Zo organiseer je een fietsspeurtocht

Begin met een route die past bij de conditie en leeftijd van de deelnemers, en bepaal daarna pas het thema en de opdrachten. Leg start, finish en checkpoints vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Fiets de volledige route vooraf en controleer kruisingen, wegwerkzaamheden en plekken waar teams kunnen verdwalen. Op de dag zelf draait alles om duidelijke team-pakketjes, zichtbare routepijlen en checkpointbegeleiders die weten wat ze moeten doen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en thema bepalen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Route uitwerken
2 personen
4
Checkpointlocaties vastleggen
2 personen
5
Puzzels en opdrachten maken
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Route vooraf fietsen
2 personen
10
Routeveiligheid controleren
2 personen
11
Checkpointvrijwilligers indelen
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Prijzen en materialen inkopen
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Routekaarten en opdrachten printen
2 personen
16
Team- en deelnemerslijsten maken
17
Pakketjes per team samenstellen
3 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
21
Start- en finishbord plaatsen
2 personen
22
Checkpointmaterialen verdelen
2 personen
23
Routepijlen ophangen
3 personen
24
Checkpointtafels opbouwen
4 personen
25
Techniek en verlichting testen
2 personen
26
Inschrijftafel inrichten
2 personen
27
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
4 personen
29
Teams registreren
2 personen
30
Startinstructie geven
2 personen
31
Teams gefaseerd laten starten
3 personen
32
Opdrachten begeleiden
5 personen
33
Checkpointmaterialen aanvullen
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Finishers registreren
2 personen
37
Antwoorden nakijken
3 personen
38
Winnaars bekendmaken
2 personen
39
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

40
Routepijlen en borden verwijderen
3 personen
41
Checkpointmaterialen ophalen
4 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Materialen controleren en opbergen
2 personen
47
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 20
Partytentaantal 2
Inschrijftafel

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 8
Fietslampenaantal 12
Fluitjesaantal 6
Routepijlenaantal 40
Checkpointbordenaantal 8
Routekaartenaantal 35
Opdrachtkaartenaantal 80
Antwoordformulierenaantal 35
Enveloppenaantal 40
Klembordenaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Pionnenaantal 24
Touwaantal 2
Prijzenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Opscheptangenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Decoratie

Start- en finishbordaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Handvegersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de route uiterlijk één week vooraf met een routekaart en controleer elk checkpoint opnieuw. Noteer omleidingen, onveilige oversteekplaatsen en plekken waar een routepijl nodig is.
Plan per checkpoint minstens één begeleider en geef die persoon vooraf de opdrachtkaarten, antwoordformulieren, een klembord en een stopwatch. Regel een reservebegeleider voor uitval op de dag zelf.
Maak de teams en pakketjes minimaal één dag vooraf klaar. Stop per team de routekaarten, opdrachtkaarten, enveloppen en eventuele antwoordformulieren bij elkaar, zodat de inschrijving niet ophoudt.
Controleer fietsveiligheid vóór de start: zet reflecterende hesjes klaar en leg fietspompen, reparatiesets en reservebinnenbanden op een herkenbare plek. Laat deelnemers weten of ze zelf een fietslamp moeten meenemen.
Werk de finish praktisch uit met een inschrijftafel, tafels en stoelen, koude dranken en hapjes. Test verlichting, speaker, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren; dat voorkomt zoeken naar stroom tijdens de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een fietsspeurtocht?: Reken voor de route en opdrachten meestal op 2 tot 3 uur. Plan daarnaast ongeveer 30 minuten voor inschrijving en uitleg en 30 minuten voor de finish, controle van antwoorden en prijsuitreiking.
Hoeveel checkpoints heeft een fietsspeurtocht nodig?: Voor een tocht van 2 tot 3 uur werken 4 tot 6 checkpoints meestal goed. Houd per checkpoint ongeveer 10 tot 15 minuten aan, inclusief fietsen naar de volgende locatie en het uitvoeren van de opdracht.
Wanneer moet ik de route van een fietsspeurtocht controleren?: Fiets de route minstens één week vooraf volledig en controleer hem nogmaals 1 tot 2 dagen voor de tocht. Zo ontdek je tijdelijke wegafsluitingen, ontbrekende routepijlen of een checkpoint dat niet meer beschikbaar is.
Wanneer verstuur je de informatie voor een fietsspeurtocht?: Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld starttijd en locatie, verwachte duur, teamindeling, kledingadvies, fietsverlichting, contactgegevens en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.