Organiser une réunion de famille sans rien oublier

Une réunion de famille se prépare d’abord avec une date, un lieu et une liste d’invités fiable. Ensuite, il faut suivre les réponses, noter les allergies et l’âge des enfants, puis ajuster les repas, les tables et les activités. Les derniers jours servent surtout à confirmer le lieu, vérifier la météo et séparer ce qui doit rester au frais. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture du lieu le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Enregistrer les enfants et les âges
7
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
8
Vérifier les prévisions météo
9
Confirmer la réservation du lieu
10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
11
Faire les courses
3 personnes
12
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
13
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
14
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
15
Rassembler les photos de famille
2 personnes
16
Préparer le mur photo
2 personnes
17
Composer la playlist
18
Préparer les activités de jeu
2 personnes
19
Marquer séparément les allergènes
2 personnes
20
Remplir les glacières
2 personnes
21
Imprimer la liste de contacts
22
Organiser les clés et l’accès
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Contrôler le site
2 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Installer les tables de buffet
3 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Mettre en place le point café
2 personnes
31
Préparer les en-cas
4 personnes
32
Préparer les salades
3 personnes
33
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
34
Portionner le dessert
2 personnes
35
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
36
Placer les badges nominatifs
2 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Monter le mur photo
2 personnes
39
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
40
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

43
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Distribuer les badges
2 personnes
46
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Prendre des photos de famille
2 personnes
50
Recueillir des histoires de famille
2 personnes
51
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
52
Animer le tour de jeu
2 personnes
53
Ouvrir le buffet
2 personnes
54
Réapprovisionner les plats du buffet
3 personnes
55
Attribuer les plats diététiques
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Servir le dessert
3 personnes
58
Fournir la musique
59
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
60
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
61
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
62
Annoncer le dernier tour
63
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

64
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Trier les déchets
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Ranger le matériel de jeu
2 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
3 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
75
Démonter les tentes de fête
4 personnes
76
Vérifier le matériel
2 personnes
77
Rendre les articles empruntés
2 personnes
78
Rassembler les objets trouvés
79
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8
Coussins de chaiseqté 40
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 100
Assiettes creusesqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 80
Verresqté 160
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 6
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Badges nominatifsqté 90
Marqueursqté 12
Mur photo
Housses photoqté 40
Décorations de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 2
Frisbeesqté 3
Corde de tir à la corde
Sets de badmintonqté 2
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Balais à mainqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et la liste des invités, puis envoyez les invitations assez tôt pour laisser le temps de répondre. Établissez une liste définitive avant de calculer les repas et les places assises.
Demandez les besoins alimentaires et l’âge des enfants dans le formulaire de réponse. Marquez les allergènes séparément et prévoyez un étiquetage visible au buffet pour éviter les erreurs au moment du service.
Gardez les produits non périssables à part et mettez les produits réfrigérés au frais dès les courses terminées. Remplissez les glacières le jour même afin de ne pas perdre de temps avant l’accueil des invités.
Préparez les badges nominatifs, les photos de famille, le mur photo et les activités avant la veille. Le jour J, vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’ouverture du lieu, les accès et l’installation des tentes.
Vérifiez la météo et confirmez la réservation du lieu quelques jours avant la réunion. Imprimez aussi la liste de contacts et organisez les clés : ces détails sont souvent oubliés alors qu’ils bloquent immédiatement l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une réunion de famille ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet d’envoyer les invitations, de traiter les réponses et de confirmer le lieu avant d’acheter les quantités nécessaires.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines à l’avance. Fixez une date limite de réponse 2 à 3 semaines avant la réunion pour finaliser les repas, les badges et le nombre de chaises.
Quand vérifier la météo pour une réunion de famille ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière la veille. Si des tentes sont prévues, confirmez leur installation et contrôlez le site avant l’arrivée des invités.
Que préparer la veille d’une réunion de famille ?: Préparez les badges, les photos, la playlist, les activités et tout le matériel non périssable. Placez les aliments réfrigérés au frais et gardez les glacières à remplir le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.