Zo organiseer je een fietsworkshop

Begin met de locatie, de workshopbegeleider en een programma waarin deelnemers stap voor stap aan hun fiets werken. Bepaal daarna hoeveel werkstations je nodig hebt en koppel daar fietsen, stands, gereedschap en begeleiding aan. Verstuur uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voor koffie, thee en andere dranken. Op de dag zelf draait alles om een veilige opstelling, een korte uitleg en materiaal dat per station al klaarligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Workshopbegeleider vastleggen
3
Programma en onderdelen bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Bevestiging aan deelnemers sturen
9
Werkstations indelen
2 personen
10
Werkbladen printen
11
Materialen controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Fietsgereedschap klaarzetten
2 personen
14
Dranken koelen
15
Locatie openen
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Werkbanken en stands plaatsen
3 personen
18
Gereedschap per station verdelen
3 personen
19
Registratietafel inrichten
2 personen
20
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
21
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

22
Deelnemers ontvangen
3 personen
23
Fietsen per werkstation plaatsen
3 personen
24
Programma en veiligheid toelichten
25
Basiscontrole van fietsen begeleiden
4 personen
26
Remmen en versnellingen afstellen
4 personen
27
Koffiepauze serveren
2 personen
28
Dranken bijvullen
29
Banden en binnenbanden behandelen
4 personen
30
Lichte maaltijd serveren
3 personen
31
Werkstations tussentijds opruimen
3 personen
32
Ketting en aandrijving onderhouden
4 personen
33
Verlichting en accessoires controleren
3 personen
34
Vragenronde begeleiden
2 personen
35
Werkbladen uitdelen
2 personen
36
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

37
Gereedschap verzamelen
3 personen
38
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Vloer en werkbanken schoonmaken
3 personen
42
Locatie afsluiten
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Restanten gekoeld bewaren
45
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Registratietafel

Sportmateriaal

Fietsreparatiestandsaantal 8
Wielkeggenaantal 8
Fietspompenaantal 4
Fietshelmenaantal 10
Verkeerskegelsaantal 12
Oefenfietsenaantal 2
Reservewielenaantal 4
Fietsverlichtingsetsaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 12
Plaksetsaantal 8
Kettingolieaantal 4
Fietskettingreinigersaantal 4
Reservekettingenaantal 4
Rembloksetsaantal 8
Kabelbindersaantal 100
Werkhandschoenenaantal 40
Beschermmattenaantal 8

Apparatuur

Fietsgereedschapskoffersaantal 4
Momentsleutelsaantal 2
Inbussleutelsetsaantal 4
Kettingponsenaantal 2
Kettingmetersaantal 2
Bandenlichtersaantal 16
Multimetersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Projectiescherm
Beamer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiemokkenaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Opslagbakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Poetsdoekenaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffer

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Stiftenaantal 12
Richtingsbordenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per werkstation één fiets, één reparatiestand en een complete gereedschapsset. Controleer vóór de workshop vooral momentsleutels, inbussleutels, kettingponsen en bandenlichters; één ontbrekend specialistisch stuk legt een hele groep stil.
Maak de veiligheidscontrole vóór deelnemers binnenkomen. Zet wielkeggen en fietshelmen klaar, controleer verlengkabels en stekkerdozen en houd verkeerskegels vrij van looproutes.
Leg reserveonderdelen niet centraal op een hoop, maar verdeel ze per onderwerp. Reservebinnenbanden, plaksets, rembloksets, reservekettingen en fietsverlichtingsets zijn sneller te pakken wanneer een deelnemer tijdens de basiscontrole direct iets nodig heeft.
Stuur de bevestiging uiterlijk enkele dagen vooraf met starttijd, programma en wat deelnemers aan hun fiets moeten meenemen. Werk de deelnemerslijst daarna nog één keer bij, zodat de indeling van fietsen en werkstations klopt.
Open de locatie ruim vóór aanvang om tafels, stoelen, werkbanken en stands op te stellen. Test beamer en speaker vooraf en bereid koffie en thee pas nadat gereedschap, fietsen en veiligheidsmateriaal op hun vaste plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel werkstations heb je nodig voor een fietsworkshop?: Reken in principe met één werkstation per fiets die tegelijk wordt behandeld. Plan daarnaast ongeveer 10 tot 15 minuten speling per onderdeel, zodat een vertraagde controle niet meteen de hele workshop ophoudt.
Hoe lang duurt een fietsworkshop?: Voor een workshop met ontvangst, veiligheidsuitleg en een basiscontrole kun je meestal 2 tot 3 uur plannen. Reserveer minstens 30 minuten extra voor opbouw en ongeveer 20 minuten voor opruimen.
Wanneer moet je deelnemers uitnodigen voor een fietsworkshop?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de workshop, zodat je de deelnemerslijst, dieetwensen, werkstations en materialen tijdig kunt afronden.
Welke reserveonderdelen moet je klaarleggen voor een fietsworkshop?: Leg per enkele werkstations reservebinnenbanden, plaksets, kettingolie, kettingreinigers, kabelbinders en enkele veelgebruikte rembloksets klaar. Controleer de voorraad uiterlijk 2 dagen vooraf en vul onderdelen aan vóór je de gereedschapskoffers verdeelt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.