Zo organiseer je een fietstocht op een zomeravond

Een zomeravondtocht organiseren begint niet bij de hapjes, maar bij een haalbare route en een duidelijke planning. Leg eerst de route, startlocatie en rustlocatie vast en controleer daarna of een routevergunning nodig is. Werk vervolgens met aanmeldingen, dieetwensen en een actuele deelnemerslijst. In de laatste week draait alles om bevestigen, materiaal controleren en de route opnieuw nalopen. Op de dag zelf moeten registratie, bewegwijzering, verlichting en het drank- en eetpunt klaarstaan voordat de eerste fietsers aankomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route bepalen
2 personen
2
Routevergunning controleren
3
Startlocatie reserveren
4
Rustlocatie reserveren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Route digitaal delen
10
Weersverwachting controleren
11
Deelnemers definitief bevestigen
12
Route opnieuw controleren
2 personen
13
Fietsen en materialen controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Fietsnummers en polsbandjes klaarleggen
18
Startpakket samenstellen
2 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Start- en finishborden plaatsen
2 personen
22
Routepijlen plaatsen
3 personen
23
Geluidsinstallatie testen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Drank- en eetpunt inrichten
3 personen
26
EHBO- en reparatiepunt klaarzetten
2 personen
27
Routebegeleiders instrueren
4 personen
28
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

29
Deelnemers registreren
3 personen
30
Startpakket uitdelen
2 personen
31
Fietsverlichting controleren
2 personen
32
Welkomstwoord geven
33
Veiligheidsinstructies geven
34
Fietsgroepen laten vertrekken
4 personen
35
Routebegeleiding verzorgen
4 personen
36
Rustpunt opbouwen
2 personen
37
Dranken en fruit serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Achterblijvers begeleiden
2 personen
40
Deelnemers bij de finish ontvangen
3 personen
41
Finishregistratie bijwerken
42
Buffet en warme maaltijd serveren
4 personen
43
Dranken bij de finish bijvullen
2 personen
44
Fietsen veilig stallen
2 personen
45
Bedankwoord geven

Nazorg

46
Routepijlen verwijderen
3 personen
47
Afval verzamelen
3 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
50
Partytenten afbreken
4 personen
51
Locatie schoonmaken
3 personen
52
Materialen droog opbergen
2 personen
53
Geleende materialen retourneren
2 personen
54
Gevonden voorwerpen registreren
55
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Klaptafelsaantal 2

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Reparatiestandaardsaantal 2
Fietsreparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsverlichtingssetsaantal 10
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietsnummersaantal 60
Bidonhoudersaantal 6
Koelboxenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Wegwerpregenponcho'saantal 20
Zaklampenaantal 6
Nooddekensaantal 4

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Mobiele geluidsinstallatie
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Start- en finishbordenaantal 2
Routepijlenaantal 40
Routepaaltjesaantal 25
Afzetlintaantal 4
Ballonnenaantal 50

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal de route voordat je uitnodigingen verstuurt. Deel een digitale versie en controleer de route uiterlijk een paar dagen vooraf opnieuw op wegwerkzaamheden, omleidingen en onduidelijke kruisingen.
Regel start- en rustlocatie vroeg en controleer direct of een vergunning nodig is. Reserveer op het rustpunt ruimte voor tafels, koelboxen en fietsen; dat wordt vaak pas laat meegenomen.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor vertrek. Bevestig daarna het definitieve aantal, verzamel dieetwensen en stem de boodschappen en drankvoorraad daarop af in plaats van op losse aanmeldingen.
Plan de voorbereiding in twee momenten: boodschappen, routepijlen en startpakketten vooraf; koelen, hapjes klaarmaken en tafels opbouwen op de dag zelf. Zo blijven gekoelde dranken niet uren buiten staan.
Test vóór de start de mobiele geluidsinstallatie en portofoons en controleer fietsen, pompen en reparatiesets. Voor een tocht die in de schemering eindigt, leg je ook fietsverlichting, reflecterende hesjes en zaklampen direct bij de registratie klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, startlocatie en rustlocatie. Verstuur de uitnodigingen daarna en plan de definitieve deelnemersbevestiging in de laatste week.
Hoeveel drank heb je nodig voor een fietstocht?: Reken tijdens het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, afhankelijk van temperatuur en inspanning. Zet op het rustpunt extra water klaar en tel de definitieve deelnemerslijst enkele dagen vooraf na.
Wanneer moet je de route van een fietstocht controleren?: Controleer de route bij het plannen en opnieuw 2 tot 3 dagen voor de tocht. Loop of fiets belangrijke kruisingen en het rustpunt na en plaats routepijlen pas nadat de definitieve route vaststaat.
Wat regel je op de dag van een zomeravondtocht?: Richt registratie, drank- en eetpunt en bewegwijzering minimaal 2 uur voor vertrek in. Test daarna communicatie en geluid en controleer of verlichting, EHBO en reparatiemateriaal bereikbaar zijn voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.