Zo organiseer je een filmworkshop zonder technische verrassingen

Begin met het programma en de beschikbare workshopruimte: pas daarna bepaal je hoeveel deelnemers en begeleiders je aankunt. Open de aanmeldingen vroeg, zodat je dieetwensen, ervaring en beeldtoestemmingen op tijd verzamelt. Werk vervolgens de groepsindeling, werkbladen, filminstructie en eenvoudige shotlist uit. De meeste problemen ontstaan niet tijdens het filmen, maar bij lege accu’s, volle geheugenkaarten, ontbrekende kabels of software die pas op de dag zelf wordt getest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bepaal het workshopprogramma
2 personen
2
Reserveer de workshopruimte
3
Maak de uitnodiging
4
Verstuur de uitnodigingen
5
Open de aanmeldingen
6
Verwerk de aanmeldingen
7
Verzamel dieetwensen
8
Bevestig de deelnemers
9
Maak de groepsindeling
2 personen
10
Maak het draaiboek
11
Maak de werkbladen
12
Bereid de filminstructie voor
13
Maak een eenvoudige shotlist
14
Regel beeldtoestemmingen
15
Test de camera's
2 personen
16
Laad alle accu's op
17
Formatteer de geheugenkaarten
18
Installeer de montagesoftware
2 personen
19
Print de workshopmaterialen
20
Doe de boodschappen
2 personen
21
Label de apparatuur
2 personen
22
Controleer de workshopruimte
2 personen
23
Zet de tafels op
3 personen
24
Zet de stoelen klaar
3 personen
25
Plaats de projectieset
2 personen
26
Test beeld en geluid
2 personen
27
Leg de camerasets klaar
3 personen
28
Zet de ontvangsttafel klaar
2 personen
29
Zet koffie en thee klaar
2 personen

Event

30
Ontvang de deelnemers
3 personen
31
Registreer de aanwezigheid
2 personen
32
Licht het programma toe
33
Geef de filminstructie
2 personen
34
Demonstreer de camera
2 personen
35
Verdeel de deelnemersgroepen
2 personen
36
Begeleid het scriptwerk
4 personen
37
Verzorg de middagpauze
3 personen
38
Begeleid de filmopnames
5 personen
39
Verzamel de videobestanden
2 personen
40
Begeleid de montage
4 personen
41
Vul dranken en hapjes bij
2 personen
42
Toon de eindfilms
2 personen
43
Begeleid de nabespreking
2 personen
44
Sluit de workshop af

Nazorg

45
Maak een back-up van de films
2 personen
46
Ruim de apparatuur op
3 personen
47
Was het servies af
2 personen
48
Sorteer het afval
2 personen
49
Maak de ruimte schoon
3 personen
50
Retourneer gehuurde apparatuur
2 personen
51
Archiveer de toestemmingen
52
Verstuur de gemaakte films
53
Stuur de deelnemersinformatie na

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Ontvangsttafel
Flip-overbord
Flip-overblokkenaantal 2

Apparatuur

Videocamera'saantal 6
Statiefsetsaantal 6
Richtmicrofoonsaantal 6
Koptelefoonsaantal 6
Laptopsaantal 6
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 4
Kaartlezersaantal 6
SD-kaartenaantal 12
Camera-accu'saantal 12
USB-sticksaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24
Gaffer tapeaantal 6
Kabelbindersaantal 50

Servies

Mokkenaantal 24
Drinkglazenaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Bezem en blik
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per groep minimaal één camera, statiefset, richtmicrofoon en koptelefoon. Test elke combinatie vooraf en laad alle camera-accu’s uiterlijk de avond ervoor op.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de workshop, zodat je de groepsindeling, dieetwensen en beeldtoestemmingen kunt verwerken voordat je het draaiboek definitief maakt.
Maak voor de filmoefening een eenvoudige shotlist met per scène het beeld, geluid en benodigde locatie. Zo blijven deelnemers gericht werken en hoef je minder ter plekke uit te leggen.
Controleer laptops, montagesoftware, kaartlezers en SD-kaarten minstens één dag vooraf. Formatteer kaarten pas nadat je hebt gecontroleerd dat belangrijke bestanden veilig zijn opgeslagen.
Zet techniek eerst klaar en loop alle aansluitingen na: beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, luidsprekers, stekkerdozen en verlengsnoeren. Gebruik gaffer tape en kabelbinders om looproutes vrij te houden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmworkshop organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met het programma, de ruimte en de uitnodiging. Reserveer de laatste week voor aanmeldingen verwerken, groepsindeling, toestemmingen en technische tests.
Hoeveel deelnemers passen er in een filmworkshop?: Houd groepen van 3 tot 5 deelnemers aan als iedereen zelf wil filmen en monteren. Stem het maximum af op het aantal camera’s, laptops en begeleiders; met 20 deelnemers heb je bijvoorbeeld minstens 4 werksets nodig.
Wanneer test je de camera’s en montagesoftware?: Test camera’s, microfoons, geheugenkaarten en montagesoftware uiterlijk 1 dag voor de workshop. Controleer ook beeld en geluid via de beamer en luidsprekers, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te starten.
Hoe regel je beeldtoestemmingen voor een filmworkshop?: Vraag de toestemming vóór de workshop op, tegelijk met de aanmelding of uiterlijk bij de deelnemersbevestiging. Bewaar per deelnemer een duidelijke registratie en laat zonder toestemming geen herkenbare beelden opnemen of vertonen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.