Zo organiseer je een fietstocht zonder verrassingen

Begin een fietstocht niet met uitnodigingen, maar met de route. Leg eerst afstand, start- en eindlocatie, rustpunten en een alternatieve route vast en rijd het parcours vooraf. Daarna bepaal je hoeveel deelnemers en begeleiders haalbaar zijn, verzamel je noodcontacten en controleer je fietsen en materialen. In de laatste week regel je reserveringen, routekaarten, pijlen, boodschappen en deelnemersinformatie. Zo weet iedereen waar hij moet zijn en kun je onderweg handelen bij pech of slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie bevestigen
3
Fietsroute voorrijden
2 personen
4
Rustpunten controleren
2 personen
5
Alternatieve route bepalen
2 personen
6
Deelnemerslimiet vaststellen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
11
Noodcontacten verzamelen
2 personen
12
Fietscontrole-instructies versturen
13
Reserveringen maken
14
Begeleiders indelen
2 personen
15
EHBO-verantwoordelijke aanwijzen
16
Routekaarten ontwerpen
17
Routekaarten laten drukken
18
Pijlborden voorbereiden
2 personen
19
Deelnemerslijst afdrukken
20
Weersverwachting controleren
21
Weerbericht aan deelnemers sturen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Fietsen en materialen controleren
3 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Tassen met routebenodigdheden pakken
2 personen
26
Startlocatie schoonmaken
2 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen opstellen
3 personen
29
Inschrijftafel inrichten
2 personen
30
Routeborden plaatsen
3 personen
31
Rustpunten bevoorraden
3 personen
32
Fietsenstalling markeren
2 personen
33
EHBO-koffer klaarzetten
34
Telefoons en powerbanks opladen
2 personen

Event

35
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
36
Deelnemers afvinken
2 personen
37
Routekaarten uitdelen
2 personen
38
Fietsveiligheid toelichten
39
Groepen samenstellen
2 personen
40
Begeleiders instrueren
2 personen
41
Vertrek eerste groep begeleiden
2 personen
42
Vertrek laatste groep begeleiden
2 personen
43
Routepijlen controleren
2 personen
44
Rustpunt openen
2 personen
45
Dranken en fruit serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afval bij rustpunt verzamelen
2 personen
48
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
49
Laatste groep begeleiden
2 personen
50
Aankomst registreren
2 personen
51
Fietsen veilig stallen
2 personen
52
Soep en brood serveren
4 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

56
Routeborden ophalen
3 personen
57
Rustpunten opruimen
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
61
Startlocatie schoonmaken
3 personen
62
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
63
Materialen tellen en opbergen
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Routebestanden archiveren
66
Deelnemers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Fietsenrekkenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 4
Navigatietoestellenaantal 4
Megafon
Luidspreker

Sportmateriaal

Pompaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 8
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Reservefietsslotenaantal 6
Reflectievestenaantal 12
Fietshelmenaantal 12
Fietstassenaantal 8
Regelmatigheidslintenaantal 20
Routepijlenaantal 35
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Krijtaantal 6

Kantoorartikelen

Routekaartenaantal 80
Deelnemerslijstenaantal 6
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 8
Naamstickersaantal 80
Watervaste stiftenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Soeppannenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Soeplepelsaantal 70
Dienbladenaantal 6
Voedselcontainersaantal 8
Ovenwantenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompresaantal 6
Reddingsdekensaantal 6
Veiligheidshandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de volledige route vooraf en noteer per rustpunt de afstand, toiletten en bereikbaarheid. Plan daarnaast minimaal één alternatieve route voor wegwerkzaamheden, slecht wegdek of een afgesloten fietspad.
Stel de deelnemerslimiet vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Deel begeleiders in per groep en wijs één EHBO-verantwoordelijke aan; bij grotere groepen werken portofoons of vaste telefoonnummers beter dan losse berichten.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Vermeld starttijd, exacte startlocatie, afstand, rustpunten, fietscontrole-instructies, noodnummer en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Controleer fietsen en reparatiemateriaal uiterlijk de dag vóór de tocht. Neem per begeleidersgroep een pomp, bandenlichters, fietsgereedschap en meerdere reservebinnenbanden mee; een reservefietsslot wordt vaak vergeten.
Controleer het weer 24 uur vooraf en stuur bij wijzigingen direct een bericht. Vul koelboxen en thermoskannen pas op de ochtend zelf, pak routekaarten en routebenodigdheden per tas en leg de deelnemerslijst bij de start klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een fietstocht organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met route, locaties en deelnemerslimiet. De route rijd je bij voorkeur uiterlijk 2 weken vooraf voor, zodat er nog tijd is voor een alternatieve route en aanpassingen.
Hoeveel kilometer is geschikt voor een georganiseerde fietstocht?: Kies de afstand op basis van de langzaamste deelnemer en het aantal rustpunten. Reken voor een recreatieve groep op ongeveer 15 tot 20 kilometer per uur en plan elke 10 tot 15 kilometer een rustmoment.
Wat moet je meenemen bij pech onderweg tijdens een fietstocht?: Neem per begeleidersgroep minimaal één pomp, bandenlichters, een fietsgereedschapsset en 2 tot 3 reservebinnenbanden mee. Voeg mobiele telefoons of portofoons en een lijst met noodcontacten toe.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een fietstocht?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek en een weerupdate 24 uur vooraf. Vraag dieetwensen, noodcontacten en eventuele bijzonderheden uiterlijk 1 week voor de tocht op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.