Organiser un festival du film à vélo, étape par étape

Un festival du film à vélo demande de synchroniser la programmation, les projections et l’accueil du public. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis sécurisez les droits de diffusion avant de composer le programme. La technique se prépare ensuite avec un vrai test des films, du projecteur et du son. Enfin, prévoyez la billetterie, le parking à vélos, le catering et une répartition précise des bénévoles pour éviter les blocages le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du festival
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Vérifier les droits de diffusion du film
4
Sélectionner les films
3 personnes
5
Composer le programme de films
2 personnes
6
Réserver les projections de films
7
Réserver le matériel technique
8
Définir le parking à vélos
2 personnes
9
Vérifier les autorisations
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir la vente de billets en ligne
12
Diffuser l’affiche promotionnelle
3 personnes
13
Publier des publications sur les réseaux sociaux
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Commander le catering
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Confirmer le présentateur
19
Préparer les introductions de film
2 personnes
20
Imprimer le déroulé
21
Préparer les billets et bracelets
2 personnes
22
Télécharger et vérifier les films
2 personnes
23
Effectuer un test technique
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vider la salle
4 personnes
28
Aménager la zone de scène
3 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Suspendre l'écran de projection
3 personnes
32
Installer le projecteur
2 personnes
33
Brancher le son
2 personnes
34
Installer l'éclairage
2 personnes
35
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Préparer la table d'inscription
2 personnes
39
Afficher le programme
40
Effectuer le dernier test du film
2 personnes
41
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Vérifier les billets
3 personnes
44
Distribuer le programme
2 personnes
45
Assurer le parking à vélos
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Lancer le premier bloc de film
2 personnes
48
Annoncer le bloc film
49
Servir les en-cas de pause
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Accueillir les cinéastes
2 personnes
52
Animer l’entretien
2 personnes
53
Lancer le deuxième bloc de film
2 personnes
54
Servir le dîner
4 personnes
55
Servir les repas adaptés
2 personnes
56
Lancer le troisième bloc du film
2 personnes
57
Recueillir les votes du public
2 personnes
58
Remettre le prix du public
2 personnes
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Démonter l’écran de projection
3 personnes
62
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer la salle
3 personnes
66
Vérifier les toilettes
67
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
68
Emballer le matériel
2 personnes
69
Fermer le lieu
2 personnes
70
Retourner le matériel loué
2 personnes
71
Ranger les stocks restants
2 personnes
72
Retirer le matériel promotionnel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 160
Tables de bièreqté 4
Tabourets de barqté 6
Éléments de podiumqté 4
Tables de logeqté 2
Poubellesqté 8
Porte-manteauxqté 3
Râteliers à vélosqté 20

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Piles de rechangeqté 24
Batteries externesqté 4
Clés USBqté 3
Pointeur laser

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 160
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 24

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Drapeaux de véloqté 12
Affiches de filmqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8
Badges nominatifsqté 40

Matériel de sport

Pompes à véloqté 3
Outils multifonctionsqté 4
Démonte-pneusqté 8
Chambres à airqté 12
Supports à vélosqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les droits de diffusion avant d’annoncer les films : prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les confirmations et régler les éventuelles contraintes de projection.
Testez chaque fichier vidéo au moins 48 heures avant l’ouverture, sur l’ordinateur, le lecteur multimédia, le vidéoprojecteur et les haut-parleurs réellement utilisés le jour du festival.
Ne réduisez pas le parking à vélos à un espace libre : installez les râteliers près de l’entrée et désignez une personne pour orienter les arrivées pendant les 30 premières minutes.
Fermez les inscriptions alimentaires au moins 5 jours avant l’événement afin de transmettre un nombre fiable au catering et de prévoir les besoins particuliers sans commande de dernière minute.
Préparez le déroulé imprimé, les billets, les bracelets et les introductions de film la veille. Gardez aussi des câbles HDMI, des piles et des batteries externes de rechange sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du film à vélo ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les droits de diffusion, la réservation des films et du matériel technique doivent être confirmés avant l’ouverture de la billetterie.
Quand faut-il ouvrir la vente des billets ?: Ouvrez-la dès que la date, le lieu, le programme et les principales conditions d’accueil sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le festival. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand faire le test technique des projections ?: Effectuez un premier test complet 48 heures avant l’événement, puis un contrôle rapide le jour même au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez l’image, le son, les câbles, les multiprises et les fichiers de secours.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival du film à vélo ?: Répartissez les bénévoles par fonctions : accueil et billets, parking à vélos, salle, catering et technique. Pour une petite séance, prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 au parking et 1 référent technique, puis renforcez l’équipe selon le nombre de séances et de spectateurs.

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