Organiser un rallye cycliste sans rien laisser au hasard

Un rallye cycliste se prépare d’abord sur une carte, puis sur le terrain. Commencez par définir la distance, le lieu de départ et d’arrivée, avant de vérifier les autorisations et la sécurité de chaque portion. Les inscriptions, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires doivent être finalisés assez tôt pour dimensionner les points de contrôle. La veille, contrôlez la météo, les fermetures de routes et l’état du matériel. Le jour J, une répartition claire des rôles évite les retards au départ comme les erreurs de parcours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'itinéraire et les distances
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Gérer les autorisations et les déclarations
4
Vérifier la sécurité de l’itinéraire cyclable
2 personnes
5
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Créer le fichier de parcours et les cartes du parcours
2 personnes
10
Finaliser la liste des participants
11
Recueillir les contacts d'urgence
12
Vérifier les prévisions météo
13
Vérifier l’itinéraire en fonction des fermetures de routes en cours
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
16
Imprimer les numéros de départ et les cartes d’itinéraire
2 personnes
17
Préparer les colis pour les points de contrôle
2 personnes
18
Répartir les rôles et les numéros de téléphone
19
Préparer le parking à vélos
2 personnes

Événement

20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Trier les flèches de parcours
2 personnes
22
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
23
Installer les tables et les chaises
3 personnes
24
Installer les postes de contrôle
4 personnes
25
Placer des flèches de parcours le long du trajet
4 personnes
26
Raccorder l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
27
Aménager le point café et boissons
2 personnes
28
Préparer les sandwiches et les fruits
3 personnes
29
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
30
Préparer la table d'inscription
2 personnes
31
Préparer les dossards et les cartes du parcours
2 personnes
32
Mettre en place le point de réparation de vélos
2 personnes
33
Informer les bénévoles et les postes de contrôle
2 personnes
34
Enregistrer les participants
3 personnes
35
Distribuer les dossards
2 personnes
36
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
37
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
38
Faire partir les groupes de participants
3 personnes
39
Affecter du personnel aux points de contrôle
6 personnes
40
Vérifier l'itinéraire et les participants restés en arrière
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Distribuer des collations
2 personnes
43
Effectuer les réparations de vélos
2 personnes
44
Enregistrer les arrivants
2 personnes
45
Accueillir les finishers
2 personnes
46
Servir le repas chaud
4 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
50
Faire entrer les derniers participants
2 personnes
51
Surveiller l'arrivée et le parking à vélos
2 personnes

Suivi

52
Rassembler la vaisselle
3 personnes
53
Faire la vaisselle
3 personnes
54
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
55
Nettoyer le lieu
4 personnes
56
Inventorier le matériel
2 personnes
57
Rassembler les panneaux de parcours et les cônes
3 personnes
58
Ranger le parking à vélos
2 personnes
59
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
60
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
61
Enregistrer les objets trouvés
62
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Tentes de réceptionqté 3
Râteliers à vélosqté 12
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 20
Cônes de signalisationqté 24
Numéros de départqté 100
Gilets de sécuritéqté 12
Pompes à véloqté 3
Supports de réparationqté 2
Kits d’outils pour véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 6
Éclairage de véloqté 12
Couvertures de dépannageqté 4

Équipement

Téléphones portablesqté 6
Batteries externesqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4
Thermosqté 6
Glacièresqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 120
Louchesqté 8
Louches à soupeqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Carafes d’eauqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Décoration

Arche de départ et d’arrivée
Autocollants pour flèchesqté 40

Catering

Courses

Conseils

Tracez le parcours avec une distance principale et un itinéraire alternatif. Vérifiez chaque carrefour sur place et prévoyez des flèches supplémentaires pour les changements de direction difficiles à repérer.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le rallye. Vous pourrez ainsi imprimer les numéros de départ, préparer les cartes et adapter les ravitaillements au nombre réel de participants.
Demandez un contact d’urgence pour chaque participant avant la clôture des inscriptions. Conservez la liste avec les numéros de téléphone des responsables et répartissez ces contacts entre les postes clés.
Préparez chaque point de contrôle dans un colis séparé, avec son matériel, ses indications et son numéro de téléphone. Comptez au moins une personne identifiable par poste et donnez-lui les horaires de passage attendus.
Faites une reconnaissance finale 24 à 48 heures avant le départ. Contrôlez les fermetures de routes, la signalisation, les vélos et les outils de dépannage, puis installez les flèches et les postes avant l’arrivée des cyclistes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un rallye cycliste ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour un rallye avec inscriptions, lieu de départ et démarches administratives. Gardez les 7 derniers jours pour les listes, les cartes, les achats et les vérifications finales.
Quand faut-il vérifier l’itinéraire d’un rallye cycliste ?: Faites une première reconnaissance 3 à 4 semaines avant l’événement, puis une dernière vérification 24 à 48 heures avant. Cette seconde visite permet de repérer les travaux, routes fermées ou changements de circulation.
Combien de ravitaillements prévoir pour un rallye cycliste ?: Prévoyez au moins un point de ravitaillement pour un parcours de 30 à 50 km, puis un point supplémentaire tous les 20 à 30 km selon le dénivelé et la météo. Adaptez les quantités au nombre final de participants, connu idéalement 7 jours avant.
Que faut-il prévoir pour les pannes de vélo pendant un rallye ?: Installez un poste de dépannage avec pompe, démonte-pneus, chambres à air de rechange et outils adaptés. Prévoyez aussi un moyen de joindre l’organisation et une solution de retour pour les cyclistes immobilisés, définie avant le départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.