Zo organiseer je een fietsvakantie zonder verrassingen

Begin een fietsvakantie niet met de boodschappen, maar met de groep, route en overnachtingen. Leg eerst vast hoeveel deelnemers meegaan, hoeveel kilometers per dag haalbaar zijn en waar jullie slapen. Reserveer daarna bagagevervoer en maaltijden, en verzamel dieetwensen en noodcontacten. In de laatste week controleer je het weer, fietsen, verlichting en route. Zo voorkom je dat een ontbrekende binnenband, onduidelijke bagage of een volgeboekte slaapplek pas bij vertrek een probleem wordt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Noodcontacten verzamelen
6
Fietsroute selecteren
2 personen
7
Route op veiligheid controleren
2 personen
8
Overnachtingen reserveren
9
Bagagevervoer reserveren
10
Maaltijden reserveren
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Weersverwachting controleren
13
Alternatieve route voorbereiden
2 personen
14
Fietsen technisch controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Routekaarten printen
17
Bagagelabels invullen
18
Fietstassen inpakken
2 personen
19
Dranken koelen
20
Vertrekpunt klaarzetten
2 personen

Event

21
Aanwezigheid registreren
2 personen
22
Bagage innemen
2 personen
23
Fietsen en helmen controleren
2 personen
24
Route en veiligheidsregels uitleggen
25
Groepsfoto maken
26
Fietsgroep begeleiden
3 personen
27
Pauzeplek inrichten
2 personen
28
Dranken en snacks uitdelen
2 personen
29
Fietspech onderweg verhelpen
2 personen
30
Aankomst registreren
31
Bagage naar kamers brengen
2 personen
32
Avondmaaltijd serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
34
Dagprogramma voor morgen delen
35
Ontbijt klaarzetten
2 personen
36
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
37
Bagage verzamelen
2 personen
38
Tweede fietsroute begeleiden
3 personen
39
Dagelijkse fietscontrole uitvoeren
2 personen
40
Rustpauze begeleiden
2 personen
41
Water en fruit uitdelen
2 personen
42
Derde fietsroute begeleiden
3 personen
43
Afscheidslunch serveren
3 personen
44
Deelnemers uitchecken
2 personen
45
Bagage teruggeven
2 personen

Nazorg

46
Fietsen en materialen verzamelen
2 personen
47
Overgebleven eten sorteren
2 personen
48
Servies en keukenmateriaal afwassen
2 personen
49
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
50
Fietsen schoonmaken
2 personen
51
Geleende materialen retourneren
52
Routekaarten en labels opruimen
53
Locatie schoon opleveren
2 personen
54
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Reservefietsenaantal 2
Fietshelmenaantal 14
Fietsslotenaantal 14
Fietspompenaantal 3
Reparatiestandaardsaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenplaksetsaantal 4
Fietsverlichtingssetsaantal 4
Reflectievestenaantal 6
Fiets multitoolsaantal 4
Kettingolieaantal 2
Reserve remblokjesaantal 8
Bagagenetjesaantal 14
Waterbidonsaantal 20
Fietsroutehoudersaantal 14
Handdoeken voor fietsenaantal 6
Spanbandenaantal 8
Bagagekarrenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Zaklampenaantal 4

Apparatuur

Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsetsaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 2

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 14
Koelboxenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Broodmandenaantal 4
Koelelementenaantal 16

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Servettenhoudersaantal 4

Decoratie

Routepijlenaantal 20
Naamstickersaantal 20
Stiftenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route per dag op basis van de langzaamste fietser. Controleer elke etappe vooraf op verkeersdrukte, steile stukken en veilige pauzeplaatsen en houd een alternatieve route achter de hand.
Reserveer overnachtingen, maaltijden en bagagevervoer zodra het aantal deelnemers bekend is, bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken voor vertrek. Geef accommodaties meteen de definitieve dieetwensen door.
Laat deelnemers uiterlijk 2 weken vooraf hun noodcontact en bagagegegevens aanleveren. Label elke tas en maak duidelijk hoeveel bagage meegaat en op welk moment die wordt ingenomen.
Doe de technische fietscontrole in de laatste 7 dagen. Controleer banden, remmen, verlichting en sloten en leg per groep een pomp, multitool, bandenplakset en reservebinnenband klaar.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen voor vertrek. Vermeld vertrektijd, vertrekpunt, route, veiligheidsregels, weersverwachting, paklijst en wat er gebeurt als een deelnemer onderweg uitvalt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken vooraf moet je een fietsvakantie organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met deelnemers, route en overnachtingen. Voor grotere groepen of populaire fietsregio’s is 10 tot 12 weken veiliger, zodat bagagevervoer en maaltijden nog beschikbaar zijn.
Hoeveel kilometer per dag plan je tijdens een fietsvakantie?: Plan voor een gemengde groep meestal 40 tot 70 kilometer per dag. Reken extra tijd voor pauzes, routefouten en pech en plan minstens één alternatief traject per etappe.
Wanneer controleer je de fietsen voor vertrek?: Doe een eerste technische controle 2 weken vooraf en een laatste controle in de 7 dagen voor vertrek. Neem per groep minimaal één pomp, multitool, bandenplakset en reservebinnenband mee.
Hoeveel bagage neem je mee op fietsvakantie?: Spreek per deelnemer één gelabelde tas af en leg vooraf een maximumgewicht vast, bijvoorbeeld 10 tot 12 kilo. Geef de bagage uiterlijk 5 dagen voor vertrek af als je bagagevervoer gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.