Zo organiseer je een familiereünie zonder losse eindjes

Begin met de datum, locatie en gastenlijst; pas daarna kun je eten, zitplaatsen en activiteiten goed plannen. Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen, allergieën en de leeftijden van kinderen. Werk vervolgens toe naar één definitieve gastenlijst, zodat je weet hoeveel stoelen, borden, glazen en boodschappen nodig zijn. Controleer in de laatste week de reservering en weersverwachting en regel op de dag zelf eerst toegang, terrein en partytenten voordat familie arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Kinderen en leeftijden registreren
7
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
8
Weersverwachting controleren
9
Reservering locatie bevestigen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
13
Koelproducten koelen
2 personen
14
Naamkaartjes schrijven
2 personen
15
Familiefoto’s verzamelen
2 personen
16
Fotowand voorbereiden
2 personen
17
Muzieklijst samenstellen
18
Spelactiviteiten klaarzetten
2 personen
19
Allergenen apart markeren
2 personen
20
Koelboxen vullen
2 personen
21
Contactlijst afdrukken
22
Sleutels en toegang regelen
23
Locatie openen
2 personen
24
Terrein controleren
2 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen neerzetten
3 personen
28
Buffettafels inrichten
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Koffiepunt inrichten
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
4 personen
32
Salades voorbereiden
3 personen
33
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
34
Dessert portioneren
2 personen
35
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
36
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Fotowand opbouwen
2 personen
39
Spelmaterialen klaarleggen
2 personen
40
Muziek en verlichting testen
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

43
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
44
Gasten verwelkomen
3 personen
45
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
46
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Familiefoto’s maken
2 personen
50
Familieverhalen verzamelen
2 personen
51
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
52
Spelronde begeleiden
2 personen
53
Buffet openen
2 personen
54
Buffetgerechten aanvullen
3 personen
55
Dieetgerechten aanwijzen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Dessert serveren
3 personen
58
Muziek verzorgen
59
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
60
Toiletten tussentijds controleren
61
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
62
Laatste ronde aankondigen
63
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Afval sorteren
3 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Versiering verwijderen
2 personen
69
Spelmateriaal opruimen
2 personen
70
Apparatuur uitschakelen
2 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Locatie schoonmaken
3 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
75
Partytenten afbreken
4 personen
76
Materialen controleren
2 personen
77
Geleende spullen retourneren
2 personen
78
Gevonden voorwerpen verzamelen
79
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Stoelkussensaantal 40
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 100
Diepe bordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 160
Wijnglazenaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Serveertangenaantal 6
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Naamkaartjesaantal 90
Stiftenaantal 12
Fotowand
Fotohoezenaantal 40
Tafeldecoratiesaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 3
Touwtrektouw
Badmintonsetsaantal 2
Spelkaartenaantal 6
Bordspellenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk 6 weken vooraf en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Vraag tegelijk naar dieetwensen, allergieën, kinderen en leeftijden; die informatie bepaalt de indeling en het eten.
Maak 7 dagen vooraf de definitieve gastenlijst. Gebruik dat aantal om stoelen, servies, glazen en buffettafels te controleren en koop koelproducten pas kort voor de reünie.
Plan buiten altijd een alternatief: controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en bevestig dan ook de reservering en toegang tot de locatie. Partytenten moeten vóór de gasten komen worden opgebouwd.
Zet allergenen apart en herkenbaar bij het buffet en houd bij welke gerechten erbij horen. Zo voorkom je dat iemand pas aan tafel ontdekt dat een gerecht niet geschikt is.
Verzamel familiefoto’s en schrijf naamkaartjes uiterlijk 2 dagen vooraf. Zet spelactiviteiten, muziek en de fotowand klaar voordat het eten wordt uitgestald, zodat je tijdens de ontvangst niet hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familiereünie organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de reünie en sluit de aanmeldingen 2 tot 3 weken vooraf.
Wanneer moet je de definitieve gastenlijst voor een familiereünie maken?: Maak de definitieve lijst uiterlijk 7 dagen voor de reünie. Dan kun je aantallen voor stoelen, servies, boodschappen, naamkaartjes en activiteiten nog rustig aanpassen.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een familiereünie?: Gebruik de definitieve gastenlijst als basis en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per volwassene. Koop houdbare producten eerder, maar haal koelproducten bij voorkeur 1 dag vooraf en koel ze direct.
Wat moet je de dag voor een familiereünie controleren?: Controleer de reservering, weersverwachting, toegang, sleutels, boodschappen en koelruimte. Leg naamkaartjes, familiefoto’s, allergenenmarkering en activiteiten klaar en vul de koelboxen pas vlak voor vertrek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.