Zo organiseer je een filmavond zonder technische stress

Begin een filmavond niet met snacks, maar met de filmkeuze, vertoningsrechten en de ruimte. Leg daarna vast hoeveel bezoekers je verwacht, zodat je stoelen, bekers en boodschappen kunt plannen. Reserveer beamer, scherm, laptop en luidsprekers ruim vooraf en test het filmbestand minstens één keer. Op de dag zelf werk je van opbouw naar techniek, ontvangst en catering; zo staat alles klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Filmselectie vastleggen
2 personen
2
Vertoningsrechten controleren
3
Ruimte reserveren
4
Apparatuur reserveren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Filmbestand controleren
10
Boodschappenlijst afronden
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Apparatuur ophalen
2 personen
13
Ruimte vooraf inspecteren
2 personen
14
Boodschappen sorteren
2 personen
15
Ruimte schoonmaken
3 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen opstellen
3 personen
18
Scherm en projector plaatsen
2 personen
19
Geluid aansluiten
2 personen
20
Beeld en geluid testen
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Snacks klaarzetten
2 personen
23
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
24
Ontvangsttafel inrichten

Event

25
Bezoekers verwelkomen
2 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Dranken en snacks serveren
3 personen
28
Film starten
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Snacks aanvullen
2 personen
31
Pauze aankondigen
32
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
33
Film beëindigen
34
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

35
Apparatuur uitschakelen
2 personen
36
Servies afwassen
3 personen
37
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
38
Afval wegbrengen
2 personen
39
Ruimte schoonmaken
3 personen
40
Overgebleven catering opslaan
2 personen
41
Apparatuur inpakken
2 personen
42
Ruimte afsluiten
2 personen
43
Apparatuur retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Ontvangsttafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiemokkenaantal 20
Snackkommenaantal 8
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Audiokabelaantal 2
Verdeeldozenaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Afstandsbediening
Reservebatterijenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 3
Boodschappen

Decoratie

Filmplakkaataantal 4
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmeraantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Tips

Controleer de vertoningsrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer het filmbestand daarna op de laptop waarop je gaat afspelen, bij voorkeur uiterlijk één dag vooraf.
Plan de apparatuur niet pas op de filmavond. Haal beamer, projectiescherm, luidsprekers, HDMI-kabel, audiokabels en verlengkabels tijdig op en neem reservebatterijen voor de afstandsbediening mee.
Reserveer voor de opbouw minimaal 90 minuten. Zet eerst tafels en stoelen neer, plaats daarna scherm en projector en test vervolgens beeld, geluid en de lengte van de kabels.
Verwerk dieetwensen vóór je boodschappenlijst definitief wordt. Zet dranken in koelboxen en snacks in kommen klaar voordat de ontvangst begint, zodat je tijdens de entree niet meer hoeft te portioneren.
Maak de route naar de zaal zichtbaar met een welkomstbord en pijlborden. Richt een ontvangsttafel in en houd bezem, stoffer en blik, dweil en afvalbakken apart beschikbaar voor morsen en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmavond organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met filmkeuze, vertoningsrechten, ruimte en apparatuur. Verstuur uitnodigingen zodra die vier punten vaststaan; plan de techniekcontrole uiterlijk 1 dag voor de avond.
Hoeveel tijd heb je nodig om een filmavond op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, scherm, projector, geluid, catering en bewegwijzering. Reserveer nog 30 minuten extra als je apparatuur voor het eerst op deze locatie gebruikt.
Wanneer moet ik vertoningsrechten voor een film regelen?: Controleer de rechten voordat je de film aankondigt of uitnodigingen verstuurt, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Zonder bevestiging van de rechten kun je de filmkeuze nog moeten wijzigen.
Hoe test ik de techniek voor een filmavond?: Speel het volledige filmbestand of minimaal de eerste 10 minuten af op de gebruikte laptop. Test dit uiterlijk 1 dag vooraf én nog 30 minuten voor ontvangst op beeld, geluid, kabels en stroom.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.