Einen Flashmob organisieren: So gelingt die Planung
Ein Flashmob wirkt spontan, braucht aber einen klaren Ablauf hinter den Kulissen. Lege zuerst Tanzort, Musik und Choreografie fest, bevor du Teilnehmende einlädst. Danach folgen Anmeldungen, Übungsvideo und mindestens zwei Gruppenproben. Am Veranstaltungstag müssen Laufweg, Technik, Registrierung und eine Ersatzlösung für schlechtes Wetter vorbereitet sein. So bleibt die Aktion für die Gruppe übersichtlich und sieht für Außenstehende ungeplant aus.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Tanzlokation festlegen
- 2
Genehmigung für den Veranstaltungsort einholen
- 3
Musikrechte prüfen
- 4
Musiktitel auswählen
2 Personen
- 5
Choreografen bestimmen
- 6
Choreografie ausarbeiten
3 Personen
- 7
Übungsvideo aufnehmen
3 Personen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Übungsort reservieren
- 12
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
- 13
Erste Gruppenprobe durchführen
4 Personen
- 14
Musikdatei schneiden
2 Personen
- 15
Zweite Gruppenprobe durchführen
4 Personen
- 16
Laufweg prüfen
2 Personen
- 17
Wettervorhersage prüfen
- 18
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
- 19
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 20
Musik auf Geräte laden
2 Personen
- 21
Teilnehmer erinnern
Event
- 22
Aufbauort absperren
4 Personen
- 23
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
- 24
Musikanlage anschließen
3 Personen
- 25
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
- 26
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 27
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 28
Armbänder verteilen
2 Personen
- 29
Getränke bereitstellen
2 Personen
- 30
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 31
Gemeinsames Aufwärmen anleiten
3 Personen
- 32
Letzte Probe durchführen
4 Personen
- 33
Positionen und Signale erklären
3 Personen
- 34
Publikum auf Abstand halten
4 Personen
- 35
Flashmob durchführen
100 Personen
- 36
Zusätzliche Tanzrunde begleiten
4 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Snacks servieren
3 Personen
- 39
Teilnehmer über die Abreise informieren
2 Personen
- 40
Anlage ausschalten
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Dekoration und Wegweiser entfernen
3 Personen
- 42
Möbel abbauen
3 Personen
- 43
Abfall sammeln
4 Personen
- 44
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 45
Location reinigen
4 Personen
- 46
Materialien prüfen
2 Personen
- 47
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 48
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 4
- KlappstühleAnz. 8
- Anmeldestand
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- MusikplayerAnz. 2
- ErsatzakkusAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- LadekabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 3
Dekoration
- WegweiserAnz. 8
- Ankündigungstafel
- Bunte BänderAnz. 120
- ArmbänderAnz. 120
- KreidemarkierungAnz. 4
Sportmaterial
- YogamattenAnz. 10
- AufwärmkegelAnz. 12
- ÜbungsreifenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- Mehrweg-TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- LagerboxenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- HandfegerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- DesinfektionsspenderAnz. 4
- Erste-Hilfe-Koffer
- TaschenlampenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Klär zuerst den Tanzort und die nötige Genehmigung. Prüfe außerdem Musikrechte und reserviere den Übungsort, bevor du Einladungen verschickst.
- Halte die Choreografie früh in einem Übungsvideo fest. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor der ersten Gruppenprobe, damit alle dieselben Schritte lernen.
- Plane zwei Gruppenproben ein und prüfe beim zweiten Termin den gesamten Laufweg. Markiere Positionen bei Bedarf mit Kreide und lege Aufwärmkegel oder Übungsreifen bereit.
- Teste Musikplayer, Lautsprecher und Mikrofon nicht erst vor Publikum. Lade die Musik auf mindestens zwei Geräte, nimm Ersatzakkus und Powerbanks mit und prüfe alle Kabel.
- Erstelle am Veranstaltungstag eine endgültige Teilnehmerliste und richte den Anmeldestand frühzeitig ein. Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und lege eine klare Ausweichentscheidung fest.
Häufige Fragen
- Wie viele Proben braucht ein Flashmob?
- Plane mindestens zwei Gruppenproben ein. Zwischen der ersten und zweiten Probe sollten idealerweise 5 bis 7 Tage liegen, damit die Teilnehmenden die Choreografie selbstständig üben können.
- Wie früh muss man einen Flashmob anmelden?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 7 Tage für Anmeldungen, Rückfragen und die endgültige Teilnehmerliste.
- Was braucht man für die Musik bei einem Flashmob?
- Du brauchst eine geschnittene Musikdatei, einen Musikplayer, tragbare Lautsprecher und ein Mikrofon. Teste die komplette Technik spätestens 30 Minuten vor Beginn und nimm Ersatzakkus sowie Powerbanks mit.
- Was tun, wenn am Flashmob-Tag schlechtes Wetter ist?
- Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und entscheide spätestens 6 Stunden vor Beginn über den Ablauf. Informiere alle Teilnehmenden sofort, falls Ort oder Zeit geändert werden müssen.
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