Eine Fahrradlichtaktion Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Fahrradlichtaktion entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf: Erst klärst du Ort, Genehmigungen und Anbieter, danach folgen Anmeldung, Helferplan und Materialprüfung. Vor Ort brauchen Empfang, Fahrradkontrolle und Ausgabe getrennte Bereiche, damit sich keine Warteschlangen kreuzen. Plane außerdem die Beleuchtung für den Aufbau bei Dunkelheit und eine klare Zufahrt mit ausgeschildertem Fahrradabstellplatz. Viele Organisatoren prüfen Lichter und Werkzeug zu spät oder vergessen, Verbrauchsmaterial nach Größen und Sets zu sortieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Genehmigungen prüfen
3
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Fahrradlichter-Anbieter ansprechen
8
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
9
Anfahrtsroute zur Location veröffentlichen
10
Fahrradabstellplatz absperren
2 Personen
11
Werbeplakate aufhängen
2 Personen
12
Bestand an Fahrradleuchten prüfen
2 Personen
13
Werkzeug prüfen
2 Personen
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Fahrradlichtsets sortieren
3 Personen
16
Infomaterial bereitlegen
2 Personen
17
Namensaufkleber vorbereiten
18
Getränke kühlen
2 Personen
19
Tische aufstellen
4 Personen
20
Partyzelte aufbauen
4 Personen
21
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
22
Stromversorgung anschließen
2 Personen
23
Fahrradkontrollstelle einrichten
4 Personen
24
Ausgabestelle einrichten
3 Personen
25
Empfangstisch einrichten
2 Personen
26
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

27
Besucher empfangen
3 Personen
28
Anmeldungen erfassen
2 Personen
29
Fahrradbeleuchtung prüfen
4 Personen
30
Fahrradlichter montieren
4 Personen
31
Batterien ersetzen
2 Personen
32
Verkehrssicherheit erklären
2 Personen
33
Reflexmaterial verteilen
2 Personen
34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Snacks auffüllen
2 Personen
37
Mülleimer leeren
2 Personen
38
Den letzten Besuchern helfen
3 Personen

Nachbereitung

39
Fahrradlichter und Werkzeug zählen
2 Personen
40
Materialien abbauen
4 Personen
41
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
42
Abfall sammeln
3 Personen
43
Location reinigen
3 Personen
44
Geschirr abwaschen
2 Personen
45
Materialien trocken lagern
2 Personen
46
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
47
Restbestand einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 12
StehtischeAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 8

Ausstattung

FahrradpumpenAnz. 4
FahrradreparatursetsAnz. 4
SchraubendreherAnz. 8
Inbusschlüssel-SätzeAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 4
Wiederaufladbare TaschenlampenAnz. 4
LeuchtkegelAnz. 8

Sportmaterial

FahrradständerAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12
WarnwestenAnz. 12

Dekoration

Plakate für die FahrradlichtaktionAnz. 20
WegweiserAnz. 8
InformationsbannerAnz. 3
TischdeckenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
AusgießkannenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Veranstaltungsort und prüfe Genehmigungen mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Kläre dabei auch, ob Absperrgitter, Partyzelte und ein abgetrennter Fahrradabstellplatz erlaubt sind.
Erstelle den Helferplan spätestens 7 Tage vor der Aktion. Besetze Empfang, Fahrradkontrolle, Reparaturbereich und Ausgabestelle jeweils mit mindestens einer verantwortlichen Person und plane eine 30-minütige Übergabe ein.
Prüfe Fahrradlichter, Pumpen und Reparatursets 3 bis 5 Tage vorher. Sortiere die Lichtsets anschließend vollständig und lege Schraubendreher, Inbusschlüssel und Ersatzmaterial an einem festen Tisch bereit.
Baue die Wegeführung so auf, dass Ankommende zuerst Empfang und Namensaufkleber erreichen, danach zur Kontrolle und erst anschließend zur Ausgabestelle gehen. Stelle Wegweiser und Leuchtkegel spätestens beim Aufbau auf.
Teste Stromversorgung, Kabeltrommeln, Baustrahler und Lichterketten vor Einbruch der Dunkelheit. Kühle Getränke und stelle Tassen, Becher sowie Thermoskannen mindestens 60 Minuten vor Beginn bereit, damit der Empfang nicht nebenbei organisiert werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Fahrradlichtaktion planen?: Beginne etwa 6 Wochen vorher mit Ort, Genehmigungen und der Ansprache eines Fahrradlicht-Anbieters. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin laufen, damit du Helfer und Material realistisch einteilen kannst.
Wie viele Helfer braucht man für eine Fahrradlichtaktion?: Für eine kleine Aktion mit bis zu 50 Fahrrädern solltest du mindestens 5 Helfer einplanen: Empfang, zwei Personen für die Fahrradkontrolle, Ausgabe und eine flexible Unterstützung. Bei größeren Gruppen ergänzt du je 25 Fahrräder mindestens eine weitere Person im Kontroll- oder Ausgabebereich.
Wann sollte man die Fahrradlichter und Werkzeuge prüfen?: Die Bestandsprüfung gehört 3 bis 5 Tage vor der Aktion in den Ablauf, nicht erst in den Aufbau. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest von etwa 30 Minuten für Lampen, Pumpen, Kabel und Reparatursets.
Wie richtet man die Fahrradlichtaktion vor Ort ein?: Plane mindestens 2 Stunden für Aufbau und Test ein. Stelle zuerst Fahrradabstellplatz und Absperrung auf, dann Empfang, Kontrollstelle und Ausgabe; danach folgen Beleuchtung, Stromanschluss, Infomaterial und die Beschilderung der Anfahrtsroute.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.