Zo organiseer je een fietsclinic

Begin met het programma, de route en de startlocatie voordat je deelnemers uitnodigt. Leg daarna instructeurs vast en bepaal hoeveel deelnemers één begeleider aankan. Open de aanmeldingen pas als je weet welke gegevens nodig zijn, zoals noodcontacten, toestemmingen en dieetwensen. Controleer de route vooraf, werk een alternatief uit en stuur de veiligheidsinstructies uiterlijk enkele dagen vooraf. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke indeling, goed zichtbare routebordjes en materiaal voor pech onderweg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Instructeurs vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Noodcontacten verzamelen
9
Toestemmingen registreren
2 personen
10
Deelnemerslijst opstellen
11
Bevestiging versturen
12
Route vooraf controleren
2 personen
13
Alternatieve route voorbereiden
2 personen
14
Veiligheidsbriefing schrijven
15
Groepen en begeleiders indelen
2 personen
16
Materialen controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Weersverwachting controleren
21
Catering voorbereiden
3 personen
22
Startlocatie opbouwen
4 personen
23
Fietsparkeerplek inrichten
2 personen
24
Techniekstations uitzetten
3 personen
25
Routebordjes plaatsen
2 personen
26
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Polsbandjes uitdelen
2 personen
29
Fietsen en helmen controleren
3 personen
30
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
31
Warming-up begeleiden
3 personen
32
Techniektraining begeleiden
5 personen
33
Groepsrit begeleiden
6 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Fietsenstalling bewaken
36
Maaltijd en snacks serveren
3 personen
37
Vragen en blessures opvangen
2 personen
38
Afsluitende uitleg geven
2 personen
39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Materialen verzamelen
4 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Routebordjes verwijderen
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen
46
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Fietsrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 30
Markeerschijvenaantal 20
Reflectievestenaantal 10
Reservehelmenaantal 4
Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiestandaard
Inbussleutelsetsaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 10
Plaksetsaantal 4
Kettingolieaantal 2
Tie-wrapsaantal 50
Fluitjesaantal 6
Bidonkrattenaantal 4
Startnummersaantal 40
Polsbandjesaantal 40
Routebordjesaantal 20
Pionnenlintaantal 4
Klembordenaantal 4
Stiftenaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Thermometer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Waterdispensersaantal 2
IJsblokbakkenaantal 4
Isolerende transportboxenaantal 3
Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Veiligheidshandschoenenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3
Desinfecterende handgelaantal 4

Tips

Plan eerst het programma en de route en reserveer daarna de startlocatie. Controleer de route op kruisingen, smalle passages en plekken waar groepen kunnen wachten; maak minstens één alternatieve route voor slecht weer of wegwerkzaamheden.
Vraag bij de aanmelding niet alleen naam en contactgegevens, maar ook een noodcontact, toestemming en dieetwensen. Sluit de inschrijving enkele dagen voor de clinic zodat je de deelnemers over groepen, begeleiders en starttijden kunt informeren.
Deel deelnemers vooraf in kleine groepen in en koppel per groep een begeleider of instructeur. Geef elke begeleider een deelnemerslijst en portofoon; spreek af waar groepen elkaar opnieuw treffen als iemand achterop raakt.
Controleer helmen, pompen en reparatiemateriaal vóór de start. Leg per techniekstation de benodigde pionnen, markeerschijven en verkeerskegels klaar en zorg voor reservehelmen, binnenbanden, bandenlichters en plaksets.
Bouw de startlocatie zo op dat aanmelden, fietsen parkeren, briefing en drinken niet door elkaar lopen. Zet fietsrekken, tafels en routebordjes ruim vóór aankomst klaar en controleer op de ochtend zelf de weersverwachting, stroom en opgeladen powerbanks.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een fietsclinic te organiseren?: Reken op minimaal 3 tot 4 weken voorbereiding. Reserveer de startlocatie en instructeurs eerst; open daarna de aanmeldingen en plan de routecontrole uiterlijk 7 dagen voor de clinic.
Hoeveel deelnemers kan één fietsclinic aan?: Dat hangt af van het aantal instructeurs en de route, maar werk met kleine groepen en één vaste begeleider per groep. Maak de definitieve groepsindeling uiterlijk 2 dagen vooraf op basis van de aanmeldingen.
Wat moet ik voor een fietsclinic regelen bij pech onderweg?: Neem per begeleider een pomp, bandenlichters, plakset, reservebinnenbanden en een kleine set gereedschap mee. Spreek vooraf af wie een reparatiestandaard beheert en hoe deelnemers de organisatie bereiken als een fiets niet ter plekke te herstellen is.
Wanneer stuur ik de informatie naar deelnemers van een fietsclinic?: Stuur de deelnemersinformatie 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld de starttijd, locatie, route-indeling, veiligheidsbriefing, kledingadvies, verwachte weersomstandigheden en wat deelnemers zelf aan hun fiets moeten controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.