Organiser un marathon cycliste, étape par étape

Un marathon cycliste se prépare d’abord comme un dispositif de sécurité, puis comme une course. Commence par fixer la date, le parcours et les points de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance, la circulation et l’assistance médicale doivent être validées plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, organise les bénévoles, le chronométrage, les réparations et les informations envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
5
Reconnaître entièrement le parcours à vélo
3 personnes
6
Marquer les points dangereux du parcours
2 personnes
7
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Prévoir l’assistance médicale
10
Réserver le service vélo
11
Choisir le chronométrage
2 personnes
12
Ouvrir le formulaire d’inscription
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Contacter les sponsors
2 personnes
15
Publier la carte du parcours
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Recueillir les besoins alimentaires
18
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
19
Envoyer les informations aux participants
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Vérifier les réservations
22
Commander des panneaux de signalisation
23
Faire imprimer les dossards
24
Finaliser la liste de courses
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
27
Trier les dossards
2 personnes
28
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
29
Remplir les glacières
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Monter les tentes
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
3 personnes
34
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
35
Aménager un point service vélo
2 personnes
36
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
37
Tracer l’itinéraire
8 personnes

Événement

38
Tenir les postes de circulation
8 personnes
39
Accueillir les participants
4 personnes
40
Distribuer les dossards
3 personnes
41
Enregistrer les participants
3 personnes
42
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
43
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
44
Faire démarrer les participants
4 personnes
45
Gérer le chronométrage
2 personnes
46
Approvisionner le point de ravitaillement
4 personnes
47
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réparer les pannes de vélo en route
2 personnes
51
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
52
Vérifier les retardataires
3 personnes
53
Enregistrer les arrivants
3 personnes
54
Remettre la médaille
2 personnes
55
Servir des boissons chaudes
2 personnes
56
Vérifier les résultats
2 personnes
57
Remettre les prix
3 personnes
58
Accompagner les derniers participants
3 personnes

Suivi

59
Récupérer les panneaux indicateurs
6 personnes
60
Récupérer le matériel de circulation
4 personnes
61
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
62
Ranger le service vélos
2 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Publier les résultats
69
Remercier les participants
70
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Poubellesqté 8
Arche de départ
Éléments de podiumqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Numéros de départqté 120
Épingles de sûretéqté 300
Rubans de médailleqté 120
Supports à vélosqté 20
Pompes à véloqté 4
Supports de réparationqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 10
Adaptateurs pour pompe à véloqté 10
Serre-câblesqté 200
Gilets réfléchissantsqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de sécuritéqté 12
Panneaux d'avertissementqté 20
Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Chargeurs mobilesqté 8
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Mégaphonesqté 2
Glacièresqté 8
Bidons d'eauqté 10
Carafesqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 30

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100
Gel désinfectantqté 4
Pansementsqté 200

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Bannières sponsorsqté 12
Nappesqté 10

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Reconnais l’intégralité du parcours à vélo, pas seulement les premiers kilomètres. Note chaque virage dangereux, passage étroit, zone sans réseau et endroit où un véhicule d’assistance peut s’arrêter.
Traite les autorisations et l’assurance avant toute communication publique. Prévois au moins 8 à 12 semaines pour vérifier les délais administratifs et adapter le plan de circulation.
Dimensionne l’équipe selon le parcours : affecte un bénévole à chaque point sensible, puis ajoute une équipe mobile pour les incidents. Donne à chaque responsable un talkie-walkie et un horaire précis.
Envoie les informations pratiques au moins 7 jours avant le départ. Indique l’heure de retrait des dossards, le lieu exact, les horaires, les points de ravitaillement, les règles de sécurité et la procédure en cas de crevaison.
Prépare le départ et l’arrivée la veille lorsque c’est possible. Vérifie les flèches, barrières, cônes, supports à vélos, pompes, chambres à air, outils, rallonges et multiprises avant l’ouverture du site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon cycliste ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de reconnaître le parcours, de réserver l’assistance, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions d’un marathon cycliste ?: Ouvre-les lorsque la date, le parcours, les autorisations principales et les conditions d’assurance sont confirmés. Une ouverture 8 à 12 semaines avant l’épreuve laisse généralement assez de temps pour organiser les dossards et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon cycliste ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de croisements, mais chaque point dangereux doit avoir une personne identifiée. Ajoute une équipe mobile et au moins un responsable capable de coordonner les bénévoles pendant toute la durée de l’épreuve.
Que faut-il prévoir pour les pannes de vélo pendant la course ?: Prévois une assistance vélo avec pompes, supports de réparation, boîtes à outils, démonte-pneus, adaptateurs et chambres à air de rechange. Place au moins un point d’aide sur le parcours et définis à l’avance comment rejoindre les participants immobilisés.

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