Zo organiseer je een filmworkshop zonder productiestress

Begin niet met camera’s klaarzetten, maar met het filmthema, het programma en de groepsindeling. Leg daarna de docent, begeleiders en ruimte vast en stuur deelnemers tijdig de opdracht en praktische informatie. De meeste problemen ontstaan op de workshopdag zelf: lege batterijen, ontbrekende kabels, ongeformatteerde geheugenkaarten of teams die niet weten wie welke rol heeft. Met een testmoment, materiaal per team en een strak tijdschema voorkom je vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshopruimte reserveren
2
Programma en filmthema bepalen
2 personen
3
Docent en begeleiders vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst controleren
8
Programma naar deelnemers sturen
9
Filmopdracht en rollen voorbereiden
2 personen
10
Draaiboek en tijdschema afdrukken
11
Apparatuur en kabels testen
2 personen
12
Geheugenkaarten formatteren
13
Batterijen opladen
14
Presentatie en voorbeeldfilm klaarzetten
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Catering gekoeld opslaan
17
Materialen per team verdelen
2 personen
18
Ruimte openen en ventileren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Registratietafel inrichten
21
Filmsets inrichten
3 personen
22
Camera's en statieven plaatsen
3 personen
23
Microfoons en recorders testen
2 personen
24
Projector en scherm testen
2 personen
25
Werkbladen en pennen klaarleggen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Programma en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
30
Filmvoorbeelden vertonen
2 personen
31
Cameratechniek demonstreren
2 personen
32
Teams en filmrollen indelen
2 personen
33
Scriptideeën uitwerken
2 personen
34
Scripts kort presenteren
2 personen
35
Draaiplannen per team maken
2 personen
36
Pauzedranken bijvullen
2 personen
37
Opnames begeleiden
4 personen
38
Avondmaaltijd serveren
3 personen
39
Gebruikte borden verzamelen
2 personen
40
Videobestanden verzamelen
2 personen
41
Montageprogramma demonstreren
2 personen
42
Ruwe montage per team maken
4 personen
43
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
44
Films exporteren
2 personen
45
Eindfilms controleren
2 personen
46
Première presenteren
2 personen
47
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

48
Apparatuur uitschakelen
2 personen
49
Filmdata veilig kopiëren
2 personen
50
Camera's en accessoires inpakken
3 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
53
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
54
Ruimte schoonmaken
3 personen
55
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
56
Deelnemers de films toesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Videocamera'saantal 4
Statievenaantal 4
Geluidsrecordersaantal 4
Richtmicrofoonsaantal 4
Lavaliermicrofoonsaantal 4
Koptelefoonsaantal 8
Videolampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 8
Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 4
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Geheugenkaartenaantal 8
USB-kaartlezersaantal 4
Externe harde schijfaantal 2

Filmbenodigdheden

Filmklappersaantal 4
Scriptmappenaantal 8
Klembordenaantal 8
Rekwisietenboxenaantal 4
Gaffer tapeaantal 8
Markeerkegelsaantal 12
Papieren filmbordenaantal 24
Balpennenaantal 30
Potlodenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Koffiekopjesaantal 24

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Scharenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Emmersaantal 2
Vloermoppenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniekstest uiterlijk de dag vóór de workshop. Controleer camera’s, statieven, geluidsrecorders, microfoons, projector, scherm, laptop, HDMI-kabels en stroomvoorziening samen; pas dan ontdek je welke kabel of adapter ontbreekt.
Maak de teams en filmrollen vooraf bekend. Leg per team een camera, statief, geluidsset, koptelefoon, filmklapper, scriptmap, klembord en pennen klaar, zodat deelnemers niet eerst materiaal hoeven te verdelen.
Formatteer geheugenkaarten en laad batterijen uiterlijk de avond ervoor op. Neem per camera een reservekaart en powerbank mee en wijs één persoon aan die bestanden tussentijds naar een externe harde schijf kopieert.
Stuur programma, filmopdracht en praktische informatie minstens 5 dagen vooraf. Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en bewaar catering gekoeld; zo hoef je op de workshopdag niet meer achter ontbrekende informatie aan.
Richt de ruimte in deze volgorde in: registratie, werktafels, filmsets en daarna de presentatiehoek. Open en ventileer de ruimte 30 minuten vóór ontvangst en test projector en scherm nogmaals voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmworkshop organiseren?: Leg ruimte, docent en begeleiders bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen minstens 3 weken vooraf en sluit de deelnemerslijst ongeveer 5 dagen voor de workshop.
Welke apparatuur heb je nodig voor een filmworkshop?: Reken per filmteam op een videocamera, statief, geluidsrecorder, microfoon, koptelefoon en een geheugenkaart. Voor de gezamenlijke presentatie heb je daarnaast een laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabel en voldoende stekkerdozen nodig.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een filmworkshop?: Plan minimaal 1 begeleider per 2 à 3 filmteams, naast de docent. Bij vier teams betekent dat meestal 2 begeleiders, zodat iemand kan helpen met beeld, geluid en het wisselen van materialen.
Wanneer moet je camera's en microfoons testen?: Test alle apparatuur uiterlijk 24 uur vooraf en doe op de workshopdag nog een korte controle van 30 minuten. Neem per team reservebatterijen, extra kabels en een extra geheugenkaart mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.