Organiser une campagne de vélos lumineux sans rien oublier

Une campagne de vélos lumineux se prépare dans un ordre précis : sécuriser le lieu, vérifier les autorisations, puis organiser les inscriptions et les bénévoles. Le matériel doit être contrôlé avant le jour J, notamment les kits de lampes, les outils, les pompes et les rallonges. Prévoyez ensuite un accueil lisible, un poste de contrôle vélo et un point de distribution séparé. Les oublis les plus fréquents concernent l’itinéraire, l’alimentation électrique et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Recruter des bénévoles
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Contacter le fournisseur de feux de vélo
8
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
9
Publier l’itinéraire vers le lieu
10
Balisage du parking à vélos
2 personnes
11
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
12
Vérifier le stock de feux de vélo
2 personnes
13
Vérifier les outils
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Trier les kits de lampes de vélo
3 personnes
16
Préparer le matériel d’information
2 personnes
17
Préparer les étiquettes nominatives
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Installer les tables
4 personnes
20
Monter les tentes de réception
4 personnes
21
Installer l'éclairage
3 personnes
22
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
23
Aménager le poste de contrôle vélo
4 personnes
24
Aménager le point de distribution
3 personnes
25
Aménager la table d'accueil
2 personnes
26
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

27
Accueillir les visiteurs
3 personnes
28
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
29
Vérifier l’éclairage des vélos
4 personnes
30
Monter les feux de vélo
4 personnes
31
Remplacer les piles
2 personnes
32
Expliquer la sécurité routière
2 personnes
33
Distribuer le matériel de réflexion
2 personnes
34
Servir le café et le thé
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
37
Vider les poubelles
2 personnes
38
Aider les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

39
Compter les lampes de vélo et les outils
2 personnes
40
Démonter le matériel
4 personnes
41
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
42
Rassembler les déchets
3 personnes
43
Nettoyer le lieu
3 personnes
44
Faire la vaisselle
2 personnes
45
Stocker le matériel au sec
2 personnes
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
47
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 12
Tables hautesqté 2
Barrières de sécuritéqté 8

Équipement

Pompes à véloqté 4
Kits d’outils pour véloqté 4
Tournevisqté 8
Jeux de clés Allenqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de poche rechargeablesqté 4
Cônes lumineuxqté 8

Matériel de sport

Supports à vélosqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Gilets réfléchissantsqté 12

Décoration

Affiches de la campagne d’éclairage des vélosqté 20
Panneaux indicateursqté 8
Bannières d’informationqté 3
Nappesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Carafesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations, puis fixez l’itinéraire avant d’envoyer les invitations. Publiez l’accès au site assez tôt : les participants doivent savoir où garer leur vélo et où se présenter.
Traitez les inscriptions plusieurs jours avant l’événement et recueillez les besoins alimentaires au même moment. Préparez les étiquettes nominatives et le matériel d’information avant l’installation des tables.
Comptez les kits de lampes dès leur livraison, puis triez-les par modèle ou par usage. Faites le même contrôle avec les pompes, les kits d’outils, les tournevis et les jeux de clés Allen : un manque découvert à l’accueil arrive trop tard.
Attribuez les bénévoles à des postes précis, avec une personne au contrôle vélo, une au point de distribution et une à l’accueil. Ajoutez des personnes pour le balisage, le parking à vélos et l’orientation si le site comporte plusieurs accès.
Installez l’éclairage et testez chaque rallonge, multiprise et enrouleur avant l’arrivée du public. Les projecteurs, guirlandes et lampes rechargeables doivent fonctionner sans bloquer les passages ni créer de câbles non protégés.

Questions fréquentes

Quand faut-il vérifier les autorisations pour une campagne de vélos lumineux ?: Vérifiez-les dès que le lieu et l’itinéraire sont envisagés, idéalement plusieurs semaines avant la date prévue. Cela laisse du temps pour modifier le parcours ou fournir les documents demandés.
Combien de temps avant faut-il recruter les bénévoles ?: Commencez le recrutement au moins 3 à 4 semaines avant l’événement. Finalisez la répartition des postes 5 à 7 jours avant, puis confirmez les horaires à chaque bénévole.
Quand faut-il préparer les kits de lampes de vélo ?: Contrôlez le stock à la réception et triez les kits au plus tard la veille. Gardez ensuite une réserve séparée pour remplacer rapidement une lampe manquante ou défectueuse.
Comment organiser l’accueil le jour de la campagne ?: Installez la table d’accueil, le poste de contrôle vélo et le point de distribution avant l’ouverture, avec au moins 30 minutes de marge. Placez les panneaux indicateurs et les cônes avant l’arrivée des premiers participants.

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