11
Gezondheidsbeperkingen inventariseren
12
Programma naar deelnemers sturen
13
Weersverwachting controleren
14
Alternatief weerprogramma klaarzetten
15
Flyboardmateriaal controleren
2 personen
16
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
2 personen
19
Dranken koud zetten
20
Telefoons en camera opladen
21
Materiaal inpakken
2 personen
22
Noodcontacten printen
23
Locatie en route controleren

Event

24
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
25
Flyboardmateriaal uitladen
3 personen
26
Omkleedruimte inrichten
2 personen
27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Aanwezigheid registreren
29
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
30
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
31
Wetsuits en helmen uitdelen
2 personen
32
Veiligheidsvesten aantrekken
2 personen
33
Flyboardinstructie volgen
12 personen
34
Deelnemers laten flyboarden
3 personen
35
Foto's en video's maken
2 personen
36
Water en snacks uitdelen
2 personen
37
Dranken bijvullen
38
Natte kleding verzamelen
2 personen
39
Douches en omkleedruimte begeleiden
2 personen
40
Hapjes serveren
2 personen
41
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
42
Diner serveren
3 personen
43
Koffie en thee serveren
44
Afval tussentijds verzamelen

Nazorg

45
Flyboardmateriaal reinigen
3 personen
46
Flyboardmateriaal inladen
3 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Afval wegbrengen
51
Overgebleven eten koelen
52
Huurmateriaal retourneren
2 personen
53
Geleend materiaal terugbrengen
2 personen
54
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Flyboardsetsaantal 2
Helmenaantal 12
Wetsuitsaantal 12
Zwemvestenaantal 12
Waterschoenenaantal 12
Waterhandschoenenaantal 12
Strandlakensaantal 12
Waterdichte telefoonzakkenaantal 4
Droogzakkenaantal 12
Waterdichte portofoonsaantal 3

Apparatuur

Waterdichte camera
Powerbanksaantal 3
Verlengkabelsaantal 2
Draagbare speaker

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 8
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 36
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24
Koffiekopjesaantal 16
Serveerschalenaantal 6
Scharenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Serveerbestekaantal 6
Thermoskannenaantal 2

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Sponsjesaantal 6
Microvezeldoekenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 2
Desinfecterende gelaantal 2
Eerstehulpkoffer

Verlichting

Oplaadbare bouwlampenaantal 3

Decoratie

Welkomstbanner

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de flyboardsessie zodra je een richtaantal deelnemers hebt en bevestig daarna afzonderlijk de waterlocatie en instructeur. Controleer ook hoe laat de groep aanwezig moet zijn voor uitleg, omkleden en veiligheidscontrole.
Stuur het programma uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld vertrektijd, route, kleding, waterschoenen, handdoek en het moment waarop deelnemers hun toestemmingsformulier moeten hebben ingeleverd.
Verzamel gezondheidsbeperkingen en noodcontacten vóór je de definitieve deelnemerslijst maakt. Neem de gegevens op papier mee naar de locatie; alleen een telefoonlijst is onhandig als toestellen nat worden of leeg raken.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Leg vooraf vast wanneer je annuleert of verplaatst en zorg dat het alternatief ook zonder waterlocatie kan doorgaan.
Pak materiaal per functie in: veiligheidsmateriaal, flyboardmateriaal, droge spullen en catering apart. Laad telefoons en camera’s volledig op, gebruik waterdichte zakken en neem koelboxen mee zodat dranken na het omkleden klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een flyboardsessie reserveren?: Reserveer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, vooral als je met een groep gaat. Zo houd je ruimte om de waterlocatie, instructeur en het vervoer op elkaar af te stemmen.
Wat moet ik vooraf van deelnemers verzamelen voor flyboarden?: Vraag uiterlijk 7 dagen vooraf om bevestiging, gezondheidsbeperkingen en noodcontacten. Verzamel de toestemmingsformulieren vóór de dag zelf, zodat de ontvangst niet wordt opgehouden.
Wanneer controleer ik het weer voor een flyboarden-event?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van het event. Spreek vooraf een beslismoment af, bijvoorbeeld uiterlijk 4 uur voor vertrek, zodat deelnemers op tijd weten waar ze aan toe zijn.
Hoeveel tijd moet ik plannen rond de flyboardsessie?: Plan naast de sessieduur minimaal 30 minuten voor ontvangst, omkleden en veiligheidsuitleg en nog 30 minuten voor afdrogen en vertrek. Bij grotere groepen kan de instructeur extra wisseltijd nodig hebben.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.