Zo organiseer je een fietsrally zonder losse eindjes

Begin met de route, niet met de uitnodiging. Leg afstand, start- en finishlocatie en een alternatieve route vast voordat deelnemers zich aanmelden. Controleer daarna veiligheid, vergunningen, wegafsluitingen en de bezetting van controleposten. In de laatste week maak je de deelnemerslijst definitief, verzamel je noodcontacten en zet je routebestanden, routekaarten en startnummers klaar. Op de dag zelf draait alles om duidelijke rollen, zichtbare bewegwijzering en een snelle aanpak van pech.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstanden vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Fietsroute op veiligheid controleren
2 personen
5
Alternatieve route vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Routebestand en routekaarten maken
2 personen
10
Deelnemerslijst definitief maken
11
Noodcontacten verzamelen
12
Weersverwachting controleren
13
Route op actuele wegafsluitingen controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
16
Startnummers en routekaarten printen
2 personen
17
Pakketten voor controleposten maken
2 personen
18
Rollen en telefoonnummers verdelen
19
Fietsenstalling voorbereiden
2 personen

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Routepijlen sorteren
2 personen
22
Start- en finishboog opbouwen
3 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
24
Controleposten inrichten
4 personen
25
Routepijlen langs de route plaatsen
4 personen
26
Verlichting en stroom aansluiten
2 personen
27
Koffie- en drankpunt inrichten
2 personen
28
Boterhammen en fruit klaarzetten
3 personen
29
Fietsenstalling markeren
2 personen
30
Registratietafel klaarzetten
2 personen
31
Startnummers en routekaarten klaarleggen
2 personen
32
Fietsreparatiepunt inrichten
2 personen
33
Vrijwilligers en controleposten instrueren
2 personen
34
Deelnemers registreren
3 personen
35
Startnummers uitdelen
2 personen
36
Fietsen en helmen controleren
2 personen
37
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
38
Deelnemersgroepen laten starten
3 personen
39
Controleposten bemannen
6 personen
40
Route en achterblijvers controleren
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Tussendoortjes uitdelen
2 personen
43
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
44
Finishers registreren
2 personen
45
Finishers welkom heten
2 personen
46
Warme maaltijd uitserveren
4 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Routepijlen verwijderen
4 personen
50
Laatste deelnemers binnenhalen
2 personen
51
Finish en fietsenstalling bewaken
2 personen

Nazorg

52
Servies verzamelen
3 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
55
Locatie schoonmaken
4 personen
56
Materialen inventariseren
2 personen
57
Routeborden en pionnen verzamelen
3 personen
58
Fietsenstalling opruimen
2 personen
59
Geleende materialen retourneren
2 personen
60
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
61
Verloren voorwerpen registreren
62
Deelnemers uitslagen toesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Partytentenaantal 3
Fietsenrekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 24
Startnummersaantal 100
Veiligheidshesjesaantal 12
Fietspompenaantal 3
Reparatiestandaardsaantal 2
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 6
Fietsverlichtingaantal 12
Pechdekensaantal 4

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Soeplepelsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Waterkannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Afvalknijpersaantal 2

Decoratie

Start- en finishboog
Pijlenplakkersaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole minstens 7 dagen vooraf en nogmaals in de laatste 24 uur. Controleer dan niet alleen de fietsbaarheid, maar ook actuele wegafsluitingen en plekken waar routepijlen mogelijk verdwijnen.
Maak de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de start definitief. Verzamel tegelijk noodcontacten en dieetwensen, zodat controleposten en eventuele catering niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Geef elke vrijwilliger één duidelijke rol en een telefoonnummer. Zorg dat controleposten hun eigen pakket hebben en dat routebegeleiders weten wie bij pech, een ontbrekende deelnemer of een afgesloten weg beslist.
Leg voor de start reparatiemateriaal klaar dat direct bruikbaar is: fietspompen, fietsgereedschapssets, bandenlichters en reservebinnenbanden. Controleer ook fietsenstalling, fietsverlichting en powerbanks voordat de deelnemers arriveren.
Bouw de start- en finishlocatie op in een vaste volgorde: eerst fietsenstalling en tafels, daarna controleposten, bewegwijzering en registratie. Sorteer routepijlen per routegedeelte, zodat je ze niet tijdens het plaatsen opnieuw hoeft uit te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietsrally organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, locaties, vergunningen en meldingen. Plan de definitieve routecontrole en de controle op wegafsluitingen in de laatste 24 uur.
Hoeveel controleposten heb je nodig bij een fietsrally?: Plan meestal één controlepost per 15 tot 25 kilometer, afhankelijk van route en doelgroep. Zorg dat elke post uiterlijk 60 minuten voor de verwachte eerste deelnemer is ingericht.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een fietsrally?: Verstuur de uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmelding ongeveer 7 dagen voor de start. Gebruik de laatste 3 tot 5 dagen om deelnemerslijst, noodcontacten en routekaarten af te ronden.
Wat doe je als de fietsroute op de dag zelf is afgesloten?: Gebruik een vooraf vastgelegde alternatieve route en wijs één persoon aan die de beslissing neemt. Controleer de route opnieuw binnen 24 uur voor de start en informeer controleposten direct via telefoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.