Zo organiseer je een fietsweekend zonder verrassingen

Begin niet met de boodschappen, maar met het programma, de startlocatie en de overnachting. Zodra de datum en routeopzet vaststaan, kun je deelnemers laten aanmelden en dieetwensen verzamelen. Daarna controleer je de routes zelf, deel je routebestanden en regel je materiaal voor pech, zichtbaarheid en veiligheid. De laatste week draait om weersverwachting, boodschappen en deelnemersinformatie; op de dag zelf moeten registratie, fietsenstalling en routeaanduiding al klaarstaan voordat de eerste fietsers aankomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Overnachtingsplekken reserveren
4
Fietsroutes uitwerken
2 personen
5
Routes controleren
2 personen
6
Noodnummers verzamelen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Routebestanden delen
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemerslijst afdrukken
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Fietsen en materialen controleren
3 personen
16
Routeborden voorbereiden
2 personen

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Fietsparkeerplaats inrichten
2 personen
20
Registratietafel klaarzetten
2 personen
21
Routeborden plaatsen
3 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
24
Deelnemers ontvangen
2 personen
25
Fietsen en veiligheidsuitrusting controleren
3 personen
26
Welkomstbriefing geven
2 personen
27
Korte kennismaking begeleiden
2 personen
28
Middagrit begeleiden
4 personen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Avondmaaltijd bereiden
3 personen
32
Avondmaaltijd serveren
3 personen
33
Fietsverlichting controleren
2 personen
34
Avondprogramma begeleiden
2 personen
35
Ontbijt klaarzetten
3 personen
36
Ontbijt serveren
3 personen
37
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
38
Dagroute toelichten
2 personen
39
Lange fietstocht begeleiden
4 personen
40
Onderweg bevoorraden
2 personen
41
Lunch uitdelen
2 personen
42
Fietsen eerste hulp bieden
2 personen
43
Finishregistratie uitvoeren
2 personen
44
Middagdranken serveren
2 personen
45
Afsluitende maaltijd bereiden
3 personen
46
Afsluiting en bedankmoment verzorgen
2 personen

Nazorg

47
Servies afwassen
2 personen
48
Locatie opruimen
4 personen
49
Routeborden verwijderen
3 personen
50
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
51
Sanitair schoonmaken
2 personen
52
Materialen drogen en opbergen
2 personen
53
Geleende materialen retourneren
2 personen
54
Borgmaterialen controleren
55
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Bierbankenaantal 4
Fietsenrekkenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 40
Kommetjesaantal 40
Messenaantal 40
Vorkenaantal 40
Lepelsaantal 40
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 8
Fietsgereedschapaantal 4
Fietsverlichtingssetsaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 8
Verkeerspionnenaantal 12
Routebordenaantal 30
Pijlenstickersaantal 60
GPS-fietsnavigatiesaantal 4
Waterbidonsaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 2

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2

Decoratie

Welkomstbannersaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de dagafstanden vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer de startlocatie en overnachtingsplekken direct daarna, zodat je weet hoeveel deelnemers je maximaal kunt aannemen.
Controleer elke route zelf en test onderweg de routebestanden. Deel de bestanden uiterlijk enkele dagen voor vertrek en zet daarnaast routeborden en pijlen klaar voor deelnemers die niet met GPS fietsen.
Plan de materiaalcontrole minimaal één week vooraf. Controleer fietsen, verlichting, pompen, reparatiesets en reserve binnenbanden; op de ochtend zelf blijft dan alleen een korte veiligheidscheck over.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en doe de boodschappen pas nadat het deelnemersaantal is gesloten. Reken voor koffie en thee op meerdere rondes en zet dranken vóór de ontvangst gekoeld klaar.
Maak de startlocatie minstens 60 minuten voor aankomst gereed. Richt registratie, fietsrekken, tafels en stoelen in, plaats routeborden en controleer verlengsnoeren, stekkerdozen en verlichting voordat deelnemers zich melden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietsweekend organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, startlocatie en overnachting. Routes en deelnemersinformatie kun je daarna uitwerken; reserveer de laatste week voor materiaal, boodschappen en de weersverwachting.
Hoeveel materiaal heb je nodig voor een fietsweekend?: Voorzie per deelnemer een waterbidon en plan minstens één fietsparkeerplek per fiets. Leg daarnaast per groep een fietspomp en reparatieset klaar, plus reserve binnenbanden, bandenlichters en fietsgereedschap voor pech onderweg.
Wanneer moet je de fietsroutes controleren?: Controleer de routes uiterlijk 2 tot 3 weken voor het weekend en nogmaals kort voor vertrek als er werkzaamheden of slecht weer worden verwacht. Deel de definitieve routebestanden pas nadat die laatste controle is afgerond.
Hoeveel tijd heb je nodig om de startlocatie klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor het opstellen van tafels en stoelen, de registratie, fietsrekken, routeborden en koffie. Houd bij een grotere groep nog 30 minuten extra vrij voor ontvangst en veiligheidscontroles.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.