Zo organiseer je een filmavond zonder technische verrassingen
Begin een filmavond niet met hapjes of versiering, maar met de film, de rechten en de locatie. Leg daarna vast hoeveel bezoekers je verwacht, welke techniek nodig is en wie helpt bij entree, catering en opbouw. Test het filmbestand, beeld en geluid ruim vóór de zaal opengaat. Met een bijgewerkte bezoekerslijst, een geprint draaiboek en een vaste opbouwvolgorde voorkom je de problemen die op het laatste moment ontstaan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Film en programma kiezen
2 personen
- 2
Filmrechten controleren
- 3
Locatie en zaal reserveren
- 4
Projector en scherm reserveren
- 5
Uitnodigingen opstellen
- 6
Uitnodigingen versturen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Bezoekerslijst bijwerken
- 10
Vrijwilligers indelen
- 11
Techniek en kabels controleren
2 personen
- 12
Filmbestand testen
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Dranken koelen
2 personen
- 15
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 16
Aanwezigheidslijst printen
- 17
Draaiboek en contactlijst printen
- 18
Zaal en toiletten controleren
2 personen
- 19
Stoelen opstellen
3 personen
- 20
Tafels voor catering plaatsen
2 personen
- 21
Scherm en projector opstellen
2 personen
- 22
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 23
Techniek volledig testen
2 personen
- 24
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 25
Versiering ophangen
2 personen
- 26
Hapjes en drank klaarzetten
3 personen
- 27
Kassa en donatiebox klaarzetten
2 personen
- 28
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 29
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 30
Aanmeldingen afvinken
2 personen
- 31
Hapjes en dranken serveren
3 personen
- 32
Filmavond openen
- 33
Film starten
- 34
Dranken bijvullen
2 personen
- 35
Pauzehapjes klaarzetten
2 personen
- 36
Pauze en herstart begeleiden
2 personen
- 37
Toiletten en zaal controleren
- 38
Film hervatten en techniek bewaken
- 39
Warme dranken serveren
2 personen
- 40
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 42
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
- 43
Servies afwassen
3 personen
- 44
Cateringtafels opruimen
2 personen
- 45
Stoelen en tafels terugzetten
3 personen
- 46
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
- 47
Decoratie verwijderen
2 personen
- 48
Materialen controleren en inpakken
2 personen
- 49
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 6
- Klaptafel entree
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- HDMI-adapteraantal 2
- Speakersaantal 2
- Audiokabelaantal 2
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Kabeltapeaantal 2
- Presentatie-afstandsbediening
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerkommenaantal 10
- Serveerschalenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 6
Decoratie
- Filmavondpostersaantal 6
- Tafelkledenaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
- Filmklapperdecoratieaantal 2
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Noodverlichtingaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer filmrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Een film die je privé mag bekijken, mag niet automatisch openbaar worden vertoond; regel dit bij voorkeur enkele weken vooraf.
- Test laptop, HDMI-kabel, HDMI-adapter, beamer, scherm en speakers samen met het filmbestand. Controleer ook het geluid via de juiste audiokabel en leg kabels vast met kabeltape.
- Plan de zaalopbouw in deze volgorde: stoelen en cateringtafels plaatsen, scherm en projector opstellen, geluidsinstallatie aansluiten en daarna de volledige filmtechniek testen. Reserveer hiervoor minimaal 60 minuten vóór binnenkomst.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en werk de bezoekerslijst dagelijks bij in de laatste week. Print de aanwezigheidslijst en contactlijst op de dag zelf, zodat je niet afhankelijk bent van een telefoon of internetverbinding.
- Koel dranken enkele uren vooraf in koelboxen en bereid hapjes vóór de entree opent. Zet bij de ingang een klaptafel met bewegwijzering neer en controleer zaal en toiletten nog één keer voordat bezoekers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een filmavond organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met filmkeuze, filmrechten, locatie en apparatuur. Verstuur uitnodigingen zodra datum, zaal en programma vaststaan; verwerk dieetwensen in de laatste week.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een filmavond op te bouwen?
- Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw en technische controle. Trek ongeveer 30 minuten uit voor stoelen en catering, 30 minuten voor scherm en geluid en nog 30 minuten voor een volledige test met het filmbestand.
- Wanneer moet je de filmtechniek testen?
- Test laptop, beamer, scherm, kabels en speakers minstens één keer vooraf en opnieuw op de dag zelf. Start de laatste test minimaal 60 minuten vóór de deuren opengaan, inclusief beeld, geluid en ondertiteling.
- Hoeveel drankjes heb je nodig voor een filmavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Koel de dranken enkele uren vooraf en houd extra water beschikbaar naast koffie en thee.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!