Zo organiseer je een familiedag zonder last-minute stress

Begin een familiedag niet met boodschappen doen, maar met datum, locatie en een realistische deelnemerslijst. Daarna leg je het programma vast, verzamel je dieetwensen en regel je reserveringen voordat je eten en materiaal bestelt. Plan buitenactiviteiten met een alternatief voor regen en werk de voorbereiding per moment af: vooraf, de dag ervoor en op de ochtend zelf. Zo voorkom je dat verse producten, koeling, zitplaatsen of stroom pas tijdens de familiedag aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma definitief maken
2 personen
7
Spelactiviteiten selecteren
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Weersverwachting controleren
10
Laatste deelnemerslijst maken
11
Leveringen controleren
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Verse producten ophalen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Vlees en vegetarische producten koelen
2 personen
17
Desserts voorbereiden
3 personen
18
Groenten wassen en snijden
3 personen
19
Marinades en sauzen maken
2 personen
20
Salades voorbereiden
3 personen
21
Servies en bestek tellen
2 personen
22
Naamkaartjes maken
2 personen
23
Muziek afspeellijst maken
24
Weerplan klaarzetten
2 personen
25
Koelboxen vullen
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
4 personen
30
Buffettafels inrichten
3 personen
31
Drankpunt inrichten
2 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Spelmaterialen klaarleggen
3 personen
35
Kinderhoek inrichten
2 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Barbecue aansteken
2 personen
39
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
40
Toiletten controleren
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
43
Muziek testen

Event

44
Gasten ontvangen
3 personen
45
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
46
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Familiefoto maken
2 personen
50
Kinderspellen begeleiden
3 personen
51
Volksspellen begeleiden
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
55
Barbecue serveren
4 personen
56
Vegetarische gerechten serveren
2 personen
57
Salades en bijgerechten aanvullen
2 personen
58
Servies afruimen
3 personen
59
Dessert serveren
3 personen
60
Familiequiz begeleiden
2 personen
61
Muziek en dans verzorgen
2 personen
62
Avondverlichting controleren
63
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
64
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

65
Eten veilig opbergen
3 personen
66
Barbecue uitdoven
2 personen
67
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
68
Partytenten afbreken
4 personen
69
Versiering verwijderen
3 personen
70
Spelmaterialen verzamelen
3 personen
71
Servies afwassen
4 personen
72
Koelboxen legen
2 personen
73
Afval sorteren
3 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Toiletten schoonmaken
2 personen
76
Materialen controleren
2 personen
77
Geleende spullen retourneren
2 personen
78
Overgebleven eten verdelen
2 personen
79
Verloren voorwerpen verzamelen
80
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 10

Servies

Bordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 100
Wijnglazenaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 10
Kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 6
Aluminium schalenaantal 10
Warmhoudschalenaantal 4

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafeldecoratieaantal 10
Naamkaartjesaantal 60
Plakbandaantal 4
Touwaantal 2
Pijlbordjesaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Frisbeesaantal 4
Houten spellenaantal 4
Springtouwenaantal 6
Pionnenaantal 20
Prijsjesaantal 20
Krijtaantal 2
Bellenblaasaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum, bijvoorbeeld 10 dagen voor de familiedag. Vraag meteen naar dieetwensen en het aantal kinderen en volwassenen.
Maak het programma definitief zodra de aanmeldingen binnen zijn. Plan naast spelactiviteiten ook vaste momenten voor ontvangst, eten, koffie en dessert, zodat je niet tegelijk hoeft te koken en activiteiten te begeleiden.
Controleer een week vooraf de aantallen: tel stoelen, borden, glazen, bestek en servies voor minstens één volledige ronde. Vergeet ook buffettafels, statafels en een aparte plek voor koffie en desserts niet.
Bereid de dag ervoor alles voor wat kan: groenten wassen en snijden, marinades en sauzen maken, salades voorbereiden en desserts klaarzetten. Haal verse producten pas zo laat mogelijk op en houd vlees en vegetarische producten gescheiden gekoeld.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en zet het weerplan klaar. Vul koelboxen op de ochtend zelf, test speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen en controleer of partytenten stevig en bruikbaar staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familiedag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de familiedag en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een familiedag?: Werk eerst met het definitieve aantal volwassenen en kinderen en houd voor volwassenen ongeveer 400 tot 600 gram hartig eten aan, exclusief drank. Voorzie daarnaast per persoon minstens één dessertportie en extra brood of salade voor 10 procent van de gasten.
Wanneer doe je de boodschappen voor een familiedag?: Doe houdbare boodschappen en controle van de boodschappenlijst 2 tot 3 dagen vooraf. Haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op en koel dranken, vlees en vegetarische producten direct.
Wat regel je bij slecht weer tijdens een familiedag?: Maak uiterlijk 48 uur vooraf een alternatief programma en bepaal waar mensen droog kunnen zitten. Controleer of er voldoende ruimte is voor tafels, stoelen en activiteiten en leg partytenten, verlengsnoeren en koelboxen vóór de start klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.