Organiser un camp fantasy sans perdre le fil

Un camp fantasy demande plus qu’un décor médiéval et quelques jeux : il faut coordonner les inscriptions, les équipes, les repas, le terrain et le matériel. Commence par fixer le lieu et les horaires, puis verrouille les informations des participants avant de préparer les activités. La dernière étape consiste à installer les tentes, les espaces de jeu et la cuisine dans un ordre qui évite les allers-retours. Ce plan t’aide à savoir quoi régler en premier et ce qui est souvent oublié.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
2 personnes
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Vérifier les coordonnées des parents
2 personnes
5
Imprimer la liste des participants
6
Regrouper les contacts d’urgence
7
Réserver le lieu
8
Fixer les horaires de repas
9
Établir la liste de courses
2 personnes
10
Faire les courses
3 personnes
11
Vérifier le matériel de camp
3 personnes
12
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
13
Trier les costumes
2 personnes
14
Répartir les rôles et les équipes
2 personnes
15
Imprimer le déroulé
16
Marquer l’itinéraire et les limites du terrain
3 personnes
17
Monter les tentes
5 personnes
18
Installer les tables et les bancs
3 personnes
19
Aménager le coin cuisine
3 personnes
20
Monter les postes de jeu
4 personnes
21
Suspendre la décoration
3 personnes
22
Tester le matériel sonore
2 personnes
23
Préparer la nourriture
4 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer la table d'inscription
2 personnes
26
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
27
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

28
Accueillir les participants
4 personnes
29
Distribuer les bracelets
2 personnes
30
Expliquer les règles du camp
2 personnes
31
Annoncer les équipes
2 personnes
32
Distribuer les costumes
3 personnes
33
Animer un jeu fantastique
6 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Encadrer la pause de midi
4 personnes
36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
37
Encadrer la chasse au trésor
6 personnes
38
Servir le dîner
5 personnes
39
Rassembler la vaisselle
3 personnes
40
Animer le programme du feu de camp
4 personnes
41
Assurer la remise des prix
2 personnes
42
Accompagner les départs
4 personnes
43
Récupérer les costumes
3 personnes

Suivi

44
Collecter les déchets
4 personnes
45
Démonter les tentes
5 personnes
46
Ranger les tables et les bancs
3 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Nettoyer la cuisine
2 personnes
49
Nettoyer le site
4 personnes
50
Inventorier le matériel
2 personnes
51
Mettre les matériaux endommagés à part
2 personnes
52
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
53
Ranger les restes de nourriture
2 personnes
54
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 6
Bancsqté 12
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Louchesqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 12

Décoration

Drapeaux fantasyqté 20
Lierre artificielqté 10
Mallettes au trésorqté 4
Boucliers décoratifsqté 6
Tapis à thèmeqté 8

Matériel de sport

Cônesqté 30
Cordesqté 10
Cerceauxqté 8
Épées en mousseqté 30
Ballonsqté 12
Sets de boussolesqté 8
Lampes de pocheqté 20
Sets de puzzleqté 6
Porte-clésqté 40

Nettoyage

Seauxqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et récupérer les besoins alimentaires. Demande aussi les coordonnées des parents et regroupe les contacts d’urgence avant d’imprimer la liste des participants.
Réserve le lieu avant de répartir les équipes. Dès que le terrain est confirmé, marque l’itinéraire et les limites : les cônes et les cordes doivent être prêts avant l’arrivée des participants.
Prépare le déroulé sur papier, avec les horaires des repas et les changements de postes. Imprime plusieurs exemplaires : un pour l’inscription, un pour l’équipe d’encadrement et un de secours.
Trie les costumes et le matériel de jeu par rôle ou par équipe, au lieu de tout mélanger dans une seule caisse. Les boucliers, cordes, cerceaux et cônes doivent être accessibles dès l’installation des postes.
Monte d’abord les tentes, les tables et les bancs, puis aménage le coin cuisine et la table d’inscription. Refroidis les boissons avant le début et teste les enceintes, le microphone, les rallonges et les multiprises avant que le public arrive.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp fantasy ?: Prévois au minimum deux à trois semaines pour les invitations, les inscriptions et la collecte des informations alimentaires. Garde la veille pour les courses, le tri des costumes et la vérification du matériel.
Quand faut-il demander les besoins alimentaires des participants ?: Demande-les dès l’inscription, idéalement au moins 10 jours avant le camp. Tu auras ainsi le temps d’adapter la liste de courses et de préparer les repas sans improviser.
Que faut-il installer en premier le jour du camp fantasy ?: Commence par les tentes et les zones principales, puis installe les tables, les bancs et le coin cuisine. Termine par les postes de jeu, la décoration et la table d’inscription, au moins 30 minutes avant l’arrivée.
Comment éviter les problèmes de sécurité sur le terrain ?: Délimite le terrain avant le début avec des cônes et des cordes, puis vérifie l’itinéraire à pied. Conserve la liste des participants et les contacts d’urgence à la table d’inscription pendant toute la durée du camp.

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