So organisierst du ein Fahrradfilmfestival
Ein Fahrradfilmfestival braucht früh klare Entscheidungen: Termin, Ort, Filmrechte und ein realistisches Programm. Danach folgen Technik, Ticketverkauf, Werbung und die Einteilung der Helferinnen und Helfer. Plane die Vorführtechnik nicht erst am Veranstaltungstag, sondern teste Beamer, Leinwand, Ton und Abspielgeräte vorher mit den tatsächlichen Filmen. Dieser Ablauf zeigt, was du wann erledigst und welche Details bei Fahrradfilmfestivals häufig zu spät bedacht werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Festivaldatum bestätigen
2 Personen
- 2
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
- 3
Filmrechte prüfen
- 4
Filme auswählen
3 Personen
- 5
Filmprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 6
Filmvorführungen reservieren
- 7
Technische Geräte reservieren
- 8
Fahrradabstellplatz festlegen
2 Personen
- 9
Genehmigungen prüfen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Online-Ticketverkauf öffnen
- 12
Werbeplakat verteilen
3 Personen
- 13
Social-Media-Beiträge veröffentlichen
- 14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 15
Ernährungswünsche erfassen
- 16
Catering bestellen
2 Personen
- 17
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 18
Moderator bestätigen
- 19
Filmeinführungen vorbereiten
2 Personen
- 20
Drehbuch ausdrucken
- 21
Tickets und Armbänder bereitlegen
2 Personen
- 22
Filme herunterladen und prüfen
2 Personen
- 23
Technischen Test durchführen
2 Personen
- 24
Einkaufen gehen
3 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Saal räumen
4 Personen
- 28
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
- 29
Tische aufstellen
4 Personen
- 30
Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Filmleinwand aufhängen
3 Personen
- 32
Projektor aufstellen
2 Personen
- 33
Ton anschließen
2 Personen
- 34
Beleuchtung installieren
2 Personen
- 35
Fahrradabstellplatz markieren
2 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 38
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 39
Programm aufhängen
- 40
Letzten Filmtest durchführen
2 Personen
- 41
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
Event
- 42
Besucher empfangen
4 Personen
- 43
Tickets kontrollieren
3 Personen
- 44
Programm verteilen
2 Personen
- 45
Fahrradabstellplatz betreuen
2 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 47
Erstes Filmprogramm starten
2 Personen
- 48
Filmblock ankündigen
- 49
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Filmemacher empfangen
2 Personen
- 52
Fragegespräch begleiten
2 Personen
- 53
Zweiten Filmblock starten
2 Personen
- 54
Abendessen servieren
4 Personen
- 55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 56
Dritten Filmblock starten
2 Personen
- 57
Publikumsabstimmung sammeln
2 Personen
- 58
Publikumspreis überreichen
2 Personen
- 59
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Geräte ausschalten
2 Personen
- 61
Leinwand abbauen
3 Personen
- 62
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Saal reinigen
3 Personen
- 66
Toiletten kontrollieren
- 67
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 68
Geräte einpacken
2 Personen
- 69
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 70
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
- 71
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
- 72
Werbematerial entfernen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 160
- BiertischeAnz. 4
- BarhockerAnz. 6
- BühnenelementeAnz. 4
- UmkleidetischeAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
- KleiderständerAnz. 3
- FahrradständerAnz. 20
Ausstattung
- Beamer
- Leinwand
- LaptopsAnz. 2
- MedienplayerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- ErsatzbatterienAnz. 24
- PowerbanksAnz. 4
- USB-SticksAnz. 3
- Laserpointer
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 120
- TellerAnz. 180
- DesserttellerAnz. 160
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 3
- KühlelementeAnz. 24
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- LichterkettenAnz. 6
Dekoration
- FahrradflaggenAnz. 12
- FilmplakateAnz. 10
- WegweiserAnz. 12
- TischdeckenAnz. 10
- KreidetafelnAnz. 4
- KreidestifteAnz. 8
- NamensschilderAnz. 40
Sportmaterial
- FahrradpumpenAnz. 3
- MultitoolsAnz. 4
- ReifenheberAnz. 8
- SchläucheAnz. 12
- FahrradständerAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre die Filmrechte, bevor du Titel veröffentlichst oder Tickets verkaufst. Rechne außerdem Zeit für das Herunterladen und Prüfen jeder Filmdatei ein, damit am Veranstaltungstag keine inkompatible Datei auffällt.
- Plane den Raum nach dem Programm: Sitzplätze, Bühne, Technik, Catering, Garderobe und Fahrradständer brauchen feste Bereiche. Prüfe mindestens eine Woche vorher, ob Strom- und Kabelwege sicher und lang genug sind.
- Führe den technischen Test mit Beamer, Leinwand, Laptop, Medienplayer, Mischpult, Lautsprechern und Mikrofonen durch. Spiele dabei mindestens einen vollständigen Film und teste Ersatzbatterien sowie USB-Sticks, statt nur die Geräte einzuschalten.
- Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Einlass, Sitzplatzkapazität und Programm feststehen. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend; bestelle das Catering nicht nach einer groben Schätzung, sondern anhand des aktuellen Anmeldestands.
- Teile die Helferinnen und Helfer spätestens eine Woche vorher in Schichten ein. Für Einlass, Fahrradabstellplatz, Technik, Catering und Aufräumen braucht jede Aufgabe eine zuständige Person, auch während der Filmvorführungen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Fahrradfilmfestival organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Filmrechte, Vorführungen, Technik und Genehmigungen können mehrere Wochen benötigen; Werbung und Ticketverkauf sollten erst starten, wenn Termin und Programm belastbar sind.
- Wie viele Filme passen in ein Fahrradfilmfestival?
- Plane für einen Abend mit drei bis vier Stunden Programm meist 4 bis 8 Kurzfilme oder 1 bis 2 längere Filme ein. Lass zwischen den Vorführungen 10 bis 15 Minuten für Begrüßung, Moderation und Umbau.
- Wann sollte man die Technik für ein Fahrradfilmfestival testen?
- Teste Beamer, Leinwand und Ton mindestens 3 bis 7 Tage vorher mit jeder Filmdatei. Am Veranstaltungstag folgt zusätzlich ein kurzer Funktionstest, einschließlich Mikrofonen, Kabeln, Medienplayer und Ersatzbatterien.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Fahrradfilmfestival?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Kühle den erwarteten Bedarf spätestens am Vortag und halte einen kleinen Vorrat für Helfer und Moderation zurück.
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