Fantasycamp organisieren: So planst du den Ablauf
Ein Fantasycamp braucht mehr als Kostüme und eine Geschichte: Anmeldungen, Notfallkontakte, Gelände und Verpflegung müssen zusammenpassen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Ort, Einladungen und Teilnehmerliste. Danach folgen Rollen, Drehbuch und Material; am Aufbautag richtest du zuerst Sicherheit, Registrierung und Versorgung ein. So bleibt genug Zeit, um Zelte, Spielstationen und Technik vor dem Eintreffen der Kinder zu prüfen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Kontaktangaben der Eltern prüfen
2 Personen
- 5
Teilnehmerliste ausdrucken
- 6
Notfallkontakte bündeln
- 7
Location reservieren
- 8
Essenszeiten abstimmen
- 9
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
- 10
Einkaufen gehen
3 Personen
- 11
Campmaterial kontrollieren
3 Personen
- 12
Spielmaterial sammeln
2 Personen
- 13
Kostüme sortieren
2 Personen
- 14
Rollen und Teams einteilen
2 Personen
- 15
Drehbuch ausdrucken
- 16
Route und Geländegrenzen markieren
3 Personen
- 17
Zelte aufbauen
5 Personen
- 18
Tische und Bänke aufstellen
3 Personen
- 19
Küchenecke einrichten
3 Personen
- 20
Spielstationen aufbauen
4 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 22
Tonanlage testen
2 Personen
- 23
Essen vorbereiten
4 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 26
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 27
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 28
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 29
Armbänder verteilen
2 Personen
- 30
Campregeln erklären
2 Personen
- 31
Teams bekannt geben
2 Personen
- 32
Kostüme verteilen
3 Personen
- 33
Fantasyspiel begleiten
6 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Mittagspause betreuen
4 Personen
- 36
Snacks servieren
3 Personen
- 37
Schnitzeljagd begleiten
6 Personen
- 38
Abendessen servieren
5 Personen
- 39
Geschirr sammeln
3 Personen
- 40
Lagerfeuerprogramm betreuen
4 Personen
- 41
Preisverleihung durchführen
2 Personen
- 42
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen
- 43
Kostüme einsammeln
3 Personen
Nachbereitung
- 44
Müll einsammeln
4 Personen
- 45
Zelte abbauen
5 Personen
- 46
Tische und Bänke wegräumen
3 Personen
- 47
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 48
Küche reinigen
2 Personen
- 49
Gelände reinigen
4 Personen
- 50
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 51
Beschädigte Materialien separat ablegen
2 Personen
- 52
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 53
Übrig gebliebenes Essen verstauen
2 Personen
- 54
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 6
- BänkeAnz. 12
- Registrierungstisch
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 40
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LaternenAnz. 12
Dekoration
- Fantasy-FlaggenAnz. 20
- Künstlicher EfeuAnz. 10
- SchatztruhenAnz. 4
- Dekorative SchildeAnz. 6
- ThemenläuferAnz. 8
Sportmaterial
- KegelAnz. 30
- SeileAnz. 10
- ReifenAnz. 8
- SchaumstoffschwerterAnz. 30
- BälleAnz. 12
- KompasssetsAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 20
- PuzzlesetsAnz. 6
- SchlüsselanhängerAnz. 40
Reinigung
- EimerAnz. 4
- SpülbürstenAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag ab. Prüfe spätestens 7 Tage vorher die Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Kontaktdaten der Eltern und Notfallkontakte und drucke eine aktuelle Liste aus.
- Plane das Gelände vor dem Aufbau: Markiere Route und Grenzen und lege fest, wo Registrierung, Küche, Zelte und Spielstationen stehen. Kontrolliere diese Wege, bevor Kinder eintreffen.
- Teile Rollen und Teams erst ein, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Drucke das Drehbuch mindestens einmal pro Leitungsperson aus und bewahre eine zusätzliche Kopie am Registrierungstisch auf.
- Baue Zelte, Tische und Bänke mit Zeitreserve auf. Stelle Kühlboxen, Wasserkannen und Mehrweggeschirr vor der Essensvorbereitung bereit, damit die erste Mahlzeit nicht wegen fehlender Ausgabeutensilien wartet.
- Teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor Beginn und nicht erst während des ersten Spiels. Kühle Getränke frühzeitig und richte eine gut sichtbare Küchenecke mit Schneidebrettern, Messern und Schüsseln ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Fantasycamp organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Location und Einladungen. Spätestens 7 Tage vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte vollständig geprüft sein.
- Wann sollte die Teilnehmerliste für ein Fantasycamp fertig sein?
- Erstelle eine vorläufige Liste etwa 14 Tage vorher und aktualisiere sie bis 7 Tage vor dem Camp. Drucke am Aufbautag eine letzte Version für Registrierung und Betreuung aus.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Fantasycamps?
- Plane für Zelte, Tische, Registrierung, Küchenecke, Dekoration und Spielstationen mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Der Techniktest und eine Geländerunde sollten zusätzlich vor dem Einlass stattfinden.
- Was muss man beim Fantasycamp besonders früh besorgen?
- Zelte, Bänke, Kühlboxen, Lautsprecher und Spielmaterial solltest du mindestens 1 bis 2 Wochen vorher kontrollieren oder organisieren. Kostüme, Rollenmaterial und Dekoration lassen sich danach passend zur Teilnehmerzahl sortieren.
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