Zo organiseer je een filmavond zonder verrassingen

Begin niet met snacks of decoratie, maar met de locatie, filmrechten en techniek. Leg daarna de filmselectie, aanmeldingen en het programma vast, zodat je weet hoeveel stoelen, bekers en porties je nodig hebt. Test de beamer, laptop, HDMI-adapters en speakers vooraf op dezelfde plek als tijdens de filmavond. Op de dag zelf bouw je eerst scherm en geluid op, daarna richt je de ontvangst en catering in. Zo voorkom je dat gasten wachten terwijl er nog kabels of ondertitels moeten worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Filmrechten controleren
3
Filmselectie maken
2 personen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma en tijden vastleggen
2 personen
9
Bezoekerslijst maken
10
Filmbestanden downloaden
11
Techniek vooraf testen
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Materialen verzamelen
2 personen
14
Filmprogramma printen
15
Snacks vooraf portioneren
3 personen
16
Locatie controleren
2 personen
17
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
18
Projectiescherm opbouwen
2 personen
19
Projector aansluiten
2 personen
20
Geluid aansluiten
2 personen
21
Verlichting instellen
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Snacks uitstallen
3 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Informatiebord ophangen
26
Entree en registratie inrichten
2 personen
27
Technische eindtest uitvoeren
2 personen

Event

28
Bezoekers ontvangen
3 personen
29
Aanmeldingen afvinken
2 personen
30
Dranken en snacks serveren
3 personen
31
Film aankondigen
32
Film starten
33
Techniek tijdens film bewaken
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Snacks bijvullen
2 personen
36
Pauze aankondigen
37
Pauzesnacks serveren
3 personen
38
Tweede film starten
39
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
40
Laatste film aankondigen
41
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Snacks en dranken opruimen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Zaal schoonmaken
4 personen
47
Meubilair terugplaatsen
4 personen
48
Decoratie verwijderen
2 personen
49
Apparatuur opbergen
2 personen
50
Materialen retourneren
2 personen
51
Gevonden voorwerpen verzamelen
52
Locatie eindcontroleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Inschrijftafel
Barkrukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 5
Speakersaantal 2
Audiokabelsaantal 2
Microfoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Glazenaantal 60
Kommetjesaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Filmpostersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Filmklappersaantal 4
Pijlbordjesaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
LED-lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakkar

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de filmrechten minstens 3 tot 4 weken vooraf. Een film die je privé mag streamen, mag niet automatisch tijdens een openbare filmavond worden vertoond.
Plan de techniekstest uiterlijk 1 week vooraf en gebruik de bestanden, laptop en kabels die je op de avond zelf gebruikt. Controleer ook het geluid, de ondertitels en de aansluiting van HDMI-adapters.
Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de filmavond. Verwerk daarna dieetwensen en maak de bezoekerslijst, zodat je snacks en zitplaatsen niet op een gok baseert.
Zet snacks vooraf in porties klaar en reken per bezoeker op 2 tot 3 snackporties voor een film van ongeveer 2 uur. Houd dranken koud en zet koffie en thee pas vlak voor binnenkomst klaar.
Reserveer op de dag zelf minimaal 90 minuten voor opbouw en controleer 30 minuten voor aanvang opnieuw beeld, geluid en verlichting. Hang het informatiebord op en leg het filmprogramma bij de inschrijftafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmavond organiseren?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met de locatie, filmrechten en filmselectie. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de avond.
Hoeveel tijd heb je nodig om een filmavond op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor stoelen, tafels, projectiescherm, beamer en geluid. Reserveer daarnaast 30 minuten vóór aanvang voor een laatste beeld- en geluidstest.
Hoeveel snacks heb je nodig voor een filmavond?: Reken op 2 tot 3 snackporties per persoon voor een film van ongeveer 2 uur. Maak de porties vooraf klaar op basis van de definitieve bezoekerslijst en controleer de verzamelde dieetwensen.
Wanneer moet je de techniek voor een filmavond testen?: Doe een volledige test uiterlijk 1 week vooraf en herhaal de controle op de dag zelf. Test beamer, scherm, laptop, HDMI-kabels, adapters, speakers, audiokabels en ondertiteling samen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.