Zo organiseer je een fietslichtactie

Een fietslichtactie vraagt om meer dan fietslichten uitdelen. Je regelt eerst locatie, vergunningen, leverancier en vrijwilligers en bouwt daarna een duidelijke route van ontvangst naar fietscontrole en uitgifte. Op de dag zelf moeten voorraad, gereedschap, verlichting en stroomvoorziening op tijd klaarstaan. Met dit plan voorkom je vooral dat deelnemers moeten wachten, dat fietslichten zoekraken of dat de controlepost in het donker niet veilig werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Vrijwilligers werven
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Fietslichtleverancier benaderen
8
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
9
Route naar locatie publiceren
10
Fietsenstalling afzetten
2 personen
11
Promotieposters ophangen
2 personen
12
Voorraad fietslichten controleren
2 personen
13
Gereedschap controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Fietslichtsets sorteren
3 personen
16
Infomateriaal klaarleggen
2 personen
17
Naamstickers voorbereiden
18
Dranken koelen
2 personen
19
Tafels opstellen
4 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Verlichting ophangen
3 personen
22
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
23
Fietscontrolepost inrichten
4 personen
24
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
26
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

27
Bezoekers ontvangen
3 personen
28
Aanmeldingen registreren
2 personen
29
Fietsverlichting controleren
4 personen
30
Fietslichten monteren
4 personen
31
Batterijen vervangen
2 personen
32
Verkeersveiligheid uitleggen
2 personen
33
Reflectiemateriaal uitdelen
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes aanvullen
2 personen
37
Afvalbakken legen
2 personen
38
Laatste bezoekers helpen
3 personen

Nazorg

39
Fietslichten en gereedschap tellen
2 personen
40
Materialen afbreken
4 personen
41
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
42
Afval verzamelen
3 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Materialen droog opslaan
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Statafelsaantal 2
Afzethekkenaantal 8

Apparatuur

Fietspompenaantal 4
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Schroevendraaiersaantal 8
Inbussleutelsetsaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4
Oplaadbare zaklampenaantal 4
Lichtgevende pionnenaantal 8

Sportmateriaal

Fietsstandaardsaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Reflectievestenaantal 12

Decoratie

Fietslichtactiepostersaantal 20
Pijlbordenaantal 8
Informatiebannersaantal 3
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Schenkkannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal vier weken vooraf met de locatie, vergunningen en de fietslichtleverancier. Zo heb je nog tijd om aantallen aanmeldingen, voorraad en eventuele ontbrekende sets op elkaar af te stemmen.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk een week vooraf en geef per post een starttijd en taak. Plan aparte mensen voor ontvangst, fietscontrole en uitgifte; anders blijft één tafel onbeheerd zodra het druk wordt.
Richt de route fysiek in met afzethekken, verkeerskegels en pijlborden. Zet de fietsenstalling en fietscontrolepost vóór de ingang, zodat deelnemers niet met hun fiets door de uitgifte- of wachtrij hoeven.
Controleer de voorraad fietslichten en het gereedschap twee dagen vooraf en sorteer de fietslichtsets per type of onderdeel. Leg fietspompen, fietsgereedschapssets, schroevendraaiers en inbussleutelsets direct bij de controlepost klaar.
Test op de opbouwdag alle kabelhaspels, verlengsnoeren, stekkerdozen en verlichting samen. Bouwlampen en lichtgevende pionnen zijn geen detail: zonder een verlichte werkplek wordt een avondcontrole onveilig en vertraagt de uitgifte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietslichtactie organiseren?: Begin vier weken vooraf met de locatie, vergunningen, leverancier en werving van vrijwilligers. Verstuur uitnodigingen en hang promotieposters vervolgens uiterlijk twee weken voor de actie op.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fietslichtactie?: Plan minimaal drie vaste rollen: één voor ontvangst, één voor fietscontrole en één voor de uitgifte. Bij een verwachte drukte van meer dan twintig deelnemers per uur voeg je per druk punt een extra vrijwilliger toe.
Wanneer moet je fietslichtsets en gereedschap controleren?: Controleer de voorraad en het gereedschap twee dagen vóór de actie. Sorteer de sets daarna en doe op de dag zelf nog één korte telling voordat het uitgiftepunt opengaat.
Hoe richt je een fietslichtactie veilig in als het donker is?: Verlicht de ontvangsttafel, fietscontrolepost en uitgifte afzonderlijk en test de stroomvoorziening vóór deelnemers arriveren. Zet de route af met afzethekken of verkeerskegels en plaats lichtgevende pionnen bij donkere overgangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.