Zo organiseer je een flashmob zonder last-minute chaos

Een flashmob begint niet met de eerste repetitie, maar met een geschikte plek, toestemming en een duidelijke muziekkeuze. Leg daarna de choreografie vast, maak een korte oefenvideo en werk met vaste momenten voor aanmelding en groepsrepetities. Controleer vooraf de looproute, het weer en de geluidsapparatuur. Op de dag zelf draait alles om een complete deelnemerslijst, herkenbare verzamelpunten en een test van muziek en microfoon voordat de actie start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Danslocatie vastleggen
2
Toestemming voor locatie regelen
3
Muziekrechten controleren
4
Muzieknummer selecteren
2 personen
5
Choreograaf aanwijzen
6
Choreografie uitwerken
3 personen
7
Oefenvideo opnemen
3 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Oefenlocatie reserveren
12
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
13
Eerste groepsrepetitie uitvoeren
4 personen
14
Muziekbestand monteren
2 personen
15
Tweede groepsrepetitie uitvoeren
4 personen
16
Looproute controleren
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
19
Materialen verzamelen
2 personen
20
Muziek op apparaten zetten
2 personen
21
Deelnemers herinneren

Event

22
Opbouwlocatie afzetten
4 personen
23
Registratietafel opstellen
2 personen
24
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
25
Muziek en microfoon testen
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Polsbandjes uitdelen
2 personen
29
Dranken klaarzetten
2 personen
30
Hapjes klaarzetten
2 personen
31
Gezamenlijke warming-up begeleiden
3 personen
32
Laatste repetitie uitvoeren
4 personen
33
Posities en signalen uitleggen
3 personen
34
Publiek op afstand houden
4 personen
35
Flashmob uitvoeren
100 personen
36
Extra dansronde begeleiden
4 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Deelnemers informeren over vertrek
2 personen
40
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen

Nazorg

41
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
3 personen
42
Meubilair afbreken
3 personen
43
Afval verzamelen
4 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
4 personen
46
Materialen controleren
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 8
Registratiestand

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Muziekspeleraantal 2
Reserveaccu'saantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadkabelsaantal 4
Powerbanksaantal 3

Decoratie

Pijlbordenaantal 8
Aankondigingsbord
Gekleurde lintenaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Krijtmarkeringaantal 4

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 10
Warming-up pionnenaantal 12
Oefenhoepelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Opslagboxenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 4
Eerstehulpkoffer
Zaklampenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de locatie en toestemming voordat je deelnemers uitnodigt. Controleer ook of muziekgebruik is toegestaan; zonder die bevestiging kun je kort voor de uitvoering nog moeten uitwijken.
Kies één choreograaf en maak de oefenvideo meteen nadat de choreografie vaststaat. Geef deelnemers een duidelijke deadline voor aanmelding, zodat je tijd houdt om de groepsindeling en definitieve lijst te maken.
Plan minimaal twee groepsrepetities en reserveer de oefenlocatie vooraf. Gebruik de eerste repetitie om de passen aan te leren en de tweede om formaties, looproute en het gemonteerde muziekbestand te testen.
Stuur deelnemersinformatie niet alleen met de dansvideo, maar ook met verzamelpunt, tijdstip, kledingafspraken en contactpersoon. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf als er na afloop eten of drinken is.
Test op de dag zelf draagbare speakers, muziekspeler, draadloze microfoon, kabels en reserveaccu’s vóór deelnemers arriveren. Zet registratie, pijlborden en markeringen klaar; een lege accu of onduidelijk verzamelpunt veroorzaakt sneller vertraging dan de dans zelf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een flashmob organiseren?: Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de danslocatie, regel toestemming en kies het muzieknummer; plan daarna de repetities en communicatie.
Hoeveel repetities heb je nodig voor een flashmob?: Plan minimaal twee groepsrepetities naast het zelfstandig oefenen met een oefenvideo. Houd de eerste repetitie op techniek en de tweede op formaties, looproute en het definitieve muziekbestand.
Hoeveel deelnemers heb je nodig voor een flashmob?: Dat hangt af van de locatie en choreografie, maar leg het minimum vooraf vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Maak uiterlijk enkele dagen voor de uitvoering een definitieve deelnemerslijst en bereid de opstelling daarop voor.
Wanneer test je het geluid voor een flashmob?: Test speakers, muziekspeler en microfoon op de uitvoeringslocatie vóór de deelnemers aankomen, bij voorkeur minstens 60 minuten vooraf. Controleer ook reserveaccu’s, oplaadkabels, verlengsnoeren en stekkerdozen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.