Zo organiseer je een filmlezing zonder technische verrassingen

Een filmlezing bestaat uit meer dan een film afspelen en een spreker uitnodigen. Je moet vroeg de filmrechten, filmversie en technische eisen vastleggen, terwijl je tegelijk de aanmeldingen en catering organiseert. Begin met datum, programma en locatie; werk daarna naar techniek, bezoekersinformatie en zaalopbouw toe. Test de film en presentatie uiterlijk één dag vooraf en reserveer op de dag zelf tijd voor het aansluiten van beeld, geluid en verlichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Sprekerinformatie publiceren
7
Filmrechten controleren
8
Filmversie aanleveren
9
Locatie reserveren
10
Techniek reserveren
11
Catering bestellen
12
Programma afdrukken
13
Naamkaartjes maken
14
Bezoekerslijst bijwerken
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Film en presentaties testen
2 personen
17
Dranken koelen
18
Locatie openen
2 personen
19
Ruimte inspecteren
2 personen
20
Stoelen opstellen
3 personen
21
Tafels opstellen
2 personen
22
Projectiescherm plaatsen
2 personen
23
Projector aansluiten
2 personen
24
Geluid aansluiten
2 personen
25
Licht instellen
26
Film volledig testen
2 personen
27
Koffiepunt inrichten
2 personen
28
Hapjes klaarzetten
2 personen
29
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

30
Bezoekers ontvangen
3 personen
31
Programma uitdelen
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Lezing begeleiden
34
Film vertonen
2 personen
35
Pauzehapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Vragenronde begeleiden
38
Borrelhapjes serveren
2 personen
39
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Servies verzamelen
2 personen
41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Meubilair terugplaatsen
3 personen
45
Techniek retourneren
46
Locatie afsluiten
47
Gevonden voorwerpen afhandelen
48
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffielepelsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3

Decoratie

Rode loper
Filmpostersaantal 6
Posterklemmenaantal 12
Naamkaartjesaantal 60

Catering

Drankdispensersaantal 2
Presentatieplateausaantal 8
Servettenhoudersaantal 6
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Tips

Leg filmrechten en de benodigde filmversie vast voordat je het programma publiceert. Vraag ook na welk bestandsformaat, welke aansluitingen en welke ondertiteling de spreker of distributeur nodig heeft.
Open het aanmeldformulier zodra datum en programma definitief zijn. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de filmlezing, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
Reserveer beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, adapter, luidsprekers en microfoon als één geheel. Plan minimaal 60 minuten vóór ontvangst van de bezoekers voor aansluiten en testen.
Maak de bezoekerslijst, naamkaartjes en het programma uiterlijk 2 dagen vooraf definitief. Zet stoelen en tafels pas na een korte inspectie van de ruimte neer, zodat looproutes en zichtlijnen niet opnieuw hoeven te worden aangepast.
Koel dranken en controleer koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en servies vóór de deuren opengaan. Houd minimaal 30 minuten tussen het afronden van de zaalopbouw en de ontvangst van de eerste bezoekers voor ontbrekende spullen of kabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmlezing organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de datum, locatie, spreker en filmrechten; daarna kun je het programma publiceren en aanmeldingen openen.
Wanneer moet je de filmrechten voor een filmlezing regelen?: Controleer de filmrechten voordat je uitnodigingen verstuurt, bij voorkeur 6 weken voor de bijeenkomst. Zonder bevestiging van de rechten kun je het programma of de filmvertoning nog niet definitief aankondigen.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek voor een filmlezing te testen?: Plan minimaal 60 minuten voor het aansluiten van projector, scherm, laptop en geluid. Test de volledige film en presentatie daarnaast uiterlijk 24 uur vooraf, zodat je nog een andere kabel, adapter of filmversie kunt regelen.
Wanneer moet je de catering en dieetwensen voor een filmlezing vastleggen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Bestel daarna de catering en controleer op de dag zelf of koffie, water, glazen, borden en bestek klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.