Flyboarden organisieren: Von der Anmeldung bis aufs Wasser

Beim Flyboarden entscheidet nicht nur die gebuchte Session über den Ablauf. Du brauchst frühzeitig verbindliche Teilnehmerdaten, unterschriebene Einverständniserklärungen und einen bestätigten Wasserstandort mit Instruktor. Plane außerdem Anfahrt, Umkleidemöglichkeiten, Sicherheitsausrüstung und ein Wetterprogramm, bevor die Einladungen rausgehen. Am Veranstaltungstag zählt eine klare Reihenfolge: Empfang, Datencheck, Einweisung, Ausrüstung und erst dann der Start auf dem Wasser.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Teilnehmerliste erstellen
2
Einladungen verschicken
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Flyboard-Session reservieren
6
Wasserstandort bestätigen
7
Instruktor bestätigen
8
Transport zum Veranstaltungsort organisieren
2 Personen
9
Teilnehmerdaten prüfen
10
Einverständniserklärungen einsammeln
11
Gesundheitliche Einschränkungen erfassen
12
Programm an Teilnehmer senden
13
Wettervorhersage prüfen
14
Alternatives Wetterprogramm bereithalten
15
Flyboard-Material kontrollieren
2 Personen
16
Sicherheitsmaterial prüfen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Snacks vorbereiten
2 Personen
19
Getränke kalt stellen
20
Telefone und Kamera aufladen
21
Material einpacken
2 Personen
22
Notfallkontakte ausdrucken
23
Veranstaltungsort und Route prüfen

Event

24
Empfangstisch aufbauen
2 Personen
25
Flyboard-Ausrüstung ausladen
3 Personen
26
Umkleide einrichten
2 Personen
27
Teilnehmende empfangen
2 Personen
28
Anwesenheit erfassen
29
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
30
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
31
Neoprenanzüge und Helme ausgeben
2 Personen
32
Warnwesten anziehen
2 Personen
33
Flyboard-Anleitung absolvieren
12 Personen
34
Teilnehmer beim Flyboarding begleiten
3 Personen
35
Fotos und Videos machen
2 Personen
36
Wasser und Snacks ausgeben
2 Personen
37
Getränke nachfüllen
38
Nasse Kleidung einsammeln
2 Personen
39
Duschen und Umkleide begleiten
2 Personen
40
Snacks servieren
2 Personen
41
Dinnerbuffet aufbauen
3 Personen
42
Abendessen servieren
3 Personen
43
Kaffee und Tee servieren
44
Abfall zwischendurch sammeln

Nachbereitung

45
Flyboard-Material reinigen
3 Personen
46
Flyboard-Material einladen
3 Personen
47
Tische und Stühle aufräumen
2 Personen
48
Geschirr abwaschen
2 Personen
49
Location reinigen
3 Personen
50
Müll entsorgen
51
Übrig gebliebenes Essen kühlen
52
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
53
Geliehenes Material zurückbringen
2 Personen
54
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

Flyboard-SetsAnz. 2
HelmeAnz. 12
NeoprenanzügeAnz. 12
SchwimmwestenAnz. 12
WasserschuheAnz. 12
WasserhandschuheAnz. 12
StrandtücherAnz. 12
Wasserdichte HandytaschenAnz. 4
TrockenbeutelAnz. 12
Wasserdichte FunkgeräteAnz. 3

Ausstattung

Wasserdichte Kamera
PowerbanksAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 2
Tragbarer Lautsprecher

Mobiliar

KlappischeAnz. 3
KlappstühleAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 36
TellerAnz. 24
BestecksetsAnz. 24
KaffeetassenAnz. 16
ServierschalenAnz. 6
ScherenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 2
ServierbesteckAnz. 6
ThermoskannenAnz. 2

Reinigung

SpülwanneAnz. 2
SchwämmeAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 2
DesinfektionsgelAnz. 2
Erste-Hilfe-Koffer

Beleuchtung

Wiederaufladbare BaustrahlerAnz. 3

Dekoration

Willkommensbanner

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Flyboard-Session erst, wenn du die Teilnehmerzahl realistisch einschätzen kannst. Verschicke die Einladungen mehrere Wochen vorher und setze für Zu- oder Absagen eine feste Frist, damit du die Buchung rechtzeitig anpassen kannst.
Sammle Gesundheitsangaben und Einverständniserklärungen spätestens 7 Tage vor dem Termin ein. Prüfe die Teilnehmerdaten am Vortag erneut, statt fehlende Angaben erst am Empfang zu suchen.
Bestätige Wasserstandort, Instruktor und Anfahrtsroute mindestens 48 Stunden vorher. Plane für Transport und Ankunft einen Zeitpuffer von 30 Minuten ein, damit die Sicherheitseinweisung nicht verkürzt wird.
Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vor dem Termin und lege ein alternatives Programm fest. Informiere alle Teilnehmer über den Entscheidungszeitpunkt, damit niemand vergeblich zum Treffpunkt fährt.
Packe Neoprenanzüge, Helme, Schwimmwesten, Wasserschuhe und Handytaschen getrennt und abgezählt ein. Lade Kamera, Telefone und Powerbanks am Vorabend und nimm trockene Aufbewahrung für Kleidung und Wertsachen mit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man Flyboarden reservieren?: Reserviere die Session idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin, besonders bei einer größeren Gruppe. So bleibt Zeit, den Wasserstandort, den Instruktor und den Transport abzustimmen.
Was muss man vor dem Flyboarden organisieren?: Vorher brauchst du eine Teilnehmerliste, Einverständniserklärungen, Gesundheitsangaben, eine bestätigte Session und einen Wasserstandort. Schließe diese Punkte spätestens 7 Tage vor dem Termin ab und prüfe Wetter sowie Anfahrt am Vortag.
Wie viel Zeit sollte man für eine Flyboard-Session einplanen?: Plane zusätzlich zur eigentlichen Wasserzeit mindestens 60 Minuten für Empfang, Umziehen, Sicherheitsausrüstung und Einweisung ein. Die Gruppe sollte 30 Minuten vor dem geplanten Start eintreffen.
Was passiert bei schlechtem Wetter beim Flyboarden?: Lege spätestens 24 Stunden vorher fest, ob die Bedingungen eine Durchführung erlauben. Halte ein alternatives Wetterprogramm bereit und kommuniziere Verschiebung oder Absage mit einer klaren Frist an alle Teilnehmer.

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