Zo organiseer je een familiefietstocht zonder verrassingen
Begin met de route, niet met de uitnodiging. Bepaal eerst de afstand, verken het parcours en leg een alternatieve route vast voor wegwerkzaamheden of slecht weer. Reserveer daarna de startlocatie en werk met aanmeldingen, contactgegevens en dieetwensen. Plan onderweg begeleiding, een EHBO-bezetting en een fietscontrolepost. In de laatste week controleer je de weersverwachting, druk je route-informatie af en maak je startpakketjes, versnaperingen en materiaal per post klaar.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en afstand bepalen
2 personen
- 2
Startlocatie reserveren
- 3
Fietsroutes verkennen
2 personen
- 4
Alternatieve route vastleggen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Contactgegevens controleren
- 9
Routekaart maken
2 personen
- 10
GPX-route controleren
2 personen
- 11
Begeleiders werven
2 personen
- 12
EHBO-bezetting indelen
- 13
Fietscontrolepost plannen
2 personen
- 14
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
- 15
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 16
Weersverwachting volgen
- 17
Deelnemerslijst definitief maken
- 18
Routewijzigingen doorgeven
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 21
Deelnemersinformatie printen
- 22
Fietsen en helmen controleren
3 personen
- 23
Koelboxen vullen
2 personen
- 24
Versnaperingen portioneren
3 personen
- 25
Startpakketjes samenstellen
3 personen
- 26
Locatie openen
2 personen
- 27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 28
Partytenten opzetten
4 personen
- 29
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 30
Fietsparkeerplaats markeren
2 personen
- 31
Routeborden plaatsen
3 personen
- 32
Rustpost inrichten
2 personen
- 33
EHBO- en reparatiepost inrichten
2 personen
- 34
Dranken koud zetten
2 personen
- 35
Buffet voorbereiden
4 personen
- 36
Geluid en microfoon testen
2 personen
- 37
Begeleiders aanmelden
2 personen
Event
- 38
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 39
Fietsen parkeren begeleiden
2 personen
- 40
Startpakketten uitdelen
3 personen
- 41
Welkomstuitleg geven
- 42
Veiligheidsinstructies geven
- 43
Groepen laten vertrekken
4 personen
- 44
Routebegeleiding uitvoeren
6 personen
- 45
Rustpost bemannen
3 personen
- 46
Water en fruit uitdelen
3 personen
- 47
Fietspech verhelpen
2 personen
- 48
EHBO verlenen
2 personen
- 49
Achterste groep begeleiden
2 personen
- 50
Aankomst registreren
2 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Hapjes serveren
3 personen
- 53
Buffet openen
3 personen
- 54
Buffet aanvullen
3 personen
- 55
Koffie en thee schenken
2 personen
- 56
Kinderen begeleiden
2 personen
- 57
Muziek verzorgen
- 58
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen
- 59
Verloren voorwerpen verzamelen
Nazorg
- 60
Fietsenstalling vrijmaken
2 personen
- 61
Eten en drinken opruimen
3 personen
- 62
Servies afwassen
3 personen
- 63
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
- 64
Locatie schoonmaken
4 personen
- 65
Routeborden verwijderen
3 personen
- 66
Materialen controleren
2 personen
- 67
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
- 68
Gevonden spullen terugbezorgen
- 69
Routebestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 50
- Biertafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 2
Sportmateriaal
- Fietspompaantal 3
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Fietsreparatiesetsaantal 3
- Bandenlichtersaantal 6
- Inbussleutelsetsaantal 3
- Fietsstandaardsaantal 2
- Reservefietsenaantal 2
- Fietshelmenaantal 8
- Pionnenaantal 20
- Routepijlenaantal 35
- Afzetlintaantal 4
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Fietsregistratielabelsaantal 60
Apparatuur
- Portofoonsaantal 8
- Mobiele telefoonsaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Bluetoothspeaker
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Bordenaantal 60
- Kommetjesaantal 40
- Besteksetsaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
- IJsblokjesbakkenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 6
- Wegwerphandschoenenaantal 2
Decoratie
- Startvlaggenaantal 2
- Routekaartenaantal 60
- Informatiebordenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Naamstickersaantal 60
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalgrijpersaantal 2
- Afwasteilenaantal 3
- Herbruikbare keukendoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Kies een afstand die de langzaamste deelnemer aankan en verken de route vooraf op kruispunten, smalle paden en rustmogelijkheden. Controleer de GPX-route bovendien op dezelfde fiets of met een vergelijkbare snelheid als de groep.
- Leg uiterlijk één week vooraf vast wie voorop rijdt, de groep sluit en de EHBO verzorgt. Geef begeleiders een routekaart, portofoon of telefoonnummerlijst en spreek af wat er gebeurt als iemand achterblijft.
- Plan een fietscontrolepost vóór de tocht begint of op een logisch rustpunt. Leg een fietspomp, reservebinnenbanden, bandenlichters, inbussleutelsets en minstens één reservefiets klaar.
- Bereken catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en splits kinderen en volwassenen als hun porties verschillen. Vul koelboxen en portioneer versnaperingen pas kort voor vertrek, zodat eten en drinken onderweg bruikbaar blijven.
- Zet routepijlen en afzetlint pas neer nadat je de actuele route hebt gecontroleerd. Print de deelnemersinformatie en routekaart ook op papier; telefoons kunnen leeglopen, dus verdeel powerbanks of gebruik vaste contactpersonen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een familiefietstocht organiseren?
- Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met route, startlocatie en begeleiding. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 1 week voor vertrek het deelnemersaantal, dieetwensen en contactgegevens kunt vastleggen.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een familiefietstocht?
- Plan minimaal één begeleider voor de kop en één voor de staart van de groep. Voeg bij grotere of gemengde groepen extra begeleiders toe en wijs de EHBO-bezetting minstens 1 week vooraf toe.
- Wat moet ik meenemen voor pech onderweg tijdens een familiefietstocht?
- Neem per fietscontrolepost een fietspomp, fietsreparatieset, bandenlichters, inbussleutelsets en reservebinnenbanden mee. Regel daarnaast minstens één reservefiets en een telefoon of portofoon voor contact met de organisatie.
- Wanneer controleer ik de route en het weer voor de fietstocht?
- Controleer de route opnieuw 2 tot 3 dagen vooraf en volg de weersverwachting vanaf 1 week voor vertrek. Geef routewijzigingen uiterlijk de dag ervoor door en neem op de ochtend zelf een definitief besluit over de alternatieve route.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!