Fietstocht organiseren: checklist en planning
Een fietstocht organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Leg eerst afstand, start- en eindlocatie en het maximumaantal deelnemers vast. Rij de route vooraf, controleer rustpunten en bepaal een alternatief voor wegwerkzaamheden of slecht weer. Daarna regel je aanmeldingen, noodcontacten, begeleiding, routekaarten en materiaal voor pech onderweg. Met deze checklist zie je wat je in welke volgorde voorbereidt en welke zaken vaak pas op de dag zelf worden gemist.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en afstand vastleggen
2 personen
Start- en eindlocatie bevestigen
Fietsroute voorrijden
2 personen
Rustpunten controleren
2 personen
Alternatieve route bepalen
2 personen
Deelnemerslimiet vaststellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Noodcontacten verzamelen
2 personen
Fietscontrole-instructies versturen
Reserveringen maken
Begeleiders indelen
2 personen
EHBO-verantwoordelijke aanwijzen
Routekaarten ontwerpen
Routekaarten laten drukken
Pijlborden voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Weerbericht aan deelnemers sturen
Boodschappen doen
2 personen
Fietsen en materialen controleren
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Tassen met routebenodigdheden pakken
2 personen
Startlocatie schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Rustpunten bevoorraden
3 personen
Fietsenstalling markeren
2 personen
EHBO-koffer klaarzetten
Telefoons en powerbanks opladen
2 personen
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers afvinken
2 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Fietsveiligheid toelichten
Groepen samenstellen
2 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Vertrek eerste groep begeleiden
2 personen
Vertrek laatste groep begeleiden
2 personen
Routepijlen controleren
2 personen
Rustpunt openen
2 personen
Dranken en fruit serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval bij rustpunt verzamelen
2 personen
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
Laatste groep begeleiden
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Fietsen veilig stallen
2 personen
Soep en brood serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
Routeborden ophalen
3 personen
Rustpunten opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Startlocatie schoonmaken
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Materialen tellen en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routebestanden archiveren
Deelnemers informeren over vondsten
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 40
- Fietsenrekkenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Powerbanksaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Mobiele telefoonsaantal 4
- Navigatietoestellenaantal 4
- Megafon
- Luidspreker
Sportmateriaal
- Pompaantal 4
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Bandenlichtersaantal 8
- Fietsgereedschapssetsaantal 4
- Reservefietsslotenaantal 6
- Reflectievestenaantal 12
- Fietshelmenaantal 12
- Fietstassenaantal 8
- Regelmatigheidslintenaantal 20
- Routepijlenaantal 35
- Pionnenaantal 20
- Afzetlintaantal 4
- Krijtaantal 6
Kantoorartikelen
- Routekaartenaantal 80
- Deelnemerslijstenaantal 6
- Pennenaantal 20
- Klembordenaantal 8
- Naamstickersaantal 80
- Watervaste stiftenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Herbruikbare kommenaantal 70
- Herbruikbare bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Soeppannenaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Soeplepelsaantal 70
- Dienbladenaantal 6
- Voedselcontainersaantal 8
- Ovenwantenaantal 4
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisbakkenaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Zaklampenaantal 8
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- IJscompresaantal 6
- Reddingsdekensaantal 6
- Veiligheidshandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Rij de volledige route uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf voor. Controleer niet alleen de afstand, maar ook rustpunten, kruisingen, wegafsluitingen en plekken waar een groep veilig kan wachten.
- Verzamel noodcontacten en dieetwensen direct bij de aanmelding. Stuur deelnemersinformatie en fietscontrole-instructies uiterlijk 5 dagen voor vertrek, zodat ontbrekende gegevens nog kunnen worden aangevuld.
- Plan minstens 1 begeleider per groep en wijs één EHBO-verantwoordelijke aan. Spreek vooraf af wie voorop rijdt, wie achteraan blijft en hoe je contact houdt via portofoons of mobiele telefoons.
- Pak routekaarten, routepijlen, een pomp, reservebinnenbanden, bandenlichters en fietsgereedschap in aparte tassen. Controleer deze set 1 dag vooraf en niet pas bij het vertrek.
- Controleer het weerbericht 24 uur voor de tocht en stuur daarna een korte update aan alle deelnemers. Vermeld daarin ook het vertrektijdstip, de verwachte duur, kledingadvies en wat er gebeurt bij de alternatieve route.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fietstocht organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met route, locaties, deelnemerslimiet en reserveringen. Rij de route 2 tot 3 weken vooraf voor en rond deelnemersinformatie en materiaal uiterlijk 5 dagen voor vertrek af.
- Hoeveel reservebinnenbanden heb ik nodig voor een fietstocht?
- Neem als praktische basis 1 reservebinnenband per 10 deelnemers mee, met minimaal 2 exemplaren voor kleine groepen. Combineer dit met minstens 1 pomp, bandenlichters en een fietsgereedschapsset.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een fietstocht?
- Plan minimaal 2 begeleiders bij een groep tot ongeveer 20 fietsers: één vooraan en één achteraan. Bij grotere groepen deel je deelnemers op in groepen en wijs je per groep een vaste begeleider aan.
- Wanneer moet ik de weersverwachting voor een fietstocht controleren?
- Controleer het weerbericht 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van vertrek. Stuur bij een wijziging meteen de aangepaste informatie en activeer zo nodig de vooraf bepaalde alternatieve route.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!