Zo organiseer je een fietsmarathon

Begin met de datum, route en start- en finishlocatie. Fiets de route daarna volledig voor: noteer gevaarlijke punten, controleer kruisingen en werk het verkeersplan uit voordat je deelnemers uitnodigt. Regel vervolgens vergunningen, verzekering, medische ondersteuning, fietsservice en tijdregistratie. Pas daarna open je de inschrijving en deel je vrijwilligers in. In de laatste weken draait alles om deelnemersinformatie, startnummers, routeborden, reserveringen en een controle van materiaal en boodschappen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
5
Route volledig voorfietsen
3 personen
6
Gevaarlijke routepunten markeren
2 personen
7
Verkeersplan uitwerken
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Medische ondersteuning vastleggen
10
Fietsservice vastleggen
11
Tijdregistratie kiezen
2 personen
12
Inschrijfformulier openen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Sponsoren benaderen
2 personen
15
Routekaart publiceren
16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
18
Startnummers toewijzen
2 personen
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Reserveringen controleren
22
Routeborden bestellen
23
Startnummers laten drukken
24
Boodschappenlijst afronden
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
27
Startnummers sorteren
2 personen
28
Routeborden sorteren
2 personen
29
Koelboxen vullen
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Tenten opbouwen
4 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
34
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
35
Fietsservicepunt inrichten
2 personen
36
EHBO-punt inrichten
2 personen
37
Route uitzetten
8 personen

Event

38
Verkeersposten bemannen
8 personen
39
Deelnemers ontvangen
4 personen
40
Startnummers uitdelen
3 personen
41
Deelnemers registreren
3 personen
42
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
43
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
44
Deelnemers laten starten
4 personen
45
Tijdregistratie bedienen
2 personen
46
Routepost bevoorraden
4 personen
47
Water en fruit uitdelen
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Fietspech onderweg verhelpen
2 personen
51
EHBO verlenen
2 personen
52
Achterblijvers controleren
3 personen
53
Finishers registreren
3 personen
54
Medaille uitdelen
2 personen
55
Warme drank serveren
2 personen
56
Uitslagen controleren
2 personen
57
Prijzen uitreiken
3 personen
58
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

59
Routeborden ophalen
6 personen
60
Verkeersmaterialen ophalen
4 personen
61
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
62
Fietsservice opruimen
2 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Uitslagen publiceren
69
Deelnemers bedanken
70
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Afvalbakkenaantal 8
Startboog
Podiumdelenaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Startnummersaantal 120
Veiligheidsspeldenaantal 300
Medaillelintenaantal 120
Fietsstandaardsaantal 20
Fietspompenaantal 4
Reparatiestandaardsaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 10
Fietspompadaptersaantal 10
Kabelbindersaantal 200
Reflectiehesjesaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Afzethekkenaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 20
Stopwatchesaantal 6
Walkietalkiesaantal 12
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele opladersaantal 8
Mobiele luidsprekersaantal 2
Microfoon
Megafonenaantal 2
Koelboxenaantal 8
Waterjerrycansaantal 10
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Koelelementenaantal 30

EHBO

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Desinfectiegelaantal 4
Pleistersaantal 200

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Sponsorbannersaantal 12
Tafelkledenaantal 10

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Afwasbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de volledige route minstens één keer vóór je haar publiceert. Markeer onoverzichtelijke bochten, slechte wegdelen en kruisingen op de routekaart en vertaal die punten naar routepijlen, waarschuwingsborden of verkeerskegels.
Vraag vergunningen en controleer de verzekering voordat de inschrijving opengaat. Neem in het verkeersplan per kruising een vrijwilliger, afzethek of andere maatregel op; alleen een routekaart is niet genoeg.
Plan medische ondersteuning en fietsservice op vaste plekken langs de route. Leg vooraf vast wie lekke banden en kleine reparaties opvangt en zorg dat reservebinnenbanden, bandenlichters, pompadapters en gereedschap bij de reparatiestand staan.
Maak de deelnemersinformatie uiterlijk één week voor de start definitief. Vermeld daarin starttijd, routekaart, bereikbaarheid, regels, wat deelnemers zelf meenemen en hoe startnummers en tijdregistratie werken.
Controleer de opbouw niet pas op de wedstrijddag. Test laptop, printer, verlengkabels, stekkerdozen, walkietalkies en tijdregistratie vooraf; tel daarnaast routepijlen, veiligheidsspelden, reflectiehesjes en afvalbakken voordat de spullen naar start en finish gaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een fietsmarathon te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een kleinschalige fietsmarathon. Vergunningen, verzekering, medische ondersteuning en verkeersmaatregelen kunnen de planning verlengen, dus leg datum en route als eerste vast.
Wanneer moet ik de vergunning voor een fietsmarathon aanvragen?: Vraag de vergunning bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de wedstrijddatum aan. Controleer vooraf welke documenten nodig zijn, zoals route, verkeersplan en informatie over start- en finishlocatie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fietsmarathon?: Maak een aparte bezetting voor start, finish, kruisingen, registratie, routecontrole en verzorging. Begin met werven zodra datum en route vaststaan en deel de definitieve diensten uiterlijk één week vooraf in.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie van een fietsmarathon?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vóór de start. Dan hebben deelnemers tijd om route, startnummer, bereikbaarheid en eventuele dieetwensen of andere gegevens te controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.