Zo organiseer je een filmavond zonder technische verrassingen

Begin een filmavond niet met hapjes, maar met de zaal, filmkeuze en rechten. Daarna leg je de aanmeldingen, dieetwensen en boodschappen vast, zodat je weet hoeveel stoelen, glazen en snacks nodig zijn. Test de projector, laptop of Blu-rayspeler en geluidsinstallatie ruim vóór de ontvangst. Op de dag zelf werk je van zaalindeling naar techniek, catering en entree; zo voorkom je dat kabels, koeling of het programma pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal reserveren
2
Filmrechten controleren
3
Film selecteren
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Programma afdrukken
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Film downloaden of ophalen
12
Techniek vooraf testen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Dranken koelen
15
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
16
Zaal ventileren
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen opstellen
3 personen
19
Projectiescherm plaatsen
2 personen
20
Projector aansluiten
2 personen
21
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
22
Verlichting instellen
23
Route en garderobe markeren
24
Entreebalie inrichten
2 personen
25
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

26
Bezoekers ontvangen
3 personen
27
Programma toelichten
28
Koffie en thee serveren
3 personen
29
Hapjes serveren
3 personen
30
Film starten
31
Filmvertoning begeleiden
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Pauzedrankjes klaarzetten
2 personen
34
Pauzehapjes serveren
3 personen
35
Film hervatten
36
Filmvertoning afronden
37
Afscheid nemen van bezoekers
2 personen

Nazorg

38
Servies verzamelen
3 personen
39
Eten en drinken opruimen
2 personen
40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Apparatuur inpakken
2 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Zaal schoonmaken
3 personen
46
Toiletten controleren
47
Gevonden voorwerpen verzamelen
48
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Garderoberekaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Blu-rayspeler
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
HDMI-kabelsaantal 2
Audiokabelsaantal 3
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Afstandsbedieningenaantal 2
Reservebatterijenaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Nachtlampjesaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Schaaltjesaantal 12

Decoratie

Filmavondpostersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Pijlbordjesaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de filmrechten voordat je de uitnodigingen verstuurt. Plan daarna minstens één volledige technische test met de film, projector, HDMI-kabels en luidsprekers, niet alleen een controle of alles aangaat.
Verwerk aanmeldingen in twee momenten: noteer dieetwensen direct en bevestig de deelname uiterlijk enkele dagen voor de filmavond. Zo kun je het aantal stoelen, borden, glazen en porties tijdig aanpassen.
Zet de techniek niet pas na de stoelen klaar. Plaats scherm en projector eerst, test beeld en geluid vanaf de achterste stoel en leg verlengkabels en stekkerdozen zo dat niemand bij de entree of garderobe erover struikelt.
Koel dranken en bereid hapjes vóór de gasten binnenkomen. Houd voor het eerste uur ongeveer twee tot drie drankjes per persoon aan en zet water, koffie en thee apart zodat de entree niet vastloopt.
Reserveer het laatste halfuur vóór aanvang voor de ontvangst: ventileer de zaal, controleer de verlichting, markeer route en garderobe en instrueer het ontvangstteam over programma, zitplaatsen en late binnenkomst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmavond organiseren?: Reserveer zaal en controleer de filmrechten bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de avond en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor aanvang.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een filmavond?: Zet voor iedere bevestigde aanmelding één stoel klaar en houd 5 tot 10 procent reserve als de ruimte dat toelaat. Controleer daarnaast of er plek blijft voor looppaden, tafels en een vrije zichtlijn naar het scherm.
Wanneer moet je de techniek van een filmavond testen?: Test projector, scherm, afspeelapparaat, kabels en geluid minstens 1 dag vooraf met de volledige film. Doe op de avond zelf nog een korte controle zodra alles is aangesloten, bij voorkeur 60 tot 90 minuten voor ontvangst.
Hoeveel drankjes moet je inkopen voor een filmavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, naast water. Tel koffie en thee apart en koop extra bekers of glazen mee: reken op 1,5 tot 2 stuks per gast als je niet tussendoor wilt afwassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.