Zo organiseer je een Fantasykamp

Begin een Fantasykamp niet met versiering, maar met deelnemers, locatie en veiligheid. Verzamel eerst aanmeldingen, dieetwensen en oudercontactgegevens, zodat je weet voor hoeveel mensen je eten, tenten en teams nodig hebt. Leg daarna de terreingrenzen, eettijden en spelvolgorde vast. Op de opbouwdag werk je van praktisch naar sfeervol: eerst tenten, keuken en registratie, daarna spelposten, kostuums en fantasydecoratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Oudercontactgegevens controleren
2 personen
5
Deelnemerslijst afdrukken
6
Noodcontacten bundelen
7
Locatie reserveren
8
Eettijden afspreken
9
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Kampmateriaal controleren
3 personen
12
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
13
Kostuums sorteren
2 personen
14
Rollen en teams indelen
2 personen
15
Draaiboek afdrukken
16
Route en terreingrenzen markeren
3 personen
17
Tenten opzetten
5 personen
18
Tafels en banken plaatsen
3 personen
19
Keukenhoek inrichten
3 personen
20
Spelposten opbouwen
4 personen
21
Versiering ophangen
3 personen
22
Geluidsapparatuur testen
2 personen
23
Eten voorbereiden
4 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Registratietafel klaarzetten
2 personen
26
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
27
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
4 personen
29
Polsbandjes uitdelen
2 personen
30
Kampregels uitleggen
2 personen
31
Teams bekendmaken
2 personen
32
Kostuums uitdelen
3 personen
33
Fantasyspel begeleiden
6 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Middagpauze begeleiden
4 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Speurtocht begeleiden
6 personen
38
Avondmaaltijd serveren
5 personen
39
Servies verzamelen
3 personen
40
Kampvuurprogramma begeleiden
4 personen
41
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
42
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen
43
Kostuums innemen
3 personen

Nazorg

44
Afval inzamelen
4 personen
45
Tenten afbreken
5 personen
46
Tafels en banken opruimen
3 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Keuken schoonmaken
2 personen
49
Terrein schoonmaken
4 personen
50
Materialen inventariseren
2 personen
51
Beschadigde materialen apart zetten
2 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Overgebleven eten opbergen
2 personen
54
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 6
Bankenaantal 12
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 12

Decoratie

Fantasyvlaggenaantal 20
Kunstmatige klimopaantal 10
Schatkistenaantal 4
Decoratieve schildenaantal 6
Themakledenaantal 8

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Touwenaantal 10
Hoepelsaantal 8
Foamzwaardenaantal 30
Ballenaantal 12
Kompassetsaantal 8
Zaklampenaantal 20
Puzzelsetsaantal 6
Sleutelhangersaantal 40

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Sponsjesaantal 12
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel oudercontactgegevens en noodcontacten uiterlijk een week vooraf. Controleer de lijst opnieuw op de dag zelf en leg een afgedrukte deelnemerslijst bij de registratietafel.
Plan de opbouw in vaste blokken. Reken voor tenten, tafels, banken, keukenhoek en registratie op minimaal 2 tot 3 uur; bouw spelposten en decoratie pas daarna op.
Maak teams en rollen vóór je het draaiboek afdrukt. Geef elk team een herkenbare pion of kleur en zet de route en terreingrenzen zichtbaar uit met touwen of andere markering.
Plan eettijden met ruimte voor handen wassen, opscheppen en opruimen. Zet koelboxen, waterkannen, herbruikbaar servies en afvalbakken klaar vóór de eerste maaltijd wordt voorbereid.
Test draagbare speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 1 uur voor de start. Plaats LED-lantaarns en lichtsnoeren zo dat routes, tenten en spelposten ook bij schemering herkenbaar blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een Fantasykamp op te bouwen?: Reken op 3 tot 4 uur met een team van 4 tot 6 personen. Reserveer eerst ongeveer 2 uur voor tenten, meubels, keuken en registratie; gebruik de resterende tijd voor spelposten en decoratie.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een Fantasykamp versturen?: Stuur de uitnodigingen idealiter 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het kamp, zodat je teams, maaltijden, materiaal en slaapplaatsen kunt bijwerken.
Hoeveel eten en drinken moet ik voor een Fantasykamp regelen?: Maak de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal deelnemers en vraag dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf uit. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zorg daarna voor continu beschikbaar water.
Wat moet ik op de dag van het Fantasykamp als eerste doen?: Controleer 60 tot 90 minuten voor de start het terrein, de tenten, de route en de noodcontacten. Zet daarna de registratietafel klaar en test geluid en verlichting voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.