Checklist voor een filmworkshop organiseren
Een filmworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen camera’s en een onderwerp klaarzetten. Je moet deelnemers op tijd informeren, rollen en opdrachten verdelen en controleren of beeld, geluid en projectie werken. Plan daarnaast ruimte voor registratie, teams en filmsets, zodat de workshop niet begint met zoeken naar kabels of lege batterijen. Met deze checklist zie je welke voorbereidingen je in de weken ervoor doet en wat je op de workshopdag controleert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Workshopruimte reserveren
Programma en filmthema bepalen
2 personen
Docent en begeleiders vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Programma naar deelnemers sturen
Filmopdracht en rollen voorbereiden
2 personen
Draaiboek en tijdschema afdrukken
Apparatuur en kabels testen
2 personen
Geheugenkaarten formatteren
Batterijen opladen
Presentatie en voorbeeldfilm klaarzetten
Boodschappen doen
2 personen
Catering gekoeld opslaan
Materialen per team verdelen
2 personen
Ruimte openen en ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
Filmsets inrichten
3 personen
Camera's en statieven plaatsen
3 personen
Microfoons en recorders testen
2 personen
Projector en scherm testen
2 personen
Werkbladen en pennen klaarleggen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Filmvoorbeelden vertonen
2 personen
Cameratechniek demonstreren
2 personen
Teams en filmrollen indelen
2 personen
Scriptideeën uitwerken
2 personen
Scripts kort presenteren
2 personen
Draaiplannen per team maken
2 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Opnames begeleiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Gebruikte borden verzamelen
2 personen
Videobestanden verzamelen
2 personen
Montageprogramma demonstreren
2 personen
Ruwe montage per team maken
4 personen
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
Films exporteren
2 personen
Eindfilms controleren
2 personen
Première presenteren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Filmdata veilig kopiëren
2 personen
Camera's en accessoires inpakken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Deelnemers de films toesturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 24
- Registratietafel
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Videocamera'saantal 4
- Statievenaantal 4
- Geluidsrecordersaantal 4
- Richtmicrofoonsaantal 4
- Lavaliermicrofoonsaantal 4
- Koptelefoonsaantal 8
- Videolampenaantal 8
- Lichtstatievenaantal 8
- Projector
- Projectiescherm
- Laptopaantal 4
- HDMI-kabelsaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Geheugenkaartenaantal 8
- USB-kaartlezersaantal 4
- Externe harde schijfaantal 2
Filmbenodigdheden
- Filmklappersaantal 4
- Scriptmappenaantal 8
- Klembordenaantal 8
- Rekwisietenboxenaantal 4
- Gaffer tapeaantal 8
- Markeerkegelsaantal 12
- Papieren filmbordenaantal 24
- Balpennenaantal 30
- Potlodenaantal 30
- Markeerstiftenaantal 12
- Whiteboard
- Whiteboardstiftenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 30
- Bordenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
- Koffiekopjesaantal 24
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 3
- Koelboxenaantal 2
- Serveerbladenaantal 4
- Scharenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 4
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 6
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Emmersaantal 2
- Vloermoppenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma, de filmopdracht en de rolverdeling uiterlijk enkele dagen vooraf bij de deelnemers neer. Zo kunnen zij vragen stellen voordat de teams starten en hoef je de uitleg niet telkens opnieuw te geven.
- Test camera’s, statieven, recorders, microfoons en kabels minimaal één dag vooraf met dezelfde laptop, projector en aansluitingen die je op locatie gebruikt. Laad batterijen op en formatteer geheugenkaarten pas nadat je de benodigde beelden veilig hebt opgeslagen.
- Maak per team een eigen materiaalset met camera, statief, geluidsrecorder, microfoon, koptelefoon, geheugenkaart en een korte controlelijst. Leg ook gaffer tape, filmklappers en rekwisietenboxen klaar op een vaste uitgifteplek.
- Richt de ruimte vóór de ontvangst in: zet de registratietafel bij de ingang, maak filmsets vrij en houd kabels uit looproutes met gaffer tape. Reserveer daarnaast een duidelijke plek voor jassen, tassen en gekoelde catering.
- Controleer de eindpresentatie vóór de deelnemers binnenkomen. Zet de voorbeeldfilm en presentatie al klaar op de laptop, test de projector en het scherm en houd een externe harde schijf of USB-kaartlezer beschikbaar voor het overzetten van materiaal.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een filmworkshop organiseren?
- Reserveer de workshopruimte en leg docent en begeleiders bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna meteen, zodat je tijd houdt om aanmeldingen, dieetwensen en teamindelingen te verwerken.
- Welke apparatuur heb je nodig voor een filmworkshop?
- Reken per team op een videocamera, statief, geluidsrecorder, microfoon, koptelefoon en een geheugenkaart. Voor de gezamenlijke presentatie heb je daarnaast een laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen nodig.
- Wanneer moet je apparatuur voor een filmworkshop testen?
- Doe een volledige test uiterlijk 1 dag voor de workshop en controleer op de ochtend zelf nog beeld, geluid en projectie. Laad batterijen vooraf op, formatteer geheugenkaarten en neem powerbanks of reservekabels mee.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een filmworkshop klaar te zetten?
- Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor het openen en ventileren van de ruimte, het opstellen van tafels en stoelen, registratie, filmsets en apparatuur. Houd daarna nog 15 minuten over voor een laatste controle voordat deelnemers arriveren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!