Zo organiseer je een filmworkshop zonder technische chaos

Een filmworkshop vraagt om meer voorbereiding dan alleen camera’s klaarleggen. Je regelt eerst de locatie, het programma en de deelnemersinformatie, en werkt daarna toe naar teams, opdrachten en apparatuurtests. Vooral toestemmingsformulieren, opgeladen accu’s en voldoende tijd voor het overzetten van beelden worden vaak te laat geregeld. Met deze volgorde weten deelnemers bij binnenkomst waar ze moeten zijn en kun je op de dag zelf vooral begeleiden en filmen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemersinformatie versturen
7
Toestemmingsformulieren maken
8
Toestemmingen verzamelen
9
Filmteams indelen
10
Filmopdrachten voorbereiden
2 personen
11
Apparatuur reserveren
12
Camera's en audio testen
2 personen
13
Accu's opladen
14
Geheugenkaarten formatteren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Werkbladen printen
17
Ruimte schoonmaken
2 personen
18
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
19
Projector en scherm testen
2 personen
20
Werkstations aansluiten
2 personen
21
Ontvangsttafel inrichten
22
Catering klaarzetten
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Aanwezigheid registreren
25
Workshop introduceren
26
Filmveiligheid uitleggen
27
Filmteams briefen
2 personen
28
Apparatuur uitdelen
2 personen
29
Cameratechniek demonstreren
30
Opnames begeleiden
4 personen
31
Dranken bijvullen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Bestanden naar laptops kopiëren
3 personen
34
Montage uitleggen
35
Filmteams begeleiden bij montage
4 personen
36
Films verzamelen
37
Vertoning voorbereiden
2 personen
38
Films vertonen
2 personen
39
Deelnemers bedanken
40
Apparatuur innemen
3 personen

Nazorg

41
Werkbestanden veiligstellen
2 personen
42
Apparatuur schoonmaken
2 personen
43
Ruimte opruimen
3 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Locatie schoon achterlaten
2 personen
47
Apparatuur retourneren
2 personen
48
Films met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Videocamera'saantal 4
Statievenaantal 4
Richtmicrofoonsaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Koptelefoonsaantal 8
LED-lampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 8
Kaartlezersaantal 4
Geheugenkaartenaantal 8
Acculadersaantal 8
Externe harde schijvenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffertapeaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 2
Waterkannenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 24
Filmklapbord
Achtergronddoekaantal 2

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je teams indeelt. Plan naast uitleg en filmen ook minimaal 30 minuten voor voorbereiding, beeldselectie en het overzetten van bestanden naar laptops of externe harde schijven.
Test camera’s, richtmicrofoons, draadloze microfoons, projectors en HDMI-kabels uiterlijk 1 dag vooraf. Laad alle accu’s op, formatteer geheugenkaarten en controleer per camera of beeld én geluid worden opgenomen.
Verzamel toestemmingsformulieren vóór je de filmteams definitief maakt. Stuur deelnemersinformatie minstens 3 dagen vooraf, met de begintijd, locatie, mee te nemen spullen en het moment waarop de eindpresentatie plaatsvindt.
Maak filmopdrachten die binnen de beschikbare tijd uitvoerbaar zijn. Reken per team op één camera, één geluidsoplossing en een vaste plek waar bestanden worden ingeleverd; zo voorkom je dat meerdere teams dezelfde apparatuur of laptop nodig hebben.
Richt de ruimte in volgorde van gebruik in: ontvangsttafel bij de ingang, werkstations met tafels en stoelen, daarna de projectieplek. Zet verlengsnoeren en stekkerdozen vóór aankomst vast met gaffertape en houd minstens één vrije doorgang over.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een filmworkshop?: Plan voor een korte workshop minimaal 3 uur: ongeveer 30 minuten ontvangst en introductie, 90 minuten filmen en 60 minuten monteren of vertonen. Reserveer daarnaast 15 tot 30 minuten uitloop voor technische problemen en het verzamelen van apparatuur.
Hoeveel deelnemers kunnen in één filmteam?: Vier deelnemers per team werkt meestal praktisch: één persoon filmt, één doet geluid, één speelt of regisseert en één bewaakt de opdracht. Bij meer dan 5 deelnemers per team krijgen sommige deelnemers te weinig te doen; maak dan extra teams en reserveer extra camera’s, microfoons en werkstations.
Wanneer moet ik toestemmingsformulieren voor een filmworkshop regelen?: Stuur de formulieren tegelijk met de uitnodiging en verzamel ze uiterlijk 3 dagen vóór de workshop. Controleer de lijst de dag ervoor, zodat je weet wie wel of niet herkenbaar in beeld mag en je opdrachten daarop kunt aanpassen.
Hoeveel apparatuur heb ik nodig voor een filmworkshop?: Reken per filmteam op één videocamera, één statief en één geluidsoplossing, plus één laptop per montage- of werkstation. Leg minimaal één reservegeheugenkaart en extra accu per camera klaar en test de volledige set uiterlijk 1 dag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.