Familienfest organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor

Ein Familienfest wird übersichtlich, wenn du zuerst Termin, Ort und Gäste klärst und erst danach Essen, Ausstattung und Programm planst. Beginne mindestens vier Wochen vorher mit der Gästeliste und verschicke die Einladungen. Halte Rückmeldungen, Allergien und Altersgruppen schriftlich fest, damit Einkauf und Sitzordnung später nicht ins Rutschen kommen. In den letzten Tagen geht es um Wetter, Kühlung und Zugang zur Location; am Veranstaltungstag zählt ein klarer Aufbauplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Kinder und Altersgruppen erfassen
7
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
8
Wettervorhersage prüfen
9
Reservierung der Location bestätigen
10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
11
Einkaufen gehen
3 Personen
12
Haltbare Lebensmittel lagern
2 Personen
13
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
14
Namensschilder schreiben
2 Personen
15
Familienfotos zusammenstellen
2 Personen
16
Fotowand vorbereiten
2 Personen
17
Musikliste zusammenstellen
18
Spielaktivitäten vorbereiten
2 Personen
19
Allergene separat kennzeichnen
2 Personen
20
Kühlboxen füllen
2 Personen
21
Kontaktliste ausdrucken
22
Schlüssel und Zugang organisieren
23
Location öffnen
2 Personen
24
Gelände kontrollieren
2 Personen
25
Partyzelte aufbauen
4 Personen
26
Tische aufstellen
3 Personen
27
Stühle aufstellen
3 Personen
28
Buffettische einrichten
3 Personen
29
Getränke kalt stellen
2 Personen
30
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
31
Snacks vorbereiten
4 Personen
32
Salate vorbereiten
3 Personen
33
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
34
Dessert portionieren
2 Personen
35
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
36
Namensschilder platzieren
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Fotowand aufbauen
2 Personen
39
Spielmaterialien bereitlegen
2 Personen
40
Musik und Beleuchtung testen
2 Personen
41
Toiletten kontrollieren
42
Müllstationen aufstellen
2 Personen

Event

43
Empfangstisch betreuen
2 Personen
44
Gäste begrüßen
3 Personen
45
Namensschilder verteilen
2 Personen
46
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
47
Snacks servieren
3 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Familienfotos machen
2 Personen
50
Familiengeschichten sammeln
2 Personen
51
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
52
Spielrunde betreuen
2 Personen
53
Buffet eröffnen
2 Personen
54
Buffetgerichte auffüllen
3 Personen
55
Diätgerichte zuweisen
56
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
57
Dessert servieren
3 Personen
58
Musik organisieren
59
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
60
Toiletten zwischendurch kontrollieren
61
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
62
Letzte Runde ankündigen
63
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
65
Geschirr sammeln
3 Personen
66
Abfall trennen
3 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
68
Dekoration entfernen
2 Personen
69
Spielmaterial aufräumen
2 Personen
70
Geräte ausschalten
2 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Location reinigen
3 Personen
73
Toiletten reinigen
2 Personen
74
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
75
Partyzelte abbauen
4 Personen
76
Materialien prüfen
2 Personen
77
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
78
Fundsachen sammeln
79
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
StuhlkissenAnz. 40
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

TellerAnz. 100
Tiefe TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 160
WeingläserAnz. 80
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
TeelöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KaraffenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
LadekabelAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 12
NamensschilderAnz. 90
StifteAnz. 12
Fotowand
FotoabdeckungenAnz. 40
TischdekorationenAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

FußbälleAnz. 2
FrisbeesAnz. 3
Tauziehseil
BadmintonsätzeAnz. 2
SpielkartenAnz. 6
BrettspieleAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
SpülbürstenAnz. 3
HandfegerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort mindestens vier bis sechs Wochen vorher fest. Verschicke die Einladungen danach zeitnah und setze eine Rückmeldefrist von etwa zwei Wochen, damit du die endgültige Gästezahl nicht schätzen musst.
Erfasse bei jeder Zusage Allergien, Ernährungswünsche und das Alter der Kinder. Kennzeichne allergenhaltige Speisen separat und plane für Kinder eigene Spielaktivitäten statt nur Erwachsenenprogramm.
Prüfe drei bis fünf Tage vor dem Fest die Wettervorhersage und bestätige die Reservierung der Location. Bei einer Feier draußen sollten Partyzelte, Tische und Stühle bereits vor dem Aufbau vollständig vorhanden sein.
Teile den Einkauf auf: Haltbare Lebensmittel können einige Tage früher gelagert werden, Kühlprodukte gehören erst kurz vor dem Fest in den Kühlschrank. Fülle Kühlboxen am Veranstaltungstag und stelle Getränke in Karaffen oder Thermoskannen bereit.
Plane für den Aufbau mindestens zwei Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Öffne die Location, kontrolliere das Gelände, stelle Buffet- und Sitzbereiche auf und lege Namensschilder, Kontaktliste sowie Allergiehinweise sichtbar bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Familienfest planen?: Beginne etwa vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Ort und Gästeliste. Für ein größeres Fest oder eine gemietete Location sind sechs bis acht Wochen sinnvoll.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Familienfest verschicken?: Verschicke die Einladungen möglichst vier Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist von ungefähr zwei Wochen. So bleiben meist noch 10 bis 14 Tage für Einkauf und Sitzplanung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Familienfests?: Rechne mit mindestens zwei Stunden für Location, Zelte, Tische, Stühle, Buffet und Dekoration. Bei vielen Gästen oder mehreren Partyzelten solltest du drei Stunden einplanen.
Wann soll ich Getränke und Kühlprodukte einkaufen?: Haltbare Lebensmittel und Getränke kannst du zwei bis drei Tage vorher besorgen. Kühlprodukte kaufst du am besten am Vortag oder am selben Morgen und kühlst sie sofort ein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.