Zo organiseer je een familiefilmavond

Begin ongeveer drie weken vooraf met datum, locatie en filmprogramma. Controleer meteen of je de gekozen films publiek mag vertonen; dat wordt vaak pas ontdekt wanneer de projector al klaarstaat. Verzamel bij de aanmeldingen ook dieetwensen en het aantal kinderen en volwassenen. Test een paar dagen vooraf de beamer, HDMI- en audiokabels, speakers en laptop. Op de dag zelf bouw je eerst techniek en zitplaatsen op, daarna buffet en ontvangsttafel, zodat je tijdens binnenkomst niet meer hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Filmprogramma samenstellen
2 personen
3
Filmrechten controleren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen definitief maken
8
Weersverwachting controleren
9
Apparatuur testen
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Eten en drinken koelen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Dranken klaarzetten
2 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen en dekens klaarzetten
3 personen
17
Projectiescherm opzetten
2 personen
18
Projector aansluiten
2 personen
19
Speakers aansluiten
2 personen
20
Filmbeeld en geluid testen
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Lichtplan instellen
23
Buffet opbouwen
3 personen
24
Ontvangsttafel inrichten

Event

25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Dranken serveren
2 personen
27
Hapjes serveren
3 personen
28
Filmavond openen
29
Eerste film starten
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Snacks bijvullen
2 personen
32
Pauze begeleiden
2 personen
33
Tweede film starten
34
Afscheid begeleiden
2 personen

Nazorg

35
Eten en afval verzamelen
3 personen
36
Apparatuur uitschakelen
2 personen
37
Meubilair terugzetten
4 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Afval wegbrengen
2 personen
41
Voorraad controleren
42
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 6
Loungekussensaantal 20
Fleecedekensaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Kommenaantal 40
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Audiokabelsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Tafellampenaantal 4

Decoratie

Filmavondvlaggenaantal 2
Ballonnenaantal 30
Tafelkledenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Magnetron
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma op de leeftijd van de aanwezige kinderen en houd naast de hoofdfilm minstens één kortere optie achter de hand. Controleer de filmrechten voordat je de uitnodigingen verstuurt.
Maak de aanmeldingen uiterlijk drie dagen vooraf definitief. Gebruik dat aantal om porties, bekers, borden, dekens en stoelen te tellen en verwerk dieetwensen in de boodschappenlijst.
Test de volledige keten minstens 48 uur vooraf: laptop naar beamer, beamer naar scherm en laptop of speakers naar geluid. Leg HDMI-kabels, audiokabels, verlengsnoeren en een stekkerdoos klaar; een losse adapter is een veelvergeten onderdeel.
Zet het scherm niet pas na het buffet op. Plaats eerst projectiescherm, beamer en speakers, controleer beeld en geluid vanuit de achterste zitplaats en stel daarna licht en snoerverlichting zo in dat het scherm zichtbaar blijft.
Bereid hapjes en koele dranken vóór de gasten komen en zet warme dranken apart klaar met thermoskannen, een koffiezetapparaat of waterkokers. Richt een ontvangsttafel in met het definitieve gastenoverzicht, zodat binnenkomers niet bij het buffet in de rij staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiefilmavond organiseren?: Begin ongeveer drie weken vooraf met datum, locatie, filmkeuze en uitnodigingen. Maak de aanmeldingen drie dagen voor de avond definitief, zodat je boodschappen en zitplaatsen kunt aanpassen.
Wanneer moet ik de beamer en speakers testen voor een filmavond?: Test alle apparatuur minstens 48 uur vooraf met dezelfde laptop, kabels en film die je gebruikt. Doe op de dag zelf nog een korte controle nadat het scherm en de speakers op hun definitieve plek staan.
Hoeveel stoelen en dekens heb ik nodig voor een familiefilmavond?: Reken voor iedere aangemelde gast op één zitplaats en leg voor kinderen en volwassenen samen enkele extra fleecedekens klaar. Tel stoelen, loungekussens en dekens opnieuw zodra de aanmeldingen drie dagen vooraf definitief zijn.
Wanneer moet ik eten en drinken klaarmaken voor een familiefilmavond?: Koel dranken en bereid koude hapjes op de dag zelf enkele uren vooraf. Zet het buffet ongeveer 30 minuten voor de eerste gasten klaar en houd warme dranken tot de ontvangst in thermoskannen of op het koffiezetapparaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.