Zo organiseer je een fietsfilmfestival

Begin met de datum, locatie en zaalindeling; die bepalen hoeveel films, bezoekers en techniek je aankunt. Controleer daarna filmrechten voordat je een programma publiceert of vertoningen reserveert. Plan de kaartverkoop en promotie pas wanneer de tijden, presentator en praktische informatie vaststaan. In de laatste week draait alles om controles: films downloaden en testen, vrijwilligers indelen, dieetwensen verwerken en dranken koelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum bevestigen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
3
Filmrechten controleren
4
Films selecteren
3 personen
5
Filmprogramma samenstellen
2 personen
6
Filmvertoningen reserveren
7
Technische apparatuur reserveren
8
Fietsenstalling bepalen
2 personen
9
Vergunningen controleren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Online ticketverkoop openen
12
Promotieposter verspreiden
3 personen
13
Socialmediaberichten publiceren
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Catering bestellen
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Presentator bevestigen
19
Filmintroducties voorbereiden
2 personen
20
Draaiboek afdrukken
21
Tickets en polsbandjes klaarzetten
2 personen
22
Films downloaden en controleren
2 personen
23
Technische test uitvoeren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Zaal leegmaken
4 personen
28
Podiumzone inrichten
3 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Filmdoek ophangen
3 personen
32
Projector plaatsen
2 personen
33
Geluid aansluiten
2 personen
34
Verlichting installeren
2 personen
35
Fietsenstalling markeren
2 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Registratietafel klaarzetten
2 personen
39
Programma ophangen
40
Laatste filmtest uitvoeren
2 personen
41
Briefing ontvangstteam geven
4 personen

Event

42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Tickets controleren
3 personen
44
Programma uitdelen
2 personen
45
Fietsenstalling bemannen
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Eerste filmblok starten
2 personen
48
Filmblok aankondigen
49
Pauzehapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Filmmakers ontvangen
2 personen
52
Vraaggesprek begeleiden
2 personen
53
Tweede filmblok starten
2 personen
54
Avondeten uitserveren
4 personen
55
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
56
Derde filmblok starten
2 personen
57
Publieksstemming verzamelen
2 personen
58
Publieksprijs uitreiken
2 personen
59
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Filmdoek afbouwen
3 personen
62
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Zaal schoonmaken
3 personen
66
Toiletten controleren
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
68
Apparatuur inpakken
2 personen
69
Locatie afsluiten
2 personen
70
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
72
Promotiemateriaal verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 160
Biertafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Podiumdelenaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Fietsenrekkenaantal 20

Apparatuur

Beamer
Filmscherm
Laptopsaantal 2
Mediaspelersaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 3
Laserpointer

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Dessertbordenaantal 160
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Koelelementenaantal 24

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Fietsvlaggenaantal 12
Filmplakkatenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 3
Multitoolsaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Binnenbandenaantal 12
Fietsstandaardsaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer technische apparatuur zodra de zaal vaststaat. Test beamer, scherm, laptop, mediaspeler, speakers, microfoons en kabels uiterlijk één week vooraf samen met de bestanden die je daadwerkelijk vertoont.
Controleer filmrechten vóór je titels op de poster of ticketpagina zet. Leg per film vast wie toestemming geeft, welke versie je gebruikt en wanneer de vertoning gereserveerd is.
Plan fietsenstalling en ontvangst tegelijk met de zaalindeling. Bepaal vooraf waar fietsenrekken, tickets, polsbandjes, kapstokken en afvalbakken komen, zodat de entree niet blokkeert.
Open de online ticketverkoop pas nadat programma en capaciteit definitief zijn. Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen uit en bestel catering op basis van het aantal bevestigde bezoekers plus een kleine marge.
Maak het draaiboek uiterlijk enkele dagen voor het festival definitief en druk het af. Zet daarin ook filmintroducties, vrijwilligersposten, de technische test en het moment waarop dranken gekoeld moeten zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietsfilmfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Filmrechten, vertoningsreserveringen, locatie, techniek en promotie vragen meestal meer tijd dan alleen het samenstellen van het programma.
Wanneer moet ik de filmrechten regelen voor een fietsfilmfestival?: Regel dit vóór de online ticketverkoop en promotie, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Zonder bevestigde rechten kan een filmtitel of vertoning op het laatste moment wegvallen.
Wanneer test je de techniek voor een fietsfilmfestival?: Voer een volledige test uit uiterlijk één week vooraf en herhaal een korte controle op de dag zelf. Speel alle films af met de geplande laptop of mediaspeler en controleer beeld, geluid, microfoons en aansluitingen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fietsfilmfestival?: Reken minimaal één vrijwilliger per duidelijke publieksfunctie: ontvangst, fietsenstalling, zaal, techniek en catering. Voor een programma met meerdere zalen of gelijktijdige activiteiten heb je per extra ruimte minstens één extra persoon nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.